Kapitel 6

Storys: Weniger ist oft mehr

IN DIESEM KAPITEL

  • Mit wenigen Mitteln zu guten Visualisierungen
  • Balken-/Säulendiagramm
  • IBCS-Standard
  • Abweichungen
  • Tabellen

Erste Story mit Balkendiagramm

Storys sind Berichts- und Eingabemappen. Der Begriff Story soll verdeutlichen, dass alle notwendigen Informationen zur Erklärung von (komplexen) Sachverhalten in einer Mappe verfügbar sind und somit die umfassenden Aspekte (Story) erzählt werden können.

  1. Legen Sie also eine erste Story vom Typ Grafikbereich an (Abbildung 6.1).

    Grafikbereich ist die häufigste Story-Form. Die Anordnung der Informationsobjekte ist fix im Gegensatz zu Flexibel. Letzteres wird für Smartphones oder (kleinere) Tablets verwendet. Der Leistungsumfang ist bei Grafikbereich am größten. Falls Sie das System in Englisch bedienen, lautet der Begriff Canvas, also Canvas = kann was!

  2. Wählen Sie das OPTIMIERTE ENTWURFSERLEBNIS (Abbildung 6.2). Und lassen Sie sich verwöhnen, möchte man angesichts dieser netten Übersetzung hinzufügen.

    Zu Beginn von SAP Analytics Cloud war nur die Definition nach dem KLASSISCHEN ENTWURFSERLEBNIS möglich. Diese Option ist aus Kompatibilitätsgründen weiterhin enthalten, spielt für die Beispiele im Rahmen dieses Buches aber keine Rolle.

    Details können Sie erhalten, wenn Sie in Abbildung 6.2 den Link WEITERE INFOS auswählen.

    Abbildung 6.1: Neue Story anlegen

    Abbildung 6.2: Auswahl »Optimiertes Entwurfserlebnis«

    Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie nun verschiedene grafische Elemente (neudeutsch: Widgets), die Sie im weiteren Verlauf Ihrer Story hinzufügen können. Viele verschiedene Elemente werden Sie im Rahmen dieses Buches kennenlernen.

  3. Fügen Sie ein Diagramm hinzu, indem Sie das entsprechende Widget auf die Arbeitsfläche ziehen (Abbildung 6.3).

    Abbildung 6.3: Einfügen Diagramm

    Sie werden dann vom System nach der Datenquelle für dieses Diagramm gefragt.

  4. Wählen Sie das Modell aus Kapitel 4 (Abbildung 6.4).

    Abbildung 6.4: Auswahl des Datenmodells

Der Arbeitsbereich zur Definition der Story ist wie folgt aufgebaut (Abbildung 6.5):

  • Im linken Bereich kann aus den verfügbaren Objekten ausgewählt werden (Abbildung 6.5, Schritt 1).

    Abbildung 6.5: Arbeitsbereich zur Definition der Story

  • Im mittleren Bereich ist die Arbeitsfläche der Story zu sehen. Zunächst gibt es eine Seite, weitere Seiten können mit der Schaltfläche + hinzugefügt werden (Abbildung 6.5, Schritt 2).
  • Im rechten Bereich wird der Builder angezeigt. Dort werden die Eigenschaften desjenigen Objekts gepflegt, das im mittleren Bereich ausgewählt ist. Im Bild ist dies das Diagramm (Abbildung 6.5, Schritt 3).
  • Im Menü können Sie einstellen, ob der LINKE und der RECHTE SEITENBEREICH auch wirklich angezeigt werden soll (Abbildung 6.5, Schritt 4). Je nach Bildschirmgröße möchten Sie eventuell »Platz sparen«.

Das System hat nun als Default den Diagrammtyp Balken-/Säulendiagramm mit der Diagrammausrichtung Horizontal eingestellt (Abbildung 6.6, Schritt 1).

