Kapitel 9

Basisfunktionen: Den Würfel mit Planwerten füllen

IN DIESEM KAPITEL

  • Manuelles Kopieren der Ist-Daten in eine Planversion
  • Manuelle Eingabe und Verteilung von Werten
  • Kopieren von Werten durch Datenaktionen
  • Verhindern von unbeabsichtigten Eingaben durch Datensperren

In Kapitel 2 haben Sie kennengelernt, wie Unternehmensplanung prinzipiell funktioniert und welche grundsätzlichen Anforderungen sich daraus an ein OLAP-basiertes Planungssystem ableiten. In Kapitel 4 haben Sie ein Datenmodell definiert und in Kapitel 5 mit Verkaufsaufträgen beladen, wobei Sie dabei bereits darauf geachtet haben, dass das Modell für die Planung verwendet werden kann. In Kapitel 6 haben Sie gesehen, wie Storys zur Analyse von Daten definiert werden können.

In diesem Kapitel führen Sie nun verschiedene Aufgaben zur Unternehmensplanung direkt im System durch. Sind Sie bereit? Anschnallen und los geht es!

Kopieren der Ist-Daten in eine Planversion

Die manuelle Eingabe von Planwerten erfolgt in Storys, die Sie bereits in Kapitel 6 kennengelernt haben.

  1. Legen Sie also eine Story vom Typ Grafikbereich an (Abbildung 9.1).
  2. Fügen Sie per Drag & Drop eine Tabelle auf die erste Seite ein und wählen Sie als Planungsmodell VerkaufsplanV01 aus Kapitel 4 (Abbildung 9.2).

    Abbildung 9.1: Neue Story anlegen

    Abbildung 9.2: Auswahl der Datenquelle

  3. Dort nehmen Sie folgende Anpassungen vor:
    • Filter der Kennzahlen auf Alle Elemente
    • Kennzahlen in die Zeilen
    • Version in die Spalten

    Genau wie bei der Überprüfung der Werte in Kapitel 5 fällt auch hier auf, dass für die Kennzahl Verkaufsmenge der korrekte Summenwert angezeigt wird, für Bruttowert, Rabatt und Kosten aber keine Werte (Abbildung 9.3).

  4. Sie übernehmen daher zusätzlich die Dimension Kunde in die Zeilen und sehen dann die korrekten Werte mit den zugehörigen Währungen auf der Ebene der beiden Länder (Abbildung 9.4).

    Abbildung 9.3: Fehlende Werte

    Abbildung 9.4: Dimensionsansicht Kunden

  5. Sichern Sie die Story unter dem Namen StoryVerkaufsplan01 (nicht im Bild sichtbar).

Ohne weitere Einstellungen im Planungsmodell könnten die Daten hier direkt geändert werden. Dies ist aber aus Anwendungssicht in diesem Fall nicht sinnvoll, da es sich um Ist-Daten von vergangenen Perioden handelt. Im Abschnitt Datensperren zum Ende dieses Kapitels sehen Sie, wie solche unbeabsichtigten Eingaben verhindert werden können.

In diesem Abschnitt legen Sie als Nächstes also eine neue Planversion an und beplanen diese Version dann für das Jahr 2023.

Dafür empfiehlt es sich, in den Ausführungsmodus der Story zu wechseln, weil dort die entsprechenden Menüpunkte leichter auffindbar sind.

  1. Rufen Sie die VERSIONSVERWALTUNG im Hauptmenü auf (Abbildung 9.5).

    Falls der Menüpunkt zum Aufruf der Versionsverwaltung nicht aktiv ist, müssen Sie den Cursor irgendwo innerhalb der Tabelle platzieren. In der Abbildung steht der Cursor auf dem Kopf der Tabelle, erkennbar durch den dünnen blauen Rand.

