Kapitel 15

GuV-, Bilanz- und Cashflow-Reporting

IN DIESEM KAPITEL

  • Aufbau eines Finanzsteuerungsmodells
  • Modellierung von GuV, Bilanz und Cashflow-Rechnung
  • Ableitung einer Cashflow-Rechnung

Unternehmen benötigen einen Indikator, der ihnen eine aussagekräftige Information über die Fähigkeit des Unternehmens gibt, sich aus selbst erwirtschafteten Mitteln zu finanzieren. Diesen Indikator erhalten Sie mit dem operativen Cashflow oder auf Deutsch: dem erfolgsbezogenen Zahlungsüberschuss.

Die Bestandteile der einfachen Cashflow-Rechnung basieren auf den Positionen der GuV. Sie ist meistens recht einfach aufgebaut. Ein verkürztes Beispiel sehen Sie in Tabelle 15.1.

Jahresüberschuss

+

Abschreibungen auf Anlagevermögen (ist im Jahresüberschuss bereits enthalten und muss, da nicht zahlungswirksam, eliminiert werden. Daher das positive Vorzeichen. )

–

Zuschreibungen zum Anlagevermögen (spiegelverkehrt zu den Abschreibungen)

+

Zuführungen zu Rückstellungen (Aufwand in der GuV, nicht zahlungswirksam, daher eliminieren)

–

Auflösungen von Rückstellungen (Ertrag in der GuV)

=

Cashflow

Tabelle 15.1: Ermittlung des Cashflows

Der Jahresüberschuss wird also einfach um Bestandteile korrigiert, die nicht zahlungswirksam sind. Für Abschreibungen, Zuschreibungen und Rückstellungsveränderungen leuchtet das unmittelbar ein: Sie haben nicht weniger Geld in der Tasche, wenn sich die Abschreibungen erhöhen.

Der einfache Cashflow gibt einen ersten Überblick über die erfolgsabhängigen Zahlungsströme. Er ist aber ungenau, denn Umsatz oder Aufwand bedeutet nicht automatisch Geldfluss. Für eine vollständige Abbildung aller Liquiditätseffekte müssen Sie Veränderungen der Bestände der Bilanz, also zum Beispiel Materialbestände oder Verbindlichkeiten, einbeziehen. Warum? Bestandsveränderungen, die Zahlungen zur Folge haben, werden in einer Erfolgsrechnung nicht berücksichtigt. Wenn Sie beispielsweise Materialien kaufen, gleich bezahlen und diese ins Lager nehmen, dann ist das ein sogenannter Aktivtausch und nicht erfolgswirksam. Das Geld für die Materialien ist trotzdem abgeflossen und muss finanziert werden.

Die drei Elemente

  1. Finanzflussrechnung,
  2. Gewinn-und-Verlust-Rechnung und
  3. Bilanz

hängen also miteinander zusammen, wie Sie in Abbildung 15.1 sehen. So leiten sich die Finanzströme aus der GuV und der Bilanz ab. Der Jahresüberschuss geht in die Bilanzposition Eigenkapital, der Zahlungsüberschuss in die liquiden Mittel ein.

Abbildung 15.1: Logik der integrierten Erfolgs- und Finanzrechnung

Behalten Sie bitte immer im Blick, dass Erfolgs- und Finanzsicht miteinander verknüpft sind.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie eine Verknüpfung von Erfolgs- und Finanzsicht vornehmen können:

  • Aufbau einer originären Finanzflussrechnung auf der Basis von Zahlungsgrößen. Eine solche Rechnung ist allerdings schwer mit der Erfolgsrechnung vereinbar, da die Erfolgszuordnung aus Zahlungsvorgängen nicht immer ersichtlich ist. Ein kleines Beispiel hierzu: Sie bezahlen einen Lieferanten, der Ihnen Rohstoffe (Aufwand) und eine Maschine (Investition) geliefert hat. Aus diesem Zahlungsvorgang geht nicht hervor, welcher Teilbetrag des Geschäftsvorfalls einen Beitrag zum kurzfristigen Erfolg des Unternehmens leistet (der andere Teil muss ja über mehrere Perioden abgeschrieben werden). Nur im Zusammenhang mit der Eingangsrechnung ist eine Spaltung auf die Erfolgs- und Bestandskomponenten möglich.
  • Aufbau einer abgeleiteten Finanzflussrechnung, basierend auf einer Bewegungsbilanz. Die Bewegungsbilanz hat die gleiche Struktur wie die Bilanz. Der einzige Unterschied ist der, dass eine Bewegungsbilanz statt des Stichtagswerts die Differenz zweier Perioden pro Bilanzposition darstellt. Durch Gruppierung der Bilanzpositionen erhalten Sie einen Einblick in die Mittelherkunft und die Mittelverwendung. Die erfolgswirksamen Zahlungen werden allerdings nur saldiert als Ergebnisposition ausgewiesen. Somit fehlen wichtige Einblicke in die Struktur der Zahlungen (zum Beispiel die Einzahlungen aus Umsatzvorgängen).
  • Aufbau einer abgeleiteten Finanzflussrechnung, basierend auf den GuV-Größen und der Bewegungsbilanz. Durch die Gruppierung von sachlich zusammenhängenden GuV- und Bilanzpositionen ergibt sich ein aufschlussreiches Bild von der Entstehung und Verwendung der Zahlungsgrößen. So können Sie beispielsweise den Umsatz um die Veränderung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen korrigieren: Eine Erhöhung der Forderungen zwischen zwei Bilanzen bedeutet schließlich nichts anderes, als dass weniger Geld eingenommen als Umsatz gemacht wurde.

Unser Vorschlag für eine Verknüpfung von Erfolgs- und Finanzsicht basiert auf der dritten Variante, wobei die GuV mit der Summe des Ergebnisses eingeht. Dies ist eine Vereinfachung, kann aber auch durchaus detaillierter aufgebrochen werden.

In diesem Teil geht es um zwei Konzepte:

  • Die Einbeziehung von GuV und Bewegungsbilanz zu einer Finanzflussrechnung (dieses Kapitel) und
  • Ableitung von Zahlungsströmen auf der Basis von Geldwerdungsfaktoren (Kapitel 16).

Das Modell und die Verarbeitung sind etwas komplexer im Vergleich zu den bisherigen Beispielen. Aber Sie haben ja schon einiges an Erfahrung gesammelt. Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben immer auf Übereinstimmung mit den Unterlagen, um auch bis zum Schluss durchhalten zu können. Als Ziel winkt eine vollständig abgestimmte Erfolgs- und Finanzplanung.

Konfiguration

Wir benötigen ein neues Datenmodell. Manchmal empfiehlt es sich einfach aus Gründen der Komplexitätsreduktion, Teilaspekte einer Planung in ein eigenes Modell zu packen. Und genau das machen Sie jetzt.

  1. Navigieren Sie hierzu bitte über das Hauptmenü auf Modell und wählen Sie NEU ANLEGEN|MODELL (Abbildung 15.2).

    Abbildung 15.2: Erstellung eines Datenmodells

  2. Wählen Sie wieder den neuen Modelltyp.

    In dem neuen Beispiel nutzen Sie neben den Kennzahlen auch eine Kontendimension, da üblicherweise recht viele Konten zusammenkommen.

  3. Legen Sie folgende Dimensionen an.

    • Produkt mit dem Typ Generisch
    • Region mit dem Typ Organisation
    • Konto mit dem Typ Konto
    • Sonstiges mit dem Typ Generisch
  4. Achten Sie bei der Kontendimension aber auf den Typ Konto. Dies stellt sicher, dass Sie Formeln verwenden können. Ansonsten funktioniert das Beispiel nicht. Ein nachträgliches Ändern des Typs ist nicht möglich.

  5. Ohne mindestens einer Kennzahl geht es im neuen Modell nicht. Legen Sie daher eine Kennzahl (Measure) mit der Bezeichnung Value an, ändern die Anzahl der Dezimalstellen auf 2 und belassen Sie alle anderen Einstellungen wie voreingestellt (Abbildung 15.3).

    Dies ist die Mindestvoraussetzung im neuen Modell. Vorher können Sie auch nicht speichern.

    Das neue Modell sollte wie in Abbildung 15.4 aussehen und 6 Dimensionen enthalten.

  6. Speichern Sie das Modell unter dem Namen ERFI in einem beliebigen Verzeichnis.

    Abbildung 15.3: Anlage einer Kennzahl

    Abbildung 15.4: Das fertige ERFI-Modell

  7. Nun müssen die Stammdaten eingetragen werden. Öffnen Sie hierzu den Dimensionseditor für die Dimension Region.
  8. Erzeugen Sie eine Hierarchie. Diesmal verwenden Sie bitte die Hierarchie aus über- und untergeordneten Elementen (Abbildung 15.5).
  9. Nennen Sie die Hierarchie H1, die Beschreibung können Sie frei lassen (Abbildung 15.6).

Abbildung 15.5: Neue Hierarchie

Abbildung 15.6: Hierarchie definieren

Übernahme der Strukturdaten

Nachdem das Modell aufgebaut ist, können die Strukturen aus einem Excel-Blatt eingelesen werden.

  1. Öffnen Sie die Excel-Datei SacFuerDummiesERFI_Strukturen.xlsx, öffnen Sie das Blatt REGION und markieren Sie die Zellen A2 bis C11 (Abbildung 15.7) und drücken Sie + (Kopieren).

    Abbildung 15.7: Excel-Ausschnitt

  2. Fügen Sie die kopierten Daten aus Excel in die Dimension Region per Einfügen ( + ) ab Reihe 1 ein (Abbildung 15.8) und klicken Sie auf SAVE.

    Abbildung 15.8: Einfügen der Dimensionselemente

  3. Über den Hyperlink auf H1 auf der rechten Seite in Dimensionsdetails kann das Ergebnis als hierarchische Ansicht der Dimension angezeigt und modifiziert werden (Abbildung 15.9).

    Abbildung 15.9: Darstellung der Hierarchie

  4. Befüllen Sie die Dimension Produkt analog zur vorherigen Dimension, das heißt, legen Sie auch hier eine Hierarchie aus über- und untergeordneten Elementen an. Vergeben Sie auch hier die ID H1.
  5. Die Elemente entnehmen Sie über Copy & Paste aus SacFuerDummiesERFI_Strukturen.xlsx vom Blatt PRODUKT (A2 bis C10). Fügen Sie die kopierten Stammdaten wieder in Zeile 1 ein.
  6. Schließen Sie nun den Dimensionseditor.
  7. Machen Sie das Gleiche mit der Dimension Sonstiges (Excel-Tabellenblatt SONSTIGES). Hier brauchen Sie allerdings keine Hierarchie anzulegen.

In der Dimension Date wird der Zeitraum konfiguriert, der im Planungsmodell für Analyse und Planung genutzt werden soll. Zusätzlich können Einstellungen zu gegebenenfalls abweichendem Geschäftsjahr oder eine Aufteilung der Monate und Wochen vorgenommen werden.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil nach oben auf der Dimension Date.
  2. Konfigurieren Sie hier den Planungszeitraum von 2020 bis 2025 und einer Granularität auf der Basis von Monaten (Standardeinstellung). Wir denken weit voraus. Zusätzlich speichern wir Parameter, die für alle Perioden gelten, in der Periode 2025. Setzen Sie zusätzlich die Standardhierarchie auf Jahr, Monat (Abbildung 15.10).

    Abbildung 15.10: Zeitdimension

  3. Nach Änderungen in den Einstellungen klicken Sie noch auf die Schaltfläche AKTUALISIEREN. Dadurch werden die Elemente der Date-Dimension automatisch generiert. Schließen Sie den Dimensionseditor.

Nachdem alle Dimensionen angelegt wurden, müssen noch die Eigenschaften des Planungsmodells festgelegt werden. Hierzu öffnen Sie den Dialog Modelleinstellungen (Abbildung 15.11).

Abbildung 15.11: Konfiguration des Modells

Hier können die grundsätzlichen Eigenschaften wie Zeitraum der Planung, Währung, Zugriffberechtigungen und Protokollierung etc. festgelegt werden (Abbildung 15.12). Details entnehmen Sie der Hilfe.

Abbildung 15.12: Dimensionsansicht eines Modells

  1. Um festzulegen, welche Einstellungen Vorrang bei der Kalkulation haben, wählen Sie im Bereich Strukturpriorität den Punkt Konto aus (Abbildung 15.13).

    Das hat insbesondere bei Berechnungen wie Formeln und Verdichtungen Konsequenzen. Da diese Logik in diesem Beispiel primär die Konten betrifft, sollte diese auch Priorität haben.

Die Musik bei einer integrierten Erfolg- und Finanzplanung spielt in der Kontendimension. Die Dimension Konto ist eine Dimension vom Typ Konto und hat besondere Eigenschaften. Kontendimensionen werden unter anderem dazu verwendet, Berechnungen zu hinterlegen. Auch eine Standardhierarchie ist schon vorhanden. Sie legen zunächst die Elemente in der Dimension Konto an.

Abbildung 15.13: Strukturpriorität

  1. Öffnen Sie die Dimension Konto und erstellen Sie Eigenschaften (Properties) für diese Dimension (Abbildung 15.14).

    Eigenschaften enthalten zusätzliche Informationen über ein Dimensionselement, zum Beispiel zum Filtern, zur Steuerung von Berechnungen oder zur Aggregation.

    Abbildung 15.14: Erzeugen einer Eigenschaft

  2. Bitte definieren Sie die folgenden Eigenschaften in der exakten Reihenfolge, sonst funktioniert das Cut & Paste aus Excel nicht. Achten Sie auch auf die exakte Schreibweise des Schlüssels und auch darauf, dass der richtige Datentyp gewählt wird (Abbildung 15.15). Mit den Attributen wird später die Berechnung gesteuert.

    ID

    Beschreibung

    Typ, Dezimalstellen/Textlänge

    CR

    Cash Referenz

    Text, 256

    VAT

    Mehrwertsteuer

    Dezimal, 2

    BP

    Bilanzverarbeitung

    Text, 256

    Tabelle 15.2: Eigenschaften der Konten

    Abbildung 15.15: Anlegen von Eigenschaften

Achten Sie darauf, dass die Reihenfolge der Eigenschaften und Hierarchien mit der in Abbildung 15.16 gleich ist! Andernfalls werden die folgenden Schritte nicht funktionieren.

Abbildung 15.16: Spaltenüberschriften der Account-Dimension

Eine Menge Arbeit, oder? Aber Sie konfigurieren ja nur einmal. Ohne Fleiß kein Preis.

  1. Wählen Sie aus SacFuerDummiesERFI_Strukturen.xlsx die Registerkarte KONTO aus. Markieren Sie A2 bis S105 und drücken Sie + , um den Inhalt in die Zwischenablage zu kopieren (Abbildung 15.17).

    Abbildung 15.17: Konto-Ausschnitt aus ERFIPlanningStructure.xlsx

  2. Markieren Sie die ganz links stehende Zelle in Zeile 1 des Dimensionseditors und fügen Sie den Inhalt ein (drücken Sie + ). Das Ergebnis sollte wie in Abbildung 15.18 aussehen.

    Abbildung 15.18: Eingefügte Dimensionsdaten

Mit dem Import ist auch die Hierarchie zur Darstellung von GuV, Bilanz und Cashflow-Rechnung übernommen worden. Die Reihenfolge der Positionen innerhalb der Hierarchie ist jedoch über den Kopiervorgang nur bedingt steuerbar. In die Cashflow-Rechnung geht beispielsweise das Ergebnis nach Steuern ein, die aber den Schlüssel P1001 trägt. Dieser wird dann hinter den Cashflow-Positionen, deren Schlüssel mit C beginnen, zugeordnet. Somit landet das Ergebnis beim Cashflow aus betrieblicher Tätigkeit ganz hinten – eher ungewöhnlich.

Es gibt übrigens zwei Konten für Gewinn nach Steuern. Das Erste ist P1000 und geht in die GuV-Hierarchie ein. Das Zweite (P1001) wird davon abgeleitet und geht in die Cashflow-Rechnung ein. Dies ist notwendig, da wir auf eine zweite Hierarchie verzichten. Ein Konto kann aber immer nur einem Knoten zugeordnet werden.

  1. Öffnen Sie die Kontenhierarchie und ziehen Sie das Konto P1001 an die erste Position (Abbildung 15.19).

    Abbildung 15.19: Position von Gewinn nach Steuern in der Cashflow-Hierarchie

    Es werden nun noch einige Kennzahlen zur Berechnung der Bilanz- und Cashflow-Positionen benötigt. Bilanzen enthalten Bestandskonten, während GuV und Cashflow sich aus Bewegungskonten aufbauen. Einige Bilanzkonten lassen sich aus GuV-Konten ableiten (zum Beispiel Rückstellungen). Zur Verbesserung der Nachvollziehbarkeit sollten diese Effekte auf eigene Positionen geschrieben werden. Hierfür verwenden Sie Kennzahlen.

    Abbildung 15.20: Anlegen von Kennzahlen

  2. Fügen Sie drei Kennzahlen hinzu (Tabelle 15.3).

    Name

    Typ, Dezimalstellen

    Zugang

    Dezimal, 2

    Abgang

    Dezimal, 2

    Cashflow

    Dezimal, 2

    Tabelle 15.3: Eigenschaften der Konten

    Zugang und Abgang listen detailliert den Zahlungsfluss auf (nur relevant für die Planung). Der Cashflow enthält GuV-Werte und Bilanzveränderungen.

  3. Klicken Sie dazu auf + (Abbildung 15.20) und lassen Sie Datentyp unverändert, allerdings ändern Sie die Dezimalstellen auf 2 (Abbildung 15.21).

    Abbildung 15.21: Definition neuer (Bewegungs-)Kennzahlen

  4. Speichern Sie Ihr Modell.

Laden der Daten

Bevor Sie weiter an den Analyse- und Planungsberichten arbeiten, müssen die Ist-Daten für 2020–2023 in das Datenmodell aus der Excel-Mappe Istdatenimport_ERFI.csv importiert werden. Details zum Importieren finden Sie in Kapitel 5.

  1. Zuerst wechseln Sie von der Modellstruktur auf die DATENVERWALTUNG (Abbildung 15.22).

    Abbildung 15.22: Dimensionsansicht eines Modells

  2. Um Daten zu importieren, muss zuerst eine Datenquelle oder eine Quelldatendatei in den Bereich Importjobs hinzugefügt werden. Hierzu klicken Sie auf DATEN IMPORTIEREN AUS und dann auf DATEI (Abbildung 15.23).

    Abbildung 15.23: Dimensionsansicht eines Modells

  3. Wählen Sie die Datei SacFuerDummiesIstdatenimport_ERFI.csv aus.
  4. Lassen Sie alles andere unverändert und klicken Sie auf IMPORTIEREN. Danach wird die Datei in den Bereich Importjobs aufgenommen. Mit einem Klick auf IMPORT EINRICHTEN kann der Import konfiguriert werden (Abbildung 15.24).

    Abbildung 15.24: Bereit zum Import

  5. Im Dialog zur Konfiguration des Imports können Sie die Spalten und den Inhalt der Importdatei einsehen. Hier können auch Transformationen etc. vorgenommen werden. In unserem Fall passt alles. Auch die Datentypen (rechts) sind in Ordnung.

  6. Wechseln Sie über WEITER zum nächsten Dialogschritt und gehen Sie anschließend noch einen Schritt weiter.

    Im nächsten Dialog kann eine Zuordnung der Spalten aus der Quelldatei zu den Dimensionen des Datenmodells hergestellt werden. Hier muss aber von Ihnen nichts gemacht werden, die Datenverwaltung findet sofort die Zuordnung der Spalten in der Quelldatei zu den Dimensionen im Planungsmodell.

  7. Klicken Sie auf WEITER (Abbildung 15.25).

    Abbildung 15.25: Feldabgleich

    Im nächsten Schritt könnten Sie den Dimensionsattributen noch Spalten zuordnen. Für unsere Bewegungsdaten benötigen Sie diesen Schritt nicht, da alle Dimensionselemente bereits vollständig mit Attributen versorgt worden sind.

  8. Klicken Sie auf WEITER.
  9. Im Bearbeitungsschritt Import überprüfen kann kontrolliert werden, ob alle Zuordnungen erfolgreich waren. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sollte hier nichts erscheinen.
  10. Mittels IMPORT AUSFÜHREN starten Sie nun den Importprozess (Abbildung 15.26).

    Abbildung 15.26: Import ausführen

  11. Nach dem Starten des Imports müssen Sie nur noch mit FERTIGSTELLEN bestätigen und der Import wird ausgeführt (Abbildung 15.27).

    Abbildung 15.27: Import fertigstellen

Anschließend wird in der Übersichtsseite der Status angezeigt. Bei erfolgreichem Laden sind alle 5 Schritte grün (Abbildung 15.28).

Abbildung 15.28: Erfolgreicher Import

Auf der rechten Seite des Schirms erhalten Sie noch mal eine Zusammenfassung der Ergebnisse (Abbildung 15.29).

Abbildung 15.29: Übersicht über den Import

Datenaktionen

Zur Durchführung der Cashflow-Berechnung sind einige Berechnungen erforderlich. Einiges lässt sich mit Konten- und Kennzahlenberechnungen dynamisch ableiten. Aber manchmal ist es sinnvoll, Zahlen vorab berechnen zu lassen. Insbesondere beim Kopieren von Daten ist dies zweckmäßig. Details zu Datenaktionen finden Sie in Kapitel 9.

  1. Es sollen zwei Datenaktionen erstellt werden. Wechseln Sie dazu zu den Datenaktionen (Abbildung 15.30) und klicken Sie auf die große Schaltfläche DATENAKTION.

    Abbildung 15.30: Erstellung einer Datenaktion

    Die erste Datenaktion soll die Ist-Zahlen als Grundlage der Planung zur Verfügung stellen. Die Ist-Daten werden auf eine Version kopiert.

  2. Nennen Sie die Data Action ERFI Copy Istdaten und wählen Sie Ihr Modell ERFI aus (Abbildung 15.31).

    Abbildung 15.31: Einstellung für die Datenaktion

  3. Erstellen Sie einen Kopierschritt, indem Sie auf die linke Schaltfläche unter Schritt hinzufügen klicken (Abbildung 15.32).

    Abbildung 15.32: Kopierschritt hinzufügen

  4. Nennen Sie den Schritt Istdaten kopieren und filtern Sie nach Version (Abbildung 15.33).

    Abbildung 15.33: Konfiguration eines Kopierschritts

    Die Vorbelegung des Filters ist hier ein wenig verwirrend. TargetVersion (Abbildung 15.33) stellt das spätere Ziel dar und ist in diesem Fall nicht geeignet, da Sie ja die Quelle festlegen wollen.

  5. Wählen Sie aus den Elementen die Version public.Actual aus (Abbildung 15.34).

    Abbildung 15.34: Auswahl der Versionsquelle

  6. Erstellen Sie nun noch eine Kopierregel (Abbildung 15.35). Es sollen Jahresscheiben kopiert werden. Zunächst gehen wir davon aus, dass die Umweltentwicklung konstant bleibt. Kopieren Sie also das Jahr 2022 auf die Jahre 2022 bis 2025.

    Aber wieso 2022? Ganz einfach: Wenn Sie Geldströme aus Bestandskonten ableiten, dann benötigen Sie den aktuellen Bestandwert und den der Vorperiode, aus denen Sie das Delta berechnen. Das erste Planjahr (in unserem Beispiel 2023) braucht somit den Vorperiodenwert. Da die Delta-Berechnung generisch für alle Planjahre ausgeführt wird, braucht Planjahr 1 (in der Version Plan) keine Sonderbehandlung, wenn in der Vorperiode dieser Version der Ist-Wert steht.

    Abbildung 15.35: Dimensionsansicht eines Modells

  7. Speichern Sie die Datenaktion (Abbildung 15.36) in Ihrem Arbeitsverzeichnis und gehen wieder auf das Startbild der Datenaktionen.

    Abbildung 15.36: Speichern der Data Action

Nun leiten Sie aus der Bilanz eine Bewegungsbilanz ab. Die Bewegungsbilanz gibt aber noch keinen geeigneten Überblick über Finanzströme, was ja das Ziel unserer Bemühungen ist. Aber es ist eine notwendige Vorarbeit. Durch Gruppierung der Bewegungen der Bilanz und Erweiterungen um GuV-Positionen in einem weiteren Schritt lässt sich das gesteckte Ziel jedoch erreichen.

Die Bewegungsbilanz hat die gleiche Struktur wie die Bilanz. Der einzige Unterschied ist der, dass eine Bewegungsbilanz statt des Stichtagswerts die Differenz zweier Perioden pro Bilanzposition darstellt. Eine aussagekräftige Cashflow-Rechnung entsteht dadurch, dass man die Struktur der Bewegungsbilanz anpasst. Der operative Cashflow enthält beispielsweise Forderungsveränderungen (Aktiva) und Veränderungen der Verbindlichkeiten (Passiva).

Sie wissen nun, dass die Finanzflussrechnung die Veränderung der liquiden Mittel bestimmt. Den Anfangs- und Endbestand der liquiden Mittel finden Sie in der Position Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente zweier aufeinanderfolgender Bilanzen wieder. Um das Bild zu komplettieren, fehlt nur noch die Veränderung der liquiden Mittel.

  1. Erstellen Sie nun eine neue Datenaktion ERFI Cashflow Berechnung auf dem Modell ERFI (Abbildung 15.37).

    Abbildung 15.37: Konfiguration der Datenaktion

    Wir wollen etwas mehr Dynamik in die Kalkulation bringen. Die gerade eben erstellte Datenaktion für das Kopieren kann nur für festgelegte Perioden verwendet werden. Sind Sie ein Jahr weiter und planen für 2024, muss die Datenaktion angepasst werden. Also jedes Jahr.

  2. Erstellen Sie einen Parameter für den Startzeitraum durch Klicken auf das Symbol mit den geschweiften Klammern. Klicken Sie auf PARAMETER ERSTELLEN (Abbildung 15.38), um die Cashflow-Berechnung mit einer ausgewählten Periode ausführen zu können.

    Abbildung 15.38: Anlegen eines Parameters

  3. Füllen Sie die Felder wie in Abbildung 15.39 aus. Die Dimension ist wieder Date und es wird nur ein einzelnes Element benötigt. Indem auf die Blattebene verwiesen wird, kann die Kalkulation in jedem Monat starten.

    Achten Sie bei Datenaktionen grundsätzlich auf Groß- und Kleinschreibung. Wenn Sie beispielsweise den Parameter anders schreiben als später im Skript, gefällt das dem System gar nicht und die Validierung gibt einen Fehler aus. Die Datenaktion lässt sich natürlich auch nicht ausführen.

  4. Duplizieren Sie den Parameter (Abbildung 15.40) und ändern Sie die ID und den Namen für die Eingabeaufforderung zu Endperiode (Abbildung 15.41).

    Die Berechnung ist nun etwas komplexer als der einfache Kopierschritt.

  5. Erstellen Sie einen erweiterten Formelschritt, indem Sie auf die rechte Schaltfläche unter SCHRITT HINZUFÜGEN klicken und ihn Cashflow Berechnen nennen (Abbildung 15.42).

    Abbildung 15.39: Konfiguration des Parameters

    Abbildung 15.40: Duplizieren des Parameters

    Abbildung 15.41: Bearbeiten des zweiten Parameters

    Abbildung 15.42: Anlage einer erweiterten Berechnung

  6. Geben Sie den folgenden Code in das Skriptfenster ein oder schneiden Sie ihn aus und fügen Sie ihn ein (und überschreiben Sie damit den vorhandenen Standardcode) (Abbildung 15.43):

    CONFIG.GENERATE_UNBOOKED_DATA = OFF
    MEMBERSET [d/Date] = %Startperiode% TO %Endperiode%
    MEMBERSET [d/Measures] = "Cashflow"
    IF [d/Konto].[p/accType]="EXP"
    or [d/Konto].[p/accType] = "INC"
    or [d/Konto].[p/accType] = "NFIN" THEN
    DATA() = RESULTLOOKUP([d/Measures]="Wert")
    ELSE
    DATA() = RESULTLOOKUP([d/Measures]="Wert")
    - RESULTLOOKUP([d/Measures]="Wert",[d/Date]=PREVIOUS())
    