  1. Wählen Sie nun die Kennzahl Verkaufsmenge aus (Abbildung 6.6, Schritt 2).
  2. Kontrollieren Sie das Ergebnis, indem Sie die Werte mit der Ausgangsdatei oder den Werten in der Vorschau des Modells (siehe Kapitel 5) vergleichen (Abbildung 6.6, Schritt 3).

    Die erste einfache Auswertung ist damit bereits fertig.

  3. Speichern Sie die Story unter dem Namen StoryVerkaufsanalyse01 (nicht im Bild sichtbar).

Abbildung 6.6: Konfiguration des Diagramms

IBCS-Standard

Wie baut man nun gute Visualisierungen? Nun ja, wie Sie sich sicherlich denken können, gibt es darauf keine kurze Antwort. Beispielsweise können Sie mehr dazu in dem Buch Visual Business Analytics von Kohlhammer et al., dpunkt 2013 erfahren. Im Rahmen dieses Buches streifen wir gutes Berichtsdesign nur in aller Kürze:

Die International Business Communication Standards (IBCS) sind praktische Regeln für die Gestaltung von Berichten, Präsentationen, Dashboards und die darin enthaltenen Diagramme und Tabellen. Dabei geht es um die inhaltliche Konzeption, die visuelle Wahrnehmung und die Anwendung einer semantischen Notation. Die Weiterentwicklung der IBCS-Standards ist ein fortlaufender Prozess, der von der gemeinnützigen IBCS Association gesteuert wird.

Die bedeutendsten Regeln werden in den IBCS-Top-10-Regeln zusammengefasst. Quelle: https://www.ibcs.com/de/product/ibcs-top-ten-poster/

Sehr praktisch ist, dass SAP Analytics Cloud schon viele Funktionen enthält, mit denen Sie sehr einfach gute Visualisierungen gemäß IBCS erstellen können. Sie werden dies im weiteren Verlauf dieses Kapitels sehen. Lassen Sie uns direkt damit beginnen!

Nach Punkt 3 der IBCS-Top-10-Regeln sollen Jahresvergleiche als Säulendiagramm (also vertikal) und Strukturvergleiche (also zum Beispiel Verkaufsmenge nach Kunde) als Balkendiagramm (also horizontal) dargestellt werden. Probieren Sie dies direkt aus.

  1. Duplizieren Sie das Diagramm (Abbildung 6.7).
  2. Fügen Sie im Diagramm auf der linken Seite die Dimension Date (Abbildung 6.8), auf der rechten Seite die Dimension Kunde dazu.

    Abbildung 6.7: Diagramm duplizieren

    Abbildung 6.8: Festlegen der Dimensionen

    Das System hat die Ausrichtung des linken Diagramms automatisch auf Vertikal geändert! Sie könnten dies allerdings überschreiben, wenn Sie es unbedingt anders haben möchten.

    In beiden Diagrammen sehen Sie ein einziges Element (all), weil das System als Default die Dimensionen Kunde und Date als Hierarchie darstellt und jeweils den Topknoten (all) anzeigt. Die Verwender der Story können dann beim Ausführen der Story innerhalb der Hierarchie navigieren (Abbildung 6.9).

    In der Praxis wollen Sie jedoch meist eine tiefere Hierarchieebene voreinstellen.

    Abbildung 6.9: Drill-down innerhalb der Hierarchie

  3. Wählen Sie dazu im Builder die Hierarchieauswahl und in diesem Fall die Ebene 2 (Abbildung 6.10).

    Das System zeigt dadurch die Verkaufsmengen der einzelnen Jahre an.

    Abbildung 6.10: Auswahl der Hierarchie

    Was kann noch alles eingestellt werden, um die Visualisierung gemäß den IBCS-Regeln zu verbessern? Hier geht noch einiges mehr mit sehr wenig Aufwand!

    Um den Blick auf das Wesentliche zu lenken, sollten Zahlen von unnötigen Details befreit werden.