    Abbildung 9.5: Aufruf der Versionsverwaltung

    Wie Sie in Abbildung 9.6 erkennen können, gibt es Öffentliche und Private Versionen. Wie der Begriff schon suggeriert, sind die Planzahlen der privaten Versionen nur für den Benutzer, der diese Version erzeugt hat, einsehbar, obwohl die Daten auf dem Backendsystem gespeichert und auch nach Beendigung der Benutzersession erhalten bleiben. Private Versionen können Sie zum Beispiel für Simulationen verwenden, die Sie nicht öffentlich machen wollen.

    Die Kategorie einer Version hat erst mal keine wichtige Bedeutung, sondern lediglich Auswirkungen auf Voreinstellungen bei der optischen Darstellung der Daten (nach IBCS), wie Sie gleich im Spaltenkopf der Tabelle sehen werden.

  2. Erzeugen Sie eine neue Öffentliche Version (Abbildung 9.6).
  3. Geben Sie den Namen Plan01 ein und wählen Sie als Kategorie Planung (Abbildung 9.7).

Im Ergebnis hat das System die neue Version wie gewünscht angelegt und auch gleich als neue Spalte in der Story ergänzt (Abbildung 9.8).

Die Version Plan01 könnte nun unmittelbar beplant werden. Sie haben aber noch keinen Filter auf das Datum gesetzt. Demnach würde es sich bei den Planzahlen um den gesamten Zeitraum des Planungsmodells handeln. Im weiteren Verlauf können Sie dies verbessern!

Abbildung 9.6: Versionsverwaltung

Abbildung 9.7: Anlegen der Version Plan01

Abbildung 9.8: Ergebnis nach Anlage der Version Plan01

Meist orientieren sich die Planer während des Planungsprozesses an den Zahlen aus Vergangenheitszeiträumen. In diesem Sinne ist es üblich, zunächst die Ist-Daten des aktuellen Jahres zu kopieren (Annahme: Die Geschäfte laufen unverändert weiter oder neudeutsch »Busines as usual«). Der weitere Verlauf der Planung fokussiert sich dann auf die Änderungen im zu beplanenden Jahr, die durch Zielvorgaben, eigene Initiativen und/oder äußere Einflüsse entstehen können.

Daher werden Sie also die Ist-Daten von 2022 in die soeben erstellte Planversion Plan01 und dort in das Jahr 2023 kopieren. Das Kopieren der Ist-Daten werden Sie hier innerhalb der Tabelle der Story durchführen. In der Praxis wird diese Aufgabe jedoch meist durch eine automatische Planungsfunktion gelöst. Dies sehen Sie weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt Planungsfunktionen (Datenaktionen).

  1. Wechseln Sie also wieder in den Änderungsmodus der Story, um einige Anpassungen vornehmen zu können.

    Falls die Drucktaste zum Wechsel in den Änderungsmodus nicht angezeigt wird, ist eventuell das Auffrischen der Seite im Browser notwendig. Dabei kann dann die Version Plan01 im Filter verloren gehen. In diesem Fall müssen Sie die Version Plan01 wieder in den Filter aufnehmen und benötigen dabei die Funktion Nicht gebuchte Elemente anzeigen (siehe auch den folgenden Hinweis).

  2. Da Sie Actual 2022 in Plan 2023 kopieren wollen, nehmen Sie neben Version auch Date in die Spalten mit auf.

  3. Dann definieren Sie einen Filter auf Dimension Date für die Jahre 2022 und 2023, wobei zunächst Nicht gebuchte Elemente anzeigen gewählt werden muss (Abbildung 9.9).

    Bei der Analyse von Daten werden normalerweise nur die Werte von Dimensionen angezeigt, zu denen auch wirklich Daten vorhanden sind. Analysiert man beispielsweise die Umsätze der Kunden aufgeteilt nach den verkauften Produkten, so sind in einer Liste beim jeweiligen Kunden nur jene Produkte zu sehen, die dieser Kunde auch gekauft hat. In der SAP Analytics Cloud ist daher die Option Nicht gebuchte Elemente anzeigen defaultmäßig nicht ausgewählt.

