17.7 Sonstige Hinweise
In diesem letzten Abschnitt geben wir Ihnen noch ein paar ergänzende Hinweise für das Berichtswesen mit Microsoft Project Server 2016 und Project Online.
17.7.1 Office 365 Project Portfolio Dashboard
Kurz vor dem Abgabetermin dieses Buches erreichte uns die Nachricht, dass von Microsoft eine neue App ausschließlich für Project Online veröffentlicht wurde, welche es Projektleitern und PMO ermöglichen soll, schnell und einfach auf Informationen zuzugreifen. Diese App kann kostenlos über den Office 365-Store für Windows oder über den Apple-Store für Benutzer von iPads bezogen werden. Zurzeit ist die Anwendung nur in englischer Sprache verfügbar.
Ähnlich wie das Content Pack für Project Online von Power BI besteht dieses Paket aus einer Sammlung von vorkonfigurierten Dashboards, die sofort verwendet werden können. Selbstverständlich gibt es auch hier diverse Möglichkeiten der benutzerdefinierten Anpassung an die Bedürfnisse Ihrer Projektorganisation.
Die vorhandenen Berichte basieren auf Projekt-, Vorgangs- und Ressourceninformationen und enthalten auch Auswertungen zu Risiken und Problemen. Neben der Möglichkeit zur Sortierung bieten die Standardfilter auch die Möglichkeit, den Datenbestand durch die Auswahl benutzerdefinierter Felder einzuschränken.
Zur Installation dieser App führen Sie die folgenden Schritte durch:
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Rufen Sie die Startseite ihrer Project-Online-Instanz im Browser auf. Die URL sollte etwa wie folgt aufgebaut sein:
https://IhreCloud.sharepoint.com/sites/IhreInstanz - Melden Sie sich unter Microsoft Online Services mit Ihrem Konto an.
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Wählen Sie aus dem Einstellungsmenü oben rechts den Eintrag App hinzufügen.
Abbildung 17.35 App hinzufügen in den PWA-Einstellungen
- Klicken Sie dann unter der Überschrift Apps, die Sie hinzufügen können auf die Kachel Office 365 Project Portfolio Dashboard.
- Bestätigen Sie im folgenden Dialog, dass Sie dieser App vertrauen.
- Warten Sie, bis die App hinzugefügt wurde.
- Starten Sie die App.
Die App ist jetzt installiert und kann jederzeit über den Link Ihre Apps aufgerufen oder an einer geeigneten Stelle auf der PWA verlinkt werden.
Im Standard sind folgende Dashboards bereits enthalten:
- This Year’s Projects
- Last Year’s Projects
- Next Year’s Projects
- Major Active Initiatives
- My Active Projects
- All Projects
Abbildung 17.36 Auszug aus dem Office 365 Project Portfolio Dashboard
Versuchen Sie, sich auch hier in der Umgebung zurechtzufinden und Anpassungen vorzunehmen. Wir empfehlen Ihnen zum Start das Anlegen eines neuen Dashboards über die Funktion Create auf der Registerkarte DASHBOARDS, wie Abbildung 17.37 zeigt.
Abbildung 17.37 Anlegen eines neuen Dashboards
17.7.2 Entscheidungshilfen
Wir wollen hier versuchen, Sie bei der Wahl für das richtige Werkzeug zu unterstützen, denn es ist nicht immer leicht, sich zwischen Excel/Excel Online, Power BI oder Reporting Services zu entscheiden.
Für Sie als Berichtsautor ist es zunächst eine Frage des technischen Verständnisses und Wissens für die Abfrage von Daten und zielgruppengerechte Präsentation. Microsoft unterscheidet hier zwei unterschiedliche Anwendergruppen. Die erste Gruppe sind die Techniker, die IT-Entwickler. Diese Anwendergruppe tendiert am ehesten in Richtung Reporting Services (SSRS), wenn die Rahmenbedingungen es zulassen. SSRS ist für IT-Entwickler mit Wissen in den Bereichen SQL und MDX relativ einfach zu verwenden. So erstellen Entwickler Datenverbindungen und Abfragen, die dann an unterschiedliche Berichtskomponenten innerhalb eines SSRS-Reports angebunden werden. Es liegt aber in der Natur der Sache, dass dieser Prozess, wie bereits in Abschnitt 17.5 beschrieben, sehr technisch und für einen reinen Power-User oft nicht handhabbar ist. Microsoft bietet für SSRS-Berichte seinen Berichts-Generator an, eine Anwendung, mit deren Hilfe ein SSRS-Bericht erstellt werden kann, welche schon einige der technischen Aspekte vereinfacht und weit weniger komplex als die komplette Entwicklungsumgebung Visual Studio ist. So ist es für einen Entwickler möglich, den Bericht und das gesamte Berichtswesen in einzelne Module und Komponenten so zu zerlegen, dass ein technisch versierter Nutzer diese Module wiederverwenden kann, um weitere Berichte oder Berichtsvariationen zu erstellen. Aus unserer Erfahrung aber sind die Aufgaben beim Erstellen eines SSRS-Reports zu vielfältig und zu technisch, als dass ein Anwender aus der Fachabteilung ohne tiefere Kenntnisse und ohne Schulung sich hier einfach zurechtfinden würde.
Das Komplementär zu Reporting Services sind Excel bzw. Excel Online. Aufgrund der nutzbaren und weitläufig bekannten Excel-Funktionen wie Formeln und Pivot-Tabellen sollten geübte Excel-Anwender wie Mitarbeiter des PMO mit etwas Training durchaus dazu in der Lage sein, anspruchsvolle Berichte zu erstellen. Zudem rendern SharePoint und Office Online Server die Excel-Berichte und -Dashboards als Webseiten, was diese Art von Reports sehr schnell und leicht zu veröffentlichen macht. Microsoft entwickelt Excel kontinuierlich weiter, z.B. stehen den Anwendern sehr tiefe und granulare Zugriffe auf Daten zur Verfügung, und die Präsentationsmöglichkeiten sind vielfältig.
Power BI ist, einfach gesagt, ein Selbstbedienungsladen im BI Stack von Microsoft, passend für Power-User und Benutzer mit nicht ganz so tiefem technischem Verständnis. Power BI einem Endanwender nahezubringen ist sehr einfach, eine kurze Einführung und die Anwender sind in der Lage, Daten und gewünschte Auswertungen in ansprechendem Layout zu erstellen. Das Veröffentlichen der Ergebnisse bereitet hier ebenfalls nur wenig Schwierigkeiten, sodass Power BI durchaus auch von versierten Projektleitern als Berichtserstellungswerkzeug benutzt werden kann.
Auf der anderen Seite muss natürlich auch die Gruppe der Berichtsempfänger beleuchtet werden, hier gibt es zum einen die Analysten wie das Projektcontrolling, die meist höchst interaktive Erfahrung favorisieren. Hier stehen vielfältige Optionen und die Mächtigkeit des Tools im Vordergrund. Dies kann z.B. das Ändern von Dimensionen und Metren ohne Vorbereitung, aber auch das Zergliedern und Analysieren in sämtliche Richtungen sein.
Projektleiter werden sich sicher wesentlich wohler fühlen beim Betrachten und Auswerten von Reporting Services oder Excel-Berichten. Hier steht die einfache Bedienung des Tools im Vordergrund, beispielsweise sollte sich ein Projektstatusbericht auf Knopfdruck erzeugen und in ein gewünschtes Format exportieren lassen. Das Werkzeug muss einfach funktionieren und darf den Anwender nicht mit überfrachteten Funktionen überfordern. Beide Technologien bieten anspruchsvolle und weitreichende Techniken, mit denen die Daten manipuliert werden können. Insgesamt sind es aber eher die statischen Inhalte, welche nur wenig Interaktivität zulassen. Power BI fügt dem Ganzen wieder einen anderen, ganz interessanten Ansatz hinzu. Zwar sind die Diagramme von Power BI (noch) nicht drilldown-fähig, allerdings überrascht Power BI ständig mit immer neuen Funktionen, z.B. führt der Klick auf das gewünschte Berichtselement dazu, dass alle anderen Visualisierungsobjekte des Berichts auf dieses Element gefiltert werden. Insbesondere für etwas weniger technisch versierte Anwender ist dies mehr als interessant und vor allem oft völlig ausreichend.
Sie sehen also, für jeden Anwendertyp hat Microsoft etwas zu bieten. Dennoch müssen Sie sich nicht final für eine Technologie entscheiden. Meistens muss bei der Berichtsanforderung von Fall zu Fall entschieden werden, welche Technologie zum Einsatz kommt.
17.7.3 Der Berichtssteckbrief
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass leider viele Unternehmen die Implementierung des Berichtswesens in komplexe Systeme unterschätzen.
Deshalb sollten Fragen rund um das Reporting idealerweise geklärt werden, bevor mit der Erstellung der Berichte begonnen wird bzw. die Freischaltung für die gesamte Projektorganisation erfolgt ist. Die häufigsten Fragen dabei sind:
- Wer übernimmt die Erstellung des Berichts?
- Von wem kommen die Informationen? Wer ist Berichtsempfänger?
- Welche Medien kommen für Reports infrage?
- Welches Berichtsformat ist geeignet?
- In welcher Frequenz erfolgt die Aktualisierung?
- Wer darf welche Daten sehen?
- Sollen Berichte druckbar sein oder als Dokument archiviert werden können? Werden historische Daten benötigt?
Hier hilft uns ein Leitfaden, der nicht nur die Anforderungsaufnahme unterstützt, sondern auch die Funktion der Dokumentation übernimmt: der Berichtssteckbrief. Die wichtigsten Bestandteile haben wir als Empfehlung für Sie in Tabelle 17.10 zusammengefasst.
| Abschnitt im Berichtssteckbrief | Beispielhafte Inhalte |
|---|---|
| Stammdaten |
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| Technologie |
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| Datenquellen |
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| Benutzerinformationen |
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| Layout |
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| Verteilung |
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| Details zu Daten |
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| Parameter |
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| Darstellung |
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Tabelle 17.10 Bestandteile des Berichtssteckbriefs
Passen Sie auf, dass die Anzahl der Berichte übersichtlich bleibt. Wir wissen, dass die Bedarfe und Anforderungen in den meisten Projektorganisationen mit der erfolgreichen Einführung schnell zunehmen. Versuchen Sie, ähnliche Inhalte von Berichten in regelmäßigen Abständen zusammenzuführen. So leisten Sie einen wesentlichen Beitrag dazu, die Akzeptanz des Berichtswesens zu erhalten.