  4. Im aktuellen Fall bietet sich eine Darstellung in Tausend mit einer Dezimalstelle an (Abbildung 6.11).

    Nach Punkt 6 der IBCS-Top-10-Regeln sollen die Zahlen unmittelbar an den Balken des Diagramms und nicht etwa an einer separaten Achse stehen. Das macht SAP Analytics Cloud schon automatisch.

    Abbildung 6.11: Einstellung des Zahlenformates

    Nach Punkt 7 der IBCS-Top-10-Regeln sollen Ist-Zahlen in schwarzer Farbe (Farbe der Trauer, weil die Geschäftsführung meistens mit den Zahlen nicht zufrieden ist) dargestellt werden.

  5. Dazu können Sie die Farbpalette umschalten (Abbildung 6.12).

    Nun kümmern Sie sich um die Punkte 1 und 2 der IBCS-Top-10-Regeln. Demnach soll jede Auswertung mit einer Botschaft versehen und einer Text-Box mit dem Titel enthalten sein. Der Titel besteht dabei aus drei Zeilen und enthält die Informationen zur Firma, den beteiligten Kennzahlen sowie dem Zeitraum der Analyse.

    Abbildung 6.12: Ändern der Farbpalette

  6. Sehr einfach können Sie diese Informationen nach Auswahl eines geeigneten Layouts hinzufügen (Abbildung 6.13).

    Abbildung 6.13: Aufruf der Auswahl des Layouts

  7. Wählen Sie das Layout Diagramm und Kommentar (Abbildung 6.14).

    Abbildung 6.14: Auswahl Layout Diagramm und Kommentar

  8. Dann erhalten Sie Text-Boxen, in die Sie die Botschaft und Informationen zum Titel eintragen können (Abbildung 6.15).

    Nicht im Bild sichtbar ist, dass das System zunächst auch noch weitere Platzhalter für ein Diagramm und Kommentare einfügt, die Sie einfach löschen können.

  9. Schließlich sollten Sie noch die vom System eingefügten Titel und Untertitel ausblenden (Abbildung 6.15, Schritt 3).

    Die erste IBCS-konforme Auswertung ist damit fertig.

    Abbildung 6.15: Ergänzen der Botschaft

  10. Speichern Sie Ihre Story erneut.

    Die Hervorhebung gemäß Punkt 10 der IBCS-Top-10-Regeln wird nicht vorab bei der Definition der Story festgelegt, sondern dynamisch während der Ausführung eingeblendet.

  11. Führen Sie die Story aus, was standardmäßig eine neue Registerkarte des Browsers öffnet (Abbildung 6.16).

    Abbildung 6.16: Anzeigen der Story

  12. Eine Hervorhebung erreichen Sie nun wie folgt:
    • Markieren Sie den ersten Balken als Basis (Abbildung 6.17, Schritt 1).
    • Fahren Sie mit der Maus über einen zweiten Balken (Abbildung 6.17, Schritt 2).

    Das System zeigt automatisch die absolute und prozentuale Abweichung an (Abbildung 6.17, Schritt 3).

    Dabei ist die Reihenfolge wichtig: Falls Sie den rechten Balken als Erstes markieren, wird eine negative Abweichung ermittelt!

    Abbildung 6.17: Hervorhebung der Abweichung

    Wenn Sie zusätzlich die Werte nach einer weiteren Dimension differenzieren möchten, empfiehlt sich die Verwendung eines gestapelten Säulendiagramms.

    Wenn Sie ein weiteres ähnliches Diagramm auf einer neuen Seite erstellen möchten, können Sie die Kopierfunktion nutzen (Abbildung 6.18).

    Abbildung 6.18: Kopieren eines Diagramms

  13. Wählen Sie also den Diagrammtyp gestapeltes Säulendiagramm und für die Farbe das Attribut Verkaufsorganisation der Dimension Kunde mit der schwarz-weißen Farbpalette (Abbildung 6.19).

    Auch hier werden die Zahlen gemäß Punkt 6 der IBCS-Top-10-Regeln automatisch direkt innerhalb der Balken des Diagramms angezeigt.

  14. Allerdings sollte demnach auch die Legende direkt am Diagramm stehen, was im Rahmen des Formats durch Legende Inline erreicht werden kann (Abbildung 6.20).

Abbildung 6.19: Konfiguration des gestapelten Säulendiagramms

Abbildung 6.20: Konfiguration der Legende Inline

Abweichungen

Ein wichtiger Anwendungsfall ist die geeignete Darstellung von Abweichungen. Auch hier gibt IBCS eine Empfehlung unter Punkt 8 der Top-10-Regeln.

Sie erstellen dazu einen Vorjahresvergleich für die Bruttowerte der Kunden im Land Deutschland.

  1. Beginnen Sie auf einer neuen Seite mit einem Diagramm und der Kennzahl Bruttowert (Abbildung 6.21).

    Beachten Sie, dass als Währung das Symbol * angezeigt wird.

    Woran liegt das? Die Verkäufe in den beiden Ländern Deutschland und USA werden in der jeweiligen Landeswährung erfasst. In Kapitel 5 wurde in der Vorschau der Werte vom System kein Wert, sondern nur ein Balken angezeigt. Im Rahmen der Story wird der Wert trotzdem addiert, aber als Währung das Symbol * angezeigt.

    Abbildung 6.21: Neues Diagramm mit Bruttowert

    In Kapitel 7 sehen Sie, wie das Problem der unterschiedlichen Währungen mithilfe einer Währungsumrechnung gelöst werden kann. An dieser Stelle machen Sie es sich einfach und beschränken die Analyse auf das Land Deutschland.

  2. Fügen Sie Filter für das Land DE und das Jahr 2022 hinzu (Abbildung 6.22).

    Bei der Definition des Jahresfilters haben Sie die Wahl zwischen Date (Element) und Date (Bereich). Bei der Auswahl von Date (Bereich) haben Sie viele Optionen, zum Beispiel können Sie einen dynamischen Filter für das aktuelle Jahr setzen. In dem vorliegenden einfachen Fall genügt Date (Element).

  3. Nun können Sie für den Bruttowert eine ZEITBERECHNUNG HINZUFÜGEN, und zwar VORHERIGES JAHR (Abbildung 6.23).
  4. Ergänzen Sie den Kunden als Dimension mit der korrekten Hierarchieebene (Abbildung 6.24).
  5. Nach Punkt 6 der IBCS-Top-10-Regeln sollte der Vorjahreswert mit einem Grauwert in der schwarz-weißen Farbpalette und gemäß Punkt 8 als BALKEN MIT EBENEN HINTEN dargestellt werden (Abbildung 6.25).

    Abbildung 6.22: Filter für Jahr 2022 und Land DE

    Abbildung 6.23: Zeitberechnung »Vorheriges Jahr« hinzufügen

    Abbildung 6.24: Konfiguration Dimension Kunde

    Abbildung 6.25: Konfiguration Bruttowert Vorjahr

  6. Schließlich können Sie das ADD-ON ABWEICHUNG ergänzen (Abbildung 6.26).
  7. Bei der Abweichung selbst geben Sie Folgendes ein (Abbildung 6.27):
    • Beide Kennzahlen in der richtigen Reihenfolge
    • Darstellung als Balkendiagramm
    • Sowohl absolute als auch relative Darstellung mit einer Dezimalstelle
  8. Stellen Sie noch für das Zahlenformat die Skalierung Million ein (nicht im Bild sichtbar).

Abbildung 6.26: Navigation zur Definition der Abweichung

Abbildung 6.27: Konfiguration der Abweichung

Sie erhalten insgesamt die fertige Grafik mit den Abweichungen (Abbildung 6.28). Automatisch erfolgt die Darstellung der Abweichungen nach Punkt 8 der IBCS-Top-10-Regeln:

  • Positive Abweichungen grün und negative Abweichungen rot
  • Absolute Abweichungen als Balken und relative Abweichungen als Nadeln

Abbildung 6.28: Anzeige der Abweichungen

Sowohl die Einstellungen für die Berechnung als auch für die Abweichung können jederzeit nachbearbeitet werden (Abbildung 6.29 und Abbildung 6.30).

Abbildung 6.29: Aufruf der Nachbearbeitung der Berechnung

Abbildung 6.30: Aufruf der Nachbearbeitung der Abweichung

Tabellen

In diesem Abschnitt soll kurz skizziert werden, wie Sie den Vorjahresvergleich aus dem vorigen Abschnitt als Tabelle nach dem IBCS-Standard umsetzen können.

  1. Legen Sie eine neue Grafikseite mit einer Tabelle an (nicht im Bild sichtbar).
  2. Das System nimmt für die Tabelle gewisse Voreinstellungen vor, die Sie nun überarbeiten können (Abbildung 6.31, Schritte 1 bis 4).
    • Wie im vorigen Abschnitt nehmen Sie Kunde in die Zeilen.
    • Ergänzen Sie im Filter das Jahr 2022, Kunde DE und zusätzlich die Kennzahl Bruttowert - PY (für den Vorjahresvergleich).

Als Nächstes kümmern Sie sich nun noch um eine IBCS-konforme Darstellung der Tabelle.

Das System hat in der Tabelle per Default die Dimension Version aufgenommen. Da es sich um Actual-Daten handelt, wurde vom System automatisch ein schwarzer Balken unter der Überschrift hinzugefügt (Abbildung 6.31, Schritt 5). Das ist korrekt für die erste Spalte Bruttowert, aber nicht für die zweite Spalte Bruttowert – PY gewünscht. Dort sollte der Balken mit einem Grauwert dargestellt sein, so wie Sie das im vorherigen Abschnitt in der Grafik definiert haben. Also möchten Sie auch hier nacharbeiten.

Abbildung 6.31: Zeilen und Filter der Tabelle

  1. Entfernen Sie zunächst die Dimension Version aus den Spalten (Abbildung 6.31, Schritt 6).
  2. Markieren Sie die Spaltenüberschrift Bruttowert und wählen Sie im Format der Tabelle eine Verzierungslinie der Stärke 5. Farbe und Muster bleiben schwarz (Abbildung 6.32).

    Abbildung 6.32: Definieren der Verzierungslinie für Bruttowert

  3. Markieren Sie die Spaltenüberschrift Bruttowert - PY und wählen Sie im Format der Tabelle ebenfalls eine Verzierungslinie der Stärke 5, nun aber mit einem Grauwert (Abbildung 6.33).
  4. Wenn der Grauwert exakt mit Ihrer Grafik aus dem vorherigen Abschnitt übereinstimmen soll, können Sie dort die RGB-Werte nachsehen und nach hier übertragen.

Abbildung 6.33: Definieren der Verzierungslinie für Bruttowert – PY

Im Ergebnis erhalten Sie nun Spaltenüberschriften gemäß den IBCS-Empfehlungen (Abbildung 6.34).

Abbildung 6.34: Spaltenüberschriften nach IBCS

Nun kümmern Sie sich um die Abweichungen. Wie im vorigen Abschnitt möchten Sie die absolute und die prozentuale Abweichung in der Tabelle sehen.

Grundsätzlich können Berechnungen zur Analyse auf drei Arten definiert werden:

  • Falls das Modell für die Analyse in SAP Analytics Cloud definiert ist (wie in Ihrem Fall), können Sie Berechnungen direkt im Modell festlegen. Das lernen Sie in Kapitel 11 kennen.
  • Als Story-Berechnung. Dies haben Sie in vorigen Abschnitt bei der Kennzahl Bruttowert – PY kennengelernt. Die Kennzahl steht dann in der gesamten Story zur Verfügung. Davon machen Sie insofern Gebrauch, als Sie diese Kennzahl in der aktuellen Tabelle ein zweites Mal verwenden.
  • Als Tabellenberechnung. Wie Sie gleich sehen, geht die Definition sehr schnell, allerdings steht die Kennzahl dann nur in der Tabelle zur Verfügung.

Sie nutzen in diesem Abschnitt die beiden letztgenannten Optionen.

  1. Die absolute Abweichung definieren Sie als Tabellenberechnung und die prozentuale Abweichung als Story-Berechnung, damit Sie die letztgenannte Kennzahl auch noch in einer weiteren Grafik verwenden können.
    • Markieren Sie in der Tabelle den Spaltenkopf Bruttowert (Abbildung 6.35).
    • Halten Sie die -Taste gedrückt.
    • Markieren Sie die Spalte Bruttowert – PY. Die Reihenfolge der beiden Markierungen ist wichtig. Nur dann wird richtig herum subtrahiert!
    • Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) die Funktion CLIENT-BERECHNUNG HINZUFÜGEN|SUBTRAHIEREN|EINZELN hinzu. EINZELN oder WIEDERKEHREND macht in Ihrem Fall keinen Unterschied. Das wäre nur dann wichtig, wenn es eine weitere Dimension in den Spalten gibt.

    Abbildung 6.35: Definition der Tabellenberechnung

  2. Das System fügt nun eine Spalte mit der Tabellenberechnung hinzu, deren Namen Sie durch einen Doppelklick auf den Spaltenkopf anpassen können (Abbildung 6.36, Schritt 1).

    Sie könnten nun die prozentuale Abweichung auf die gleiche Weise sehr schnell als Tabellenberechnung hinzufügen. Sie wollen aber ausprobieren, wie das als Story-Berechnung funktioniert.

    Abbildung 6.36: Abschluss Tabellenberechnung und Beginn Story-Berechnung

  3. Starten Sie nun mit der Definition einer Story-Berechnung (Abbildung 6.36, Schritt 2) und definieren Sie die Formel wie folgt (Abbildung 6.37):
    • Die Art ist in diesem Fall Berechnete Kennzahl.
    • Vergeben Sie den Namen AbwProzent.
    • Definieren Sie die Formel als ([Bruttowert]-[Bruttowert - PY])/[Bruttowert - PY]. (Die Formel müssen Sie selbst »zu Fuß« eingeben. Es gibt an dieser Stelle kein vordefiniertes Template.)
    • Durch Auswahl von FORMATIEREN prüft das System die Gültigkeit.
    • Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.

      Beim Editieren der Formel kann eine Eingabehilfe durch Eingabe der Klammer [ oder Tippen des Anfangsbuchstabens erreicht werden.

    Das System fügt die neue Story-Berechnung der Tabelle hinzu, allerdings noch nicht als Prozent formatiert.

  4. Hier müssen Sie noch mal nacharbeiten, indem Sie die Formatierung der Berechnung aufrufen (Abbildung 6.38).

    Abbildung 6.37: Definition der Formel

    Abbildung 6.38: Aufruf der Formatierung

  5. Das System hat als Default die Option Einheit der zugrunde liegenden Kennzahlen verwenden ausgewählt. In diesem Fall kann aber eine Formatierung als Prozent nicht vorgenommen werden. Gehen Sie also wie folgt vor (Abbildung 6.39).
    • Deaktivieren Sie zunächst die Option Einheit der zugrunde liegenden Kennzahlen verwenden.
    • Wählen Sie Skalierung Prozent.
    • Definieren Sie eine Dezimalstelle.

    Abbildung 6.39: Formatierung der prozentualen Abweichung

Vergleichen Sie das Ergebnis (Abbildung 6.40) mit den Abweichungen in der Grafik aus dem vorherigen Abschnitt!

Abbildung 6.40: Fertige Tabelle mit Abweichungen