    In der Unternehmensplanung kann es jedoch sinnvoll sein, sich alle Produkte anzeigen zu lassen, wenn Sie beispielsweise ein neues Produkt beplanen möchten, das bisher noch nicht verkauft wurde. In diesem Fall muss in der Filteransicht die Option Nicht gebuchte Elemente anzeigen (Abbildung 9.9) beziehungsweise bei den Zeilen oder Spalten in einer Tabelle die Option Nicht gebuchte Daten ausgewählt werden (Abbildung 9.10).

    Denken Sie dabei auch immer an die Performance von Auswertungen. Die Auswahl von Nicht gebuchte Daten hilft manchmal, kostet aber auch Performance, da die Abfragen schwieriger zu optimieren sind.

    Abbildung 9.9: Filter Auswahl für das Jahr

  4. Damit die leeren Spalten auch wirklich in der Tabelle angezeigt werden, wählen Sie für Version und Date jeweils die Option NICHT GEBUCHTE DATEN (Abbildung 9.10).

    Abbildung 9.10: Einblenden der leeren Spalten

  5. Nun können die Daten per KOPIEREN und EINFÜGEN kopiert werden (Abbildung 9.11).

Dadurch wird nicht nur der Summenwert kopiert, sondern es werden die Werte für alle Elemente der unterliegenden Hierarchien kopiert, in unserem Fall die Verkaufsmenge pro Kunde, Produkt und Monat.

Das System blendet kurz die Anzahl der auf der Datenbank geänderten Datensätze ein (Abbildung 9.12).

Abbildung 9.11: Kopieren der Daten, Teil 1

Abbildung 9.12: Anzahl geänderter Datensätze

Ist die Zahl plausibel? Verifizieren Sie die Anzahl der Kombinationen!

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie das lösen können. Sie dürfen allerdings nicht einfach die Zeilen im Tabellenblatt Verkaufsauftraege der Excel-Datei zählen. Vielmehr müssen Sie die Aufträge monatsweise zusammenfassen. Wenn Sie die Aufträge mit Excel-Mitteln zusammenfassen wollen, gibt es noch eine weitere Schwierigkeit. Das Datum liegt in Excel im Feld SALESDOCUMENTDATE in der Form JJJJMMTT vor, was von Excel nicht automatisch als Datum erkannt wird. Sie können dies hier durch zwei extra Spalten lösen, in denen Sie Jahr und Monat mit Excel-Formeln extrahieren, im Bild ist die Formel für das Jahr zu sehen (Abbildung 9.13). Wenn Sie in Excel nicht ganz so geübt sind, Google hilft!

Abbildung 9.13: Definition Jahr und Monat

Definieren Sie als Nächstes eine Pivottabelle mit dem Jahr 2022 als Filter und den Felder Monat, SOLDTOPARTY und MATERIAL in den Zeilen (Abbildung 9.14).

Abbildung 9.14: Pivottabelle

Zur Vereinfachung des Zählvorgangs möchten Sie die Daten IM TABELLENFORMAT ANZEIGEN und Teilergebnisse ausblenden (Abbildung 9.15).

Abbildung 9.15: Anzeigen im Tabellenformat

Dann können Sie die Zeilenanzahl ablesen (Abbildung 9.16). Beachten Sie, dass die Tabelle erst in Zeile 4 beginnt, es sich also in der Tat um 6217 Sätze handelt!

Abbildung 9.16: Ablesen der Zeilenanzahl

Der Kopierschritt der Auftragsdaten von 2022 soll auch für die anderen Kennzahlen durchgeführt werden (Abbildung 9.17).

Abbildung 9.17: Kopieren der Daten, Teil 2

Nach Beenden des Kopiervorganges können Sie die Option NICHT GEBUCHTE DATEN bei Date und Version entfernen (Abbildung 9.18).

Abbildung 9.18: Entfernen der Option »Nicht gebuchte Daten«

Im Ergebnis wurden nun die Ist-Daten aus dem Jahr 2022 in die Plandaten der Version Plan01 und dem Jahr 2023 kopiert (Abbildung 9.19).

