Kapitel 21

SAP Analytics Cloud for Office

IN DIESEM KAPITEL

Konfigurieren des Excel-Add-ins
Analyse- und Planungstabellen erstellen
Arbeiten mit Excel-Formeln

Fast ein Muss bei Planungs- und Analysesystemen ist die Bereitstellung eines Excel-Interface. Auch die SAP Analytics Cloud steht da nicht hintenan. Die vielfältigen Funktionen von Excel können genutzt werden, um Daten aus der SAP Analytics Cloud zu analysieren und zu planen.

Sie können mit der SAP Analytics Cloud, Add-in for Microsoft Office Modelle, Live-SAP-Datasphere-Daten und SAP-S/4HANA-Cloud-CDS-Ansichten mit Excel verbinden. Damit können Sie einfach Ad-hoc-Berichte erstellen, Ranglisten erstellen, Hierarchien ein- und ausblenden, Filter oder benutzerdefinierte Formeln auf Tabellenobjekte anwenden. Dabei steht Ihnen der vollständige Funktionsumfang von Excel zur Verfügung.

Das Add-in unterstützt auch die Planung: Es kann verwendet werden, um Daten zu erfassen, die direkt in Planungsmodelle geschrieben werden, beispielsweise zur Detailplanung, zur Budgeterfassung oder zur Prognose-Erstellung. Daneben können auch Planungen mit Excel durchgeführt werden und die Ergebnisse über das Add-in in die Planungsmodelle geschrieben werden.

Es sollte Ihnen schon vieles vertraut sein, was Sie aus dem Arbeiten mit der Story kennen. Im Mittelpunkt steht das Tabellenobjekt, das ähnlich wie in der Story funktioniert: Freie Zeilen- und Spaltenstrukturen, Ranking oder Aufreißen von Hierarchien stehen zur Verfügung. Das Excel-Add-in unterstützt die bekannten Filterfunktionen, wie beispielsweise die hierarchiebasierte Auswahl. Ähnlich wie bei Tabellen in einer Story können auch benutzerdefinierte Formeln zur Erstellung individualisierter Excel-Berichte verwendet werden. Zum Beispiel können Sie dynamische Excel-Berechnungen in einer Daten-Tabelle hinzufügen.

Wenn es noch individueller werden soll, können Berichte mit zusätzlichen GETDATA- und SETDATA-Funktionen erstellt werden. Diese Funktionen ermöglichen den zellenspezifischen Zugriff auf die Analyse- und Planungsdaten einschließlich der Rückschreibemöglichkeiten.

Wir verwenden zur Darstellung das Modell aus Kapitel 15. Genauso gut kann aber auch das Modell aus Kapitel 4 verwendet werden.

Konfiguration

Die Konfiguration ist recht einfach.

Unter diesem Link können Sie das Add-in herunterladen:

https://appsource.microsoft.com/en-us/product/office/WA200000169
Sie können auf der Seite das Add-in sofort abrufen (Abbildung 21.1).

Abbildung 21.1: Die zusätzliche Anwendung

Sie können Tenants mit der Domäne hcs.cloud.sap ohne zusätzliche Konfiguration verwenden. Tenants mit anderen Domänen (zum Beispiel sapanalytics.cloud) müssen manuell vom Microsoft-365-Administrator konfiguriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Mandantenkonfiguration: https://help.sap.com/viewer/2b73edbc8f8f4189a36bc7a2e038185c/cloud/en-US/db2f874261824d63adb3ca198f65ce55.html

Für die zentralisierte Bereitstellung müssen der Administrator, der das Add-in bereitstellt, und die Benutzer, die das Add-in erhalten, über Exchange Online und aktive Exchange-Online-Postfächer verfügen. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft-Office-Dokumentation unter Feststellen, ob die zentrale Bereitstellung von Add-Ins für Ihr Unternehmen geeignet ist: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/manage/centralized-deployment-of-add-ins?view=o365-worldwide

Nun können Sie Excel mit dem Add-in direkt aufrufen (Abbildung 21.2).

Abbildung 21.2: Excel-Aufruf nach der Cloud-Installation

Und ein wenig Vertrauen ist auch gut. Excel fragt Sie unter Umständen nach Ihrer Neigung, diesem Add-in zu vertrauen (Abbildung 21.3). Bestätigen Sie.

Abbildung 21.3: Sign In im neuen Menüband

Wenn alles mit der Installation funktioniert hat, haben Sie jetzt ein neues Menüband und ein Begrüßungsfenster auf der rechten Seite.

Zunächst einmal müssen Sie sich mit der SAC verbinden. Daher müssen Sie den Server bekannt geben. Übernehmen Sie einfach einen Teilstring aus der URL Ihres SAC-Tenants (Abbildung 21.4) und kopieren Sie ihn in das notwendige Feld in Excel (Abbildung 21.5).

Klicken Sie auf STARTEN und schon können Sie loslegen. Melden Sie sich an und klicken Sie auf ANGEMELDET BLEIBEN, wenn Sie öfter vorbeischauen wollen (Abbildung 21.6).

Beim nächsten Aufruf können Sie sich direkt über das Menüband anmelden (Abbildung 21.7).

Im Falle von Single Sign On (SSO) erfolgt noch eine Anforderung zur Zertifikatsbestätigung. Bestätigen Sie.

Abbildung 21.5: Eintragen der Verbindung

Abbildung 21.7: Sign In im neuen Menüband

Arbeiten

Lassen Sie uns die neuen Möglichkeiten erkunden.

Fügen Sie eine neue Tabelle hinzu. Gehen Sie dazu auf die Zeile B3, wo der Startpunkt der neuen Tabellen liegen soll.

Die SAC fügt das Element immer genau an der Position ein, wo Sie sich gerade mit der Eingabe befinden.

Abbildung 21.8: Eine neue Tabelle

Zunächst fragt Sie das System nach einer Datenquelle.

Wählen Sie ERFI (siehe Kapitel 15 und 16) aus (Abbildung 21.9).

Abbildung 21.9: Auswahl des Modells

Es erscheint ein einfacher Basisbericht, mit einem Konto in der Zeile und Kennzahlen und Versionen in der Spalte (Abbildung 21.10).

Auf der rechten Seite sehen Sie die aktuell ausgewählten Dimensionsfilter.

Abbildung 21.10: Initialer Bericht
Wählen Sie die Filter, wie in Abbildung 21.11 dargestellt, aus.

Abbildung 21.11: Gewünschte Berichtsdimensionen
Verändern Sie nun die Filterauswahl:
- Date (Spalten) auf März 2023. Ziehen Sie die Dimension auf die erste Position der Spalten
- Version (Spalten) auf Actual und Plan
- Konto (Zeilen) Gewinn nach Steuern (Abbildung 21.12)
  
  Abbildung 21.12: Auswahl des Kontenfilters
Klappen Sie nun den Kontenknoten auf.
Klicken Sie dazu auf die Zelle mit dem Konteninhalt und wählen Sie aus dem SAP Analytics Cloud-Menü die Funktion AUF-/ZUKLAPPEN (Abbildung 21.13).

Abbildung 21.13: Aufklappen der Kontendimension

Jetzt können Sie noch eine Abweichungsspalte hinzufügen. Hierzu muss ein wenig gerechnet werden und das ist schließlich die Kernkompetenz von Excel. Allerdings sind Excel-Funktionen normalerweise eindimensional: Wenn Sie Funktion für mehrere Zellen ausführen wollen, kopieren Sie üblicherweise die Funktionen oder nutzen Matrix-Funktionen. Etwas anders funktioniert das Excel-Tabellenobjekt, das eine dynamische Sicht auf einen Zellenbereich mit Spaltenüberschriften und Daten dazu bereitstellt. Hier wird eine Funktion bei Eingabe in einer neu eingefügten Spalte auf alle Datenzeilen angewendet. Und genauso funktioniert auch die SAP-Analytics-Cloud-Tabelle.

Klicken Sie auf die Zelle PLAN (D5) und wählen Sie aus dem Menüband ZEILEN/SPALTEN HINZUFÜGEN eine einzelne Spalte aus (Abbildung 21.14).

Abbildung 21.14: Ergänzung einer Spalte
Geben Sie nun in der Zelle E7 eine Abweichungsformel ein (=C7-D7) (Abbildung 21.15).
Die Formel wird automatisch für alle Zeilen ergänzt. Dies ist auch dynamisch, das heißt, wenn Sie Kontenbereiche auf- oder zuklappen, werden die Formeln entsprechend angepasst. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 21.16.

Abbildung 21.15: Anlage einer Spaltenformel

Abbildung 21.16: Berichtsergebnis

Die Tabelle ist dynamisch und braucht je nach Aufriss der Kontenpositionen unterschiedlichen Platz.
Wenn Sie auf den kleinen Pfeil vor Gewinn nach Steuern klicken, wird das Ganze zusammengeklappt.
Tragen Sie in Zelle B12 einen kurzen Text ein, um zu sehen, wie sich die Tabelle beim Vergrößern verhält.
Wenn Sie auf den kleinen Pfeil (Pfeilrichtung diesmal rechts) klicken, wird das Zeilenschema wieder aufgerissen.

Allerdings warnt das System vor Überschreiben. Bei Zuschneiden wird bis zur letzten freien Zeile gescrollt (Abbildung 21.17).

Abbildung 21.17: Warnung vor Überschreibung

Sie können direkt Daten eingeben. Sie sehen, dass die eingabefähigen Zellen in normalem Schwarz dargestellt werden. Die grauen Zellen sind gesperrt.

Jetzt können Sie auch planen. Überschreiben Sie das Finanzergebnis für den Planwert mit -120.000.
Die Zelle wird blau, aber sonst passiert nichts. Die Verarbeitung startet aber nicht sofort, sondern muss angestoßen werden. Wählen Sie aus dem Menüband DATEN VERARBEITEN aus (Abbildung 21.18).

Abbildung 21.18: Verarbeiten der Daten

Nun wird auch verteilt und aggregiert.

Die aus dem Webclient bekannten Kürzel für die Eingabe (z.B. +5%) funktionieren hier nicht. Allerdings können Sie Excel-Funktionen nutzen. Beachten Sie allerdings, dass die Formel nach der Eingabe bestehen bleibt.
Verändern Sie den Wert um 5 %, indem Sie die Formel wie in Abbildung 21.19 eingeben, und zwar vor den ursprünglichen Wert =105%*. Klicken Sie wieder auf DATEN VERARBEITEN.

Das Ergebnis sollte wie in Abbildung 21.20 aussehen.

Abbildung 21.19: Eingabe einer Formel in eine Tabellenzelle

Abbildung 21.20: Aktualisierung nach der Werteingabe

Interessant ist, dass die Formel auch nach der Datenverarbeitung bestehen bleibt. Bei vielen Add-ins anderer Produkte wird die Formel überschrieben und die aktuelle Zahl zurückgemeldet.

Die Formel entfernen Sie einfach durch Löschen des Wertes mit der Taste .

Allerdings können wir die gewonnene Erkenntnis der robusten Formen positiv nutzen und eine Nebenrechnung aufbauen, die permanent mit der Planung in der SAP Analytics Cloud verbunden ist. Zwar möchte man als Controller gerne, dass alle Planungsgrundlagen auch in der Planungsanwendung hinterlegt werden. Aber viele Planer erstellen sich gerne eine Nebenrechnung, um zum Beispiel Einzelpositionen zu planen (siehe Kapitel 20 zum Line Item Detail). Eine solche Nebenrechnung kann mit dem Excel-Add-in erstellt werden.

Geben Sie in eine Zelle (zum Beispiel I13–J17) 4 Positionen für einzelne Wertpapiererträge ein. Summieren Sie die Zahlen in der letzten Zelle auf (Abbildung 21.21).

Abbildung 21.21: Eine kleine Nebenrechnung
Verlinken Sie nun die Position Erträge aus Wertpapieren und AUSLEIHUNGEN im Plan mit der Nebenrechnung (Abbildung 21.22) und klicken Sie auf DATEN VERARBEITEN.

Abbildung 21.22: Verlinken der Nebenrechnung
Nun können Sie die Zahlen für die Wertpapiere anpassen. Immer wenn Sie auf DATEN VERARBEITEN klicken, wird die Zahl in der Datenbank aktualisiert.
Außerdem können Sie auch wie in der Story Ihre Änderungen veröffentlichen oder auch verwerfen.

Die Formatierung der Tabelle ist allerdings recht zweckmäßig, aber nicht schön. Das Auge isst ja bekanntlich mit. Sie können zwar die Zellen mit nativen Excel-Mitteln umformatieren, allerdings erfolgt bei der Aktualisierung wieder ein Zurücksetzen auf den ursprünglichen Zustand.

Im Designer können Sie aber die Zahlenformate anpassen, sodass diese Formatierungen nicht überschrieben werden. Daneben stellt die SAP Analytics Cloud Zellenformatvorlagen bereit. Die Formatvorlagen beginnen mit dem Präfix SAC.

Selektieren Sie einen der Zeilentitel und klicken Sie im Menüband START auf ZELLENFORMATVORLAGEN (Abbildung 21.23).
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Zellenformatvorlage.

Abbildung 21.23: Anpassen der Formatvorlagen
In der nachfolgenden Maske können Sie nun die Bereiche auswählen, die formatiert werden sollen (Abbildung 21.24). Nur wo ein Häkchen gesetzt wurde, wird die Formatierung auch angewendet. Klicken Sie anschließend auf FORMATIEREN.

Abbildung 21.24: Anpassung der Formatvorlage
Im vertrauten Excel-Formatierungsdialog können Sie sich nun austoben. Wählen Sie beispielsweise als HINTERGRUNDFARBE Blau (Abbildung 21.25) und als SCHRIFTFARBE Weiß.

Abbildung 21.25: Formatierung der Zellvorlage

Und schon erstrahlt der Bericht in frischen Farben (Abbildung 21.26).

Abbildung 21.26: Das formatierte Ergebnis

Formelmodus

Ist Ihnen das Arbeiten innerhalb von Excel noch nicht flexibel genug? Mit dem Formelmodus können auch ganz freie Berichte gebaut werden. Somit kann jede beliebige Zelle in Excel SAC-Informationen erhalten.

Erzeugen Sie ein neues Excel-Blatt.
Klicken Sie auf FUNKTION HINZUFÜGEN und DATENQUELLE FÜR FORMELN HINZUFÜGEN (Abbildung 21.27).

Abbildung 21.27: Datenquelle hinzufügen
Wählen Sie wieder das ERFI-Modell aus (Abbildung 21.28).
Das System ist auch so freundlich und erstellt gleich eine Formel (Abbildung 21.29). Es wird da auf ein Datenquellenobjekt (DS_1) verwiesen. Hierbei werden automatisch Dimensionsfilter in der Standardauswahl gesetzt. Das Datenquellenobjekt verwenden Sie, wenn Sie eine Formel erstellen. Es können beliebig viele Datenquellenobjekte verwendet werden.

Abbildung 21.28: Auswahl der Datenquelle

Sie können stattdessen auch auf eine bereits erstellte Tabelle verweisen. Hierzu legt das Add-in automatisch einen Namen an.
Nicht immer steht da eine Zahl (Abbildung 21.29). Es könnte auch #WERT! oder #NV sein. Falls dies passiert, klicken Sie auf AKTUALISIEREN.

Abbildung 21.29: Formelergebnis

Aber Formeln können auch über Formelfunktionen von Excel erstellt werden.
Gehen Sie auf die Zelle C3 und klicken Sie auf FUNKTION EINFÜGEN (Abbildung 21.30).

Abbildung 21.30: Funktion einfügen
Wenn Sie die Kategorie SAP Analytics Cloud auswählen, sehen Sie eine ganze Menge SAP-Funktionen (Abbildung 21.31). SAP.GETDATA dürfte die wichtigste sein. Wählen Sie diese aus und bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 21.31: Auswahl einer Formel
Nun können Sie die Datenquelle DS_1 auswählen. Sie können auch weitere Dimensionen innerhalb dieser Formel definieren. Das brauchen wir aber erst mal nicht. Bestätigen Sie mit OK (Abbildung 21.32).

Abbildung 21.32: Parametrisierung einer Formel

Das Ergebnis ist wieder eine Zahl, die sich aus der Anwendung der Standard-Dimensionsfiltereinstellungen ergibt.
Wählen Sie im Designer den Kontenfilter aus (Abbildung 21.33).

Abbildung 21.33: Aufrufen eines Filters
Löschen Sie das Default-Element und Suchen Sie nach Umsatz und wählen Sie diese Position aus (Abbildung 21.34).

Abbildung 21.34: Filtereinstellungen
Die Filtereinstellungen sind Default-Einstellungen und können überschrieben werden.

Bislang ist das Datum in unserer Formel nicht weiter beschränkt. Ergo summiert die Abfrage alle Umsatzelemente über den gesamten Horizont auf.

Schreiben Sie in die Zellen C2 bis E2 die Jahreszahlen 2021, 2022, 2023.
Erweitern Sie die =SAP.GETDATA()-Funktion um zwei weitere Parameter:
- Date
- Verweis auf C2
Kopieren Sie die Funktion aus Zelle C3 auf D3 und E3.

Sie sehen, dass für jede Zelle ein eigener Wert angezeigt wird, eben die Jahreswerte für das ausgewählte Konto (Abbildung 21.35).

Abbildung 21.35: Erzeugen einer Formel
Tragen Sie nun noch eine weitere Dimension ein. Kopieren Sie aus dem Modell ERFI die Kontendefinition und die Bezeichnung für alle Konten mit dem Präfix P (für P&L) und fügen Sie diese an der Stelle A3 ein (Abbildung 21.36).
Tragen Sie nun in C3 die erweiterte Formel aus Abbildung 21.36 ein.

Achten Sie auf die Art der Referenzeingabe: Spaltenreferenzen sollten vor dem Zeilenindex ein $-Zeichen enthalten, Zeilenreferenzen vor dem Spaltenindex. Damit wird sichergestellt, dass die richtige Referenz kopiert wird.

Abbildung 21.36: Erweiterte Formel
Kopieren Sie die Formel der C3 auf die Zellen C3 bis E20.

Nun können Sie auch relativ einfach sortieren.
Markieren Sie dazu eine ganze Zeile, schneiden Sie mit + aus und markieren Sie die Zeile, vor der Sie die ausgeschnittene Zeile einfügen wollen.

Ein wenig Formatierung wäre noch schön.
Markieren Sie nun B2 bis E20 und fügen Sie eine Tabelle ein (Abbildung 21.37).

Abbildung 21.37: Einfügen einer Tabelle
Wählen Sie im folgenden Dialog TABELLE HAT ÜBERSCHRIFTEN aus (Abbildung 21.38).

Abbildung 21.38: Erzeugen von Überschriften

Damit können Sie das Tabellendesign von Excel nutzen. Sie können eine neue Formatvorlage erzeugen.

Wählen Sie dazu das Menüband TABELLENENTWURF, markieren Sie die Checkbox ERSTE SPALTE und wählen Sie eine präferierte Tabellenvorlage aus (Abbildung 21.39). Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie DUPLIZIEREN aus.
Nennen Sie die neue Tabellenvorlage SAC im darauf folgenden Dialog.
Nun können Sie mit Klick der rechten Maustaste die Formate ändern (Abbildung 21.40).
Hier können Sie nun nach Belieben das Standardformat ändern.

Abbildung 21.39: Erzeugen einer Tabellenvorlage

Abbildung 21.40: Ändern einer Formatvorlage
Sie können nun auch einzelne Zellen oder Zeilen / Spalten modifizieren. Hier ist es zu empfehlen, die Excel-Formatvorlagen zu verwenden.

Das Ergebnis könnte vielleicht so wie in Abbildung 21.41 aussehen.

Sie können Ihre Excel-Mappe speichern. Zwar kann die Datei und damit auch das Add-in über Sharepoint oder Teams direkt im Webbrowser aufgerufen und auch mit den beschriebenen Eigenschaften genutzt werden. Dies ist allerdings (noch) nicht in der SAP-Analytics-Cloud-Umgebung möglich. Sie können es zwar im Dateisystem speichern. Beim Aufruf müssen Sie die Datei (temporär) lokal speichern und Änderungen in der Datei (natürlich nicht in den Planungsdaten) wieder hochladen.

Und zu guter Letzt besteht auch noch die Möglichkeit, Datenaktionen aus Excel heraus zu starten. Unsere ERFI-Planung aus Kapitel 16 einschließlich Simulation ließe sich so vollständig in Excel ausführen.

Hierzu wählen Sie den Planungstrigger aus dem Menü aus und konfigurieren den Trigger, wie Sie es schon aus Kapitel 16 kennen (Abbildung 21.42).