Kapitel 12

Allokation: Werte geschickt verteilen

IN DIESEM KAPITEL

  • Kopieren des Planungsmodells und Erweiterung um Marketingkosten
  • Erzeugen der Planwerte und Erfassen der Marketingkosten
  • Einstufige Allokation auf die Produkte
  • Zweistufige Allokation zunächst auf Monate, dann auf Produkte

Eine wichtige Funktion in der betrieblichen Datenverarbeitung ist die Weiterverrechnung von bestimmten Größen nach vordefinierten Regeln. Als Beispiel kann die Umlage von Kosten innerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung auf Basis der Inanspruchnahme bestimmter Leistungen genannt werden, wie die Verrechnung der Kosten einer Energiekostenstelle gemäß der verbrauchten Energie auf den Empfängerkostenstellen.

In SAP Analytics Cloud können im Bereich Allokationen solche Regeln definiert werden, was Sie in diesem Kapitel einmal ausprobieren werden. Sie verteilen dazu Marketingkosten auf Basis der geplanten Bruttoerlöse.

In der Realität könnte das Marketingbudget auf Ebene der Gesamtfirma für das Gesamtjahr geplant und dann auf die Kunden/Produkte und Monate heruntergebrochen werden.

Um die Komplexität des Beispiels im Sinne der Nachvollziehbarkeit zu reduzieren, soll das Beispiel in diesem Kapitel ein klein wenig einfacher gestaltet werden.

Sie betrachten nur das Marketingbudget für einen einzelnen Kunden, in diesem Fall den wichtigsten Kunden Bavaria Bikes. Dort wiederum gehen Sie zweistufig vor. Im ersten Schritt betrachten Sie nur den einzelnen Monat Januar, was in der Realität das Budget für eine einmalig durchgeführte Hausmesse bei diesem Kunden abbilden könnte. Daran anschließend soll das Budget für das Gesamtjahr geplant und verteilt werden.

Sie werden im Verlauf des Kapitels sehen, warum es eine gute Idee ist, sich der Thematik so zu nähern.

Vorbereitungen

Sie starten wieder mit dem Modell VerkaufsplanV01, das Sie in Teil II erstellt und für das Sie in Kapitel 9 die Versionen Plan01 und Plan02 angelegt haben.

  1. Wie Sie das schon kennen, möchten Sie das alte Beispiel erhalten und daher zu Beginn das Modell nach VerkaufsplanV07 kopieren (nicht im Bild sichtbar).

  2. Löschen Sie auch in diesem Fall wieder den Inhalt der Planversionen (Abbildung 12.1).

    Abbildung 12.1: Löschen der Fakten

    Sie sehen hier alle Versionen, zu denen Sie Daten veröffentlicht haben. Die Version Plan02 haben Sie in Kapitel 9 als Ergebnis eines Kopiervorganges erstellt und sie taucht also nur dann hier auf, wenn Sie damals eine Veröffentlichung vorgenommen haben.

  3. Legen Sie nun eine Kennzahl für die Marketingkosten als Kopie von Bruttowert an und sichern Sie das Modell (Abbildung 12.2).

    Dadurch werden die Eigenschaften von Bruttowert übernommen, wie zum Beispiel die Anzahl der Nachkommastellen, und der Einheitentyp Währung.

    Wie eingangs des Kapitels beschrieben, möchten Sie zu Beginn die Allokation an dem einzelnen Kunden Bavaria Bikes und dem Monat Januar durchführen. Ähnlich wie im Abschnitt Kopieren der Ist-Daten in eine Planversion von Kapitel 9 kopieren Sie als Vorbereitung dazu für den Kunden Bavaria Bikes die Ist-Daten aus Januar 2022 nach Version Plan01 Januar 2023.

    Abbildung 12.2: Definition der Kennzahl Marketingkosten

  4. Legen Sie dazu eine Story vom Typ Grafikbereich an und fügen Sie per Drag & Drop eine Tabelle auf der ersten Seite ein und wählen Sie das gerade erstellte Planungsmodell VerkaufsplanV07 aus (nicht im Bild sichtbar).
  5. Dort nehmen Sie folgende Anpassungen vor (Abbildung 12.3):
    • Filter der Kennzahlen auf Bruttowert
    • Filter der Version auf Actual und Plan01 (dazu: nicht gebuchte Elemente anzeigen)
    • Filter von Date auf Jan 2022 und Jan 2023 (dazu: nicht gebuchte Elemente anzeigen)
    • Filter von Kunde auf Bavaria Bikes
    • Kennzahlen, Version und Date in die Spalten
    • Für Version und Date Anzeige der Nicht gebuchten Daten
    • Produkt in die Zeilen
  6. Speichern Sie die Story unter dem Namen StoryVerkaufsplan07.

  7. Nun können Sie den Bruttowert von Produkt (all) Actual Jan 2022 nach Plan01 Jan 2023 kopieren (Abbildung 12.4).

    Das System kopiert dadurch alle Werte der einzelnen Produkte!

    Als Nächstes wollen Sie die Marketingkosten erfassen. Diese Kosten besitzen zunächst keinen Produktbezug und werden daher bei Produkt Nicht zugeordnet eingegeben.

    Abbildung 12.3: Tabelle zum Kopieren der Daten

    Abbildung 12.4: Kopieren Bruttowert nach Jan 2023

  8. Kopieren Sie die Seite und passen Sie die Tabelle wie folgt an (nicht im Bild sichtbar):

    • Im Filter der Kennzahlen zusätzlich Marketingkosten
    • Filter der Version nur noch Plan01
    • Filter von Date nur noch Jan 2023
    • Für Produkt in den Zeilen Anzeige der Nicht gebuchten Daten

    Zur späteren Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse der Allokation möchten Sie als Marketingkosten 1 % des Bruttowerts veranschlagen.

  9. Kopieren Sie den Bruttowert von Produkt (all) in die Marketingkosten von Produkt Nicht zugeordnet (Abbildung 12.5, Schritt 1).
  10. Nutzen Sie nun den eingebauten Taschenrechner und geben Sie in die Zelle Marketingkosten von Produkt Nicht zugeordnet den Wert *0,01 ein (Abbildung 12.5, Schritt 2).

Abbildung 12.5: Marketingkosten als 1 % des Bruttowertes

Dadurch errechnet das System den gewünschten 1%-Betrag. Diese Kosten sollen nun durch eine Allokation auf die Produkte verteilt werden.

Einstufige Allokation auf Produkte

Die Allokation wird als Schritt innerhalb einer Datenaktion definiert.

  1. Legen Sie eine neue Datenaktion mit dem Namen SFD_M07_Marketingkosten an und wählen Sie das aktuelle Planungsmodell VerkaufsplanV07 (Abbildung 12.6).

    In den Kapiteln 9 bis 11 haben Sie innerhalb von Datenaktionen bereits Schritte der Typen Kopieren und Erweiterte Formeln angewendet. Zur Definition von Verteilungsregeln wird ein Allokationsschritt benötigt.

    Abbildung 12.6: Anlegen Datenaktion zur Allokation

  2. Fügen Sie einen Allokationsschritt hinzu und vergeben Sie einen geeigneten Namen (Abbildung 12.7, Schritte 1 und 2).

    Das System hat automatisch einen Filter auf die TargetVersion gesetzt. Das ist die Version, die Sie später bei der Ausführung der Datenaktion angeben werden (Abbildung 12.7, Schritt 3).

  3. Fügen Sie einen weiteren Filter für die Kennzahl Marketingkosten hinzu (Abbildung 12.7, Schritt 4).
  4. Definieren Sie als Quelle den Kunden Bavaria Bike sowie als Ziel die Dimension Produkt mit Allen Elementen. Als Treiber soll die Kennzahl Bruttowert dienen (Abbildung 12.7, Schritt 5).

Abbildung 12.7: Allokationsschritt anlegen

Ein Allokationsschritt kann aus mehreren Allokationsregeln bestehen, in der die eigentlichen Quell- und Zielelemente festgelegt werden. Auch hier genügt zunächst eine einzige Regel.

  1. Sichern Sie die Datenaktion.
  2. Gehen Sie zurück in die Story und fügen Sie einen Auslöser für die Datenaktion hinzu. Als Version geben Sie Plan01 an (Abbildung 12.8).

    Abbildung 12.8: Einfügen Auslöser der Datenaktion

  3. Führen Sie die Datenaktion aus.

Im Ergebnis werden die Marketingkosten von Produkt Nicht zugeordnet auf die einzelnen Produkte verteilt. Jedes Produkt enthält 1 % des Bruttowerts belastet. Sie erinnern sich, dass Sie für die Summe der Kosten 1 % des Bruttowerts eingegeben haben (Abbildung 12.9).

Damit haben Sie die erste einfache Allokation gemeistert.

Abbildung 12.9: Ergebnis der einstufigen Allokation

Zweistufige Allokation auf Monate und Produkte

Im weiteren Verlauf möchten Sie das Beispiel abwandeln. Statt nur den Monat Januar soll das Gesamtjahr betrachtet werden.

  1. Setzen Sie die Daten zurück (Abbildung 12.10).

    Abbildung 12.10: Zurücksetzen der Daten

  2. Gehen Sie nun zur Tabelle zur Kopie des Bruttowerts und ändern Sie den Filter auf die beiden Gesamtjahre 2022 und 2023.
  3. Kopieren Sie den Jahreswert Actual 2022 nach Plan01 2023 (Abbildung 12.11).

    Abbildung 12.11: Kopie des Bruttowerts für das Gesamtjahr

  4. Nun gehen Sie auf die Seite der Marketingkosten und ändern den Filter auf das Gesamtjahr 2023.
  5. Geben Sie für die Marketingkosten des Produkts Nicht zugeordnet 1% des Bruttowerts ein (Abbildung 12.12).

    Abbildung 12.12: Eingabe Marketingkosten für das Gesamtjahr

  6. Führen Sie die Allokation erneut aus.

Im Ergebnis werden auch hier die Marketingkosten auf alle Produkte verteilt. Die Summe beträgt immer noch 1 % des Bruttowerts, aber die einzelnen Produkte enthalten nicht mehr genau 1 % des jeweiligen Bruttowerts (Abbildung 12.13).

Abbildung 12.13: Ergebnis der jährlichen Verteilung

Was ist hier los?

  1. Rufen Sie den Versionsverlauf auf und nehmen Sie die Ausführung der Datenaktion zurück (Abbildung 12.14).
  2. Sehen Sie sich die Monate der Marketingkosten an (Abbildung 12.15).

Sie haben die Marketingkosten für das Gesamtjahr eingegeben. Da für diese Kennzahl noch keine Werte auf unteren Ebenen existiert haben, hat das System sofort nach der Eingabe den Gesamtjahreswert gleichmäßig auf die einzelnen Monate verteilt. Nach der Eingabe gab es auch eine entsprechende Meldung, dass 12 Datenbanksätze geändert wurden.

Erst danach haben Sie die Allokation durchgeführt. Dabei wurden die Monatswerte weiter auf die Produkte verteilt.

Abbildung 12.14: Rücknahme der Ausführung der Allokation

Abbildung 12.15: Monatsverteilung der Marketingkosten

Dass dies zu einem abweichenden Ergebnis führt, können Sie sich an einem einfachen isolierten Beispiel klarmachen. Betrachten Sie die Werte aus Abbildung 12.16, Schritt 1. Von beiden Produkten haben Sie 24 Stück verkauft, bei der Wasserflasche aber nicht gleichverteilt in den beiden Monaten.

Nun verteilen Sie die Gesamtsumme zunächst gleichmäßig auf die Monate und dann anschließend die Werte innerhalb der beiden Monate jeweils analog auf die Produkte. Konkret heißt dies, dass im Januar der Wert des Produkts Luftpumpe drei Mal so hoch sein muss wie der Wert des Produkts Wasserflasche. Im Ergebnis erhalten Sie die Tabelle aus Abbildung 12.16, Schritt 2. Sie sehen, dass die Werte der Produkte nun insgesamt nicht mehr gleichverteilt sind.

Abbildung 12.16: Ergebnis bei gleichmäßiger Verteilung auf Monate

Was können Sie also tun? Nun ja, Sie müssen dafür sorgen, dass zunächst der Gesamtjahreswert der Marketingkosten analog der Bruttoumsätze auf die einzelnen Monate verteilt wird. Erst danach sollen die Monatswerte auf die Produkte verteilt werden.

  1. Gehen Sie in die Datenaktion und definieren Sie einen weiteren Allokationsschritt zur Verteilung auf die Monate (Abbildung 12.17).
    • Der neue Allokationsschritt muss vor dem zuvor definierten Allokationsschritt ablaufen. Die Reihenfolge können Sie per Drag & Drop festlegen (Abbildung 12.17, Schritt 3).
    • Wie zuvor fügen Sie einen Filter für die Kennzahl Marketingkosten hinzu (Abbildung 12.17, Schritt 4).
    • Die vom System vorgeschlagene Referenzdimension muss gelöscht werden (Abbildung 12.17, Schritt 5).
    • Definieren Sie als Quelle das Jahr 2023 sowie als Ziel alle Monate des gleichen Jahres. Als Treiber dient auch hier wieder die Kennzahl Bruttowert (Abbildung 12.17, Schritt 6).

  2. Sichern Sie die Datenaktion und führen Sie die Datenaktion erneut in der Story aus.

    Im Ergebnis sind Marketingkosten für jede Kombination Produkt / Monat genau 1 % des Bruttowerts und damit auch Gesamtmonatswerte über alle Produkte sowie die Gesamtjahreswerte aller Produkte.

    Abbildung 12.17: Definition Allokationsschritt zur Verteilung auf Monate

  3. Dies lässt sich sehr gut nachvollziehen, wenn Sie in der Story die Reihenfolge der Spalten ändern, sodass die Kennzahlen nach der Dimension Date angezeigt werden (Abbildung 12.18).

    Abbildung 12.18: Ergebnis der zweistufigen Allokation

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass mit Allokationen sehr komplexe Verteilungsregeln abgebildet werden können, im Einzelfall aber genau die Systemlogik durchdacht werden muss. Andernfalls kann es zu unerwünschten Effekten kommen.

Abschließend sei noch erwähnt, dass das gewünschte Verhalten in unserem Beispielfall auch einfacher erreicht werden kann.

Die analoge Verteilung auf zwei Dimensionen ist nämlich in einem einzigen Allokationsschritt möglich, bei dem mehrere Dimensionen angegeben werden (Abbildung 12.19).

Abbildung 12.19: Allokationsschritt mit mehreren Dimensionen

Noch einfacher kann man dies auch durch Kopieren des Bruttowerts und Eingabe von 1 % in die Zelle Produkt (all) für das Gesamtjahr 2023 erreichen. Das System führt nämlich in diesem Fall automatisch die zweistufige Verteilung auf die Granularität Produkt / Monat durch (Abbildung 12.20).

Abbildung 12.20: Eingabe des Gesamtwerts

Sie müssen in Ihrem Anwendungsfall genau überlegen, welcher Ansatz der geeignetere ist: der Einsatz von Allokationen oder die automatische Verteilung durch das System bei manueller Eingabe auf einem höheren Aggregationslevel (zum Beispiel Land oder Gesamtjahr).

Abhängig von der Größe Ihres Modells sollten Sie die verschiedenen Alternativen auch unbedingt unter Performance-Aspekten sorgfältig prüfen.