Abbildung 9.19: Daten nach dem Kopiervorgang

Beachten Sie in Abbildung 9.19 das Symbol * hinter Plan01. Dies soll Sie darauf aufmerksam machen, dass die gerade manuell eingegebenen Daten noch nicht veröffentlicht wurden. Obwohl es sich bei Plan01 um eine öffentliche Version handelt, sind die geänderten Daten erst dann für alle Benutzer sichtbar, wenn die Daten zusätzlich noch veröffentlicht werden.

Die dafür notwendige Funktion DATEN VERÖFFENTLICHEN findet sich im Hauptmenü beziehungsweise im Kontextmenü der Zellen (Abbildung 9.20). Dort gibt es noch etliche weitere Optionen. Solange die Daten nämlich noch nicht veröffentlicht wurden, können Sie mit der Funktion VERLAUF Änderungen zurücknehmen! Dies können Sie später in diesem Kapitel im Abschnitt Eingabe und Verteilung von Werten ausprobieren.

Abbildung 9.20: Publizieren der Daten

Der Kopiervorgang ist damit beendet. Schließlich können Sie noch verifizieren, dass die Planzahlen wirklich in der untersten Granularität vorliegen, also beim Kopieren wirklich innerhalb der Hierarchien Produkt / Kunde / Date ganz unten auf den Blättern kopiert wurde.

DUPLIZIEREN Sie die Seite (Abbildung 9.21) und nehmen Sie auf der neu entstandenen Seite zusätzlich die Dimension Produkt in die Zeilen der Tabelle auf (nicht im Bild sichtbar).

Abbildung 9.21: Duplizieren der Seite

Die Daten der Version Plan01 im Jahr 2023 sind ja durch Kopie der Verkaufsaufträge aus dem Jahr 2022 entstanden. Es gibt also immer dann einen Eintrag, wenn das entsprechende Produkt bei dem Kunden im Jahr 2022 in dem jeweiligen Monat verkauft wurde (Abbildung 9.22).

Auch dies können Sie mit der gerade erstellten Pivottabelle nachprüfen!

Abbildung 9.22: Detail-Ansicht der Daten

Eingabe und Verteilung von Werten

  1. Auf einer neuen Grafikseite legen Sie eine Tabelle an und nehmen folgende Anpassungen vor (Abbildung 9.23):

    • Filter Kennzahlen auf Bruttowert, Version Plan01, Date 2023
    • Nur Date in die Spalten
    • Nur Kunde in die Zeilen

    Abbildung 9.23: Tabelle zur Eingabe von Werten

    Sie können im Folgenden die Funktionsweise der manuellen Eingabe an diesem Beispiel ausprobieren. Daten können entweder auf unterer Ebene (in diesem Fall Kunde / Monat) oder auf höheren aggregierten Ebenen (zum Beispiel Land/Jahr) eingegeben werden.

  2. Zur Demonstration des ersten Falls geben Sie *2 (für die Verdopplung eines Wertes) in die Zelle Feb (2023) NeckaRad ein (Abbildung 9.24).

    Abbildung 9.24: Eingabe eines Wertes

    Sie sehen in Abbildung 9.25 gelb unterlegt, welche Summen sich geändert haben. Vom System wurden sowohl der Gesamtjahreswert des Kunden als auch die Werte innerhalb der Kundenhierarchie für Verkaufsorganisation und Land neu ausgerechnet.

    Abbildung 9.25: Geänderte Werte nach der Eingabe auf unterer Ebene

  3. Umgekehrt geben Sie +20% in die Zelle 2023 DE ein und sehen, wie der Wert in den beiden Hierarchien Kunde und Date durch das System auf die einzelnen deutschen Kunden und Monate nach unten verteilt wird (Abbildung 9.26).

    Abbildung 9.26: Geänderte Werte nach der Eingabe auf oberer Ebene

Die Eingabe von Plandaten ist sowohl im Bearbeiten- als auch im Anzeigen-Modus der Story möglich. In der Praxis unterscheiden sich die beiden Modi durch unterschiedliche Personengruppen.

Der Bearbeiten-Modus dient zur Einrichtung des Systems durch den Planungsadministrator / System-Konfigurator. Die eigentliche Planung erfolgt im Anzeigen-Modus durch die Personen, die am Ende die einzelnen Planzahlen zu melden und zu verantworten haben.

Obwohl die Produkte nicht in der aktuellen Tabelle sichtbar sind, werden die Werte im Hintergrund auch auf die Produkte verteilt.

  1. Um dies zu zeigen, fügen Sie eine zusätzliche Tabelle mit der Produkthierarchie in den Zeilen und dem Filter Feb 2023 Neckarrad, Bruttowert als Kennzahl, Version Plan01 ein.

    Dann können Sie die Konsistenz der Werte sehen (Abbildung 9.27).

    Eine Änderung des Wertes in der Kundentabelle führt zum Verteilen in der Produkthierarchie.

  2. Als Beispiel geben Sie in die Zelle Feb 2020 Neckarrad den Wert +10% ein.

Ohne weitere Einstellungen wird ein Wert auf einem Knoten immer analog den bereits auf den Blättern vorhandenen Daten verteilt. In diesem Beispiel erhöhen sich also die Werte aller zu diesem Knoten gehörenden Blätter um 10% (Abbildung 9.28).

Abbildung 9.27: Konsistenz der Werte

Abbildung 9.28: Automatische Verteilung in der Produkthierarchie

Abbildung 9.29: Funktion »Wert verschieben« aufrufen

Dies kann jedoch mit WERT VERSCHIEBEN individuell definiert werden, wie Sie anhand der Produkthierarchie einmal ausprobieren (Abbildung 9.29).

  1. In diesem Fall wird ein zusätzlicher (Einstellung Anhängen in Abbildung 9.30, Schritt 1) Bruttowert in Höhe von 100.000 (Abbildung 9.30, Schritt 2) für alle Produkte geplant und im Verhältnis von 10% (=10.000) auf Zubehör AS und zu 90% (=90.000) auf Fahrräder BI verteilt (Abbildung 9.30, Schritt 3).

    Während der Pflege der Parameter zur Verteilung sind sofort die neuen Werte sichtbar (Abbildung 9.30, Schritt 4).

    Abbildung 9.30: Konfiguration der manuellen Verteilung

  2. Wählen Sie ÜBERNEHMEN (Abbildung 9.30, Schritt 5) und sehen Sie sich das Ergebnis an (Abbildung 9.31).

    Abbildung 9.31: Ergebnis der manuellen Verteilung

    Auch hier sind wieder sämtliche manuellen Eingaben der Werte zunächst einmal lokal in der aktuellen Sitzung.

  3. In diesem Fall wollen Sie die Daten nicht veröffentlichen und rufen daher im Kontextmenü den VERLAUF auf (Abbildung 9.32).

    Abbildung 9.32: Aufruf des Verlaufs

    Hier ist die ganze Historie der manuellen Eingaben seit der letzten Veröffentlichung sichtbar und es kann auf einem beliebigen Zwischenstand aufgesetzt werden. Also keine Angst davor, etwas falsch zu machen! Ein Albtraumszenario ist es beispielsweise, auf dem höchsten Knoten eine 0 einzugeben. Da 0 verteilt wird, ist auch die Gewichtung weg. Gut, dass es die Verlaufsspeicherung gibt (Abbildung 9.33)!

    Abbildung 9.33: Anzeige des Verlaufs

  4. Da Sie jetzt alle manuellen Änderungen zurücknehmen wollen, wählen Sie den untersten Eintrag Bearbeitungsmodus.

Planungsfunktionen (Datenaktionen)

Planungsfunktionen zur maschinellen Bearbeitung der Daten werden in SAP Analytics Cloud durch Datenaktionen abgebildet. Dadurch werden die Bewegungsdaten des unterliegenden Datenmodells geändert.

Sie definieren in diesem Abschnitt eine einfache Datenaktion zum Kopieren der Ist-Daten in ein neues Jahr. Im Endeffekt lösen Sie das gleiche Anwendungsproblem wie zu Beginn dieses Kapitels im Abschnitt Kopieren der Ist-Daten in eine Planversion, nun aber mithilfe einer Datenaktion.

Fortgeschrittenere Datenaktionen, insbesondere unter Verwendung von erweiterten Formeln, werden in Kapitel 10 behandelt.

  1. Legen Sie eine neue Datenaktion an (Abbildung 9.34).

    Abbildung 9.34: Anlegen Datenaktion

  2. Vergeben Sie den Namen SFD_M01_Kopieren und die Beschreibung Kopieren Ist 2022 nach Plan 2023.
  3. Wählen Sie als Standardmodell Ihr aktuelles Planungsmodell VerkaufplanV01 (Abbildung 9.35, Schritt 1).

  4. Bevor Sie die genauen Modalitäten des Kopiervorganges festlegen können, müssen Sie die Datenaktion zunächst speichern (Abbildung 9.35, Schritt 2). Verwenden Sie dazu ein Verzeichnis Ihrer Wahl (nicht im Bild sichtbar).

    Abbildung 9.35: Definition der Datenaktion

    Sie können in einer Datenaktion mehrere Schritte definieren, die dann hintereinander vom System ausgeführt werden. Beispielsweise könnten im ersten Schritt die Ist-Daten 2022 nach Plan 2023 kopiert und in einem Folgeschritt um 5 % erhöht werden.

  5. Nun fügen Sie einen KOPIERSCHRITT hinzu (Abbildung 9.35, Schritt 3) und vergeben Sie einen geeigneten Namen (Abbildung 9.36, Schritt 1).

  6. Die Zielversion wird bei der Ausführung der Datenaktion angegeben. Sie setzen hier den Filter auf die Quellversion public.Actual (Abbildung 9.36, Schritt 2 und Abbildung 9.37).

    Abbildung 9.36: Definition des Kopierschritts

    An der Stelle Abbildung 9.36, Schritt 2 steht als Vorbelegung der Parameter TargetVersion (im Bild nicht mehr sichtbar). Dies würde bedeuten, dass als Filter für die Quelle die gleiche Version verwendet wird, die durch den Benutzer später als Ziel angegeben wird. Beispielsweise könnte es gewünscht sein, Daten innerhalb der gleichen Version von einem Jahr in ein anderes Jahr zu kopieren. In diesem Fall sollen die Daten aber von public.Actual nach Plan01 kopiert werden.

    Abbildung 9.37: Definition der Quellversion des Kopiervorgangs

  7. Dann definieren Sie die Kopierregel für das Jahr (Abbildung 9.36, Schritt 3). Der Schreibmodus bleibt auf Überschreiben (Abbildung 9.36, Schritt 4).

Die Definition ist damit bereits abgeschlossen.

Sichern Sie die Datenaktion (nicht im Bild sichtbar). Ausgeführt wird die Datenaktion nun in einer Story. Erweitern Sie daher Ihre Konfiguration wie folgt.

  1. Legen Sie zunächst eine leere Version Plan02 der Kategorie Planung an (vgl. Abschnitt Kopieren der Ist-Daten in eine Planversion, dort wurde die Version Plan01 angelegt).

    Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 9.38.

    Abbildung 9.38: Versionsverwaltung

  2. Erweitern Sie nun Ihre Story um ein weiteres Blatt mit einer Tabelle, die Sie wie folgt einstellen (Abbildung 9.39):
    • Kunde in den Zeilen
    • Date und Version in den Spalten
    • Filter für beide Jahre 2022 und 2023
    • Filter für beide Versionen Actual und Plan02
    • damit dies gesetzt werden kann: Nicht gebuchte Elemente anzeigen
    • Filter auf Kennzahl Bruttowert

    Abbildung 9.39: Tabelle für den Kopiervorgang

  3. Zum Ausführen der Datenaktion benötigen Sie einen AUSLÖSER FÜR DATENAKTION (Abbildung 9.40)
  4. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Abbildung 9.41 vor.
    • Datenaktion ist die gerade angelegte Aktion SFD_M01_Kopieren.
    • Sie behalten die Defaulteinstellung bei, wonach das Ergebnis der Ausführung nicht automatisch veröffentlicht wird, und werden später manuell veröffentlichen.
    • Im Bereich Zielversion legen Sie zunächst fest, dass später bei der Ausführung nicht nach dem Standardparameter für die Version gefragt werden soll, indem Sie Eingabe auf Festwert stellen. Zusätzlich wählen Sie als Wert für die Zielversion Plan02 aus.

    Abbildung 9.40: Anlegen Auslöser für Datenaktion

    Abbildung 9.41: Einstellungen Auslöser für Datenaktion

  5. Sichern Sie Ihre Story und führen Sie die Datenaktion aus (Abbildung 9.42, Schritt 1).

    Dadurch entsteht eine neue Spalte mit den Daten der Version Plan02 (Abbildung 9.42, Schritt 2).

    Abbildung 9.42: Datenaktion ausführen

  6. Schließlich können Sie im Datenaktionsmonitor noch etwas mehr über die Ausführung der Datenaktion erfahren (Abbildung 9.43).

    Abbildung 9.43: Datenaktionsmonitor

Hier begegnet uns ein alter Bekannter aus dem Abschnitt Kopieren der Ist-Daten in eine Planversion. Auch bei der Datenaktion wurden 6217 Datenbanksätze geändert.

Datensperren

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie mit der Funktion Datensperren bestimmte Teile der Daten eines Planungsmodells (in diesem Fall die Version Actual) gegen versehentliche Eingaben gesperrt werden können. Das ist eigentlich grundsätzlich für Ist-Daten sinnvoll. Aber auch andere Bereiche wie Zielvorgaben oder bereits kommunizierte Pläne sollten vor Überschreibung geschützt werden.

Diese Funktion muss zunächst in den MODELLEINSTELLUNGEN angeschaltet werden.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Modells VerkaufsplanV01 (Abbildung 9.44).

    Abbildung 9.44: Öffnen der Modelleinstellungen

  2. Aktivieren Sie in der Rubrik Zugriff und Schutz die Datensperre (Abbildung 9.45).

    Abbildung 9.45: Aktivieren der Datensperre

  3. Speichern Sie das Modell (nicht im Bild sichtbar).
  4. Dadurch können Sie die Funktion DATENSPERREN KONFIGURIEREN auswählen (Abbildung 9.46).

    Im ersten Schritt definieren Sie die Treibenden Dimensionen. Das sind die Dimensionen, von deren Werte Sie die Sperre abhängig machen wollen. Hier sind die Dimensionen Version und Date bereits vordefiniert, was in diesem Fall ausreicht. Denn Sie wollen die Sperre nur abhängig von der Version definieren!

    Abbildung 9.46: Anwahl der Konfiguration der Datensperre

  5. Wählen Sie also BEARBEITUNG FERTIGSTELLEN (Abbildung 9.47).

    Abbildung 9.47: Festlegen der Treibenden Dimensionen

  6. Im nachfolgenden Schritt wählen Sie ANZEIGEN (nicht im Bild sichtbar).
  7. Dann können Sie die Version Actual als Gesperrt konfigurieren, die beiden Planversionen bleiben Offen (Abbildung 9.48).

    Abbildung 9.48: Festlegen der Sperren

  8. Schließen Sie das Fenster.

Zurück in der Story sehen Sie, dass Werte in der Spalte mit der Version Actual ausgegraut sind und auch nicht mehr eingegeben werden können (Abbildung 9.49). Eventuell müssen Sie dazu die Seite in Ihrem Internetbrowser neu laden.

Abbildung 9.49: Anzeige der Datensperren

Speichern Sie Ihre Story lieber einmal mehr als weniger. Die SAP Analytics Cloud hat einen Time-out-Mechanismus. Wenn Sie also Mittagspause machen und eine Stunde (?) abwesend sind, kann es sein, dass Sie abgemeldet sind. Leider können Sie dann Ihre gespeicherten Änderungen auch »abmelden«: Sie sind nicht mehr vorhanden. Das kann ärgerlich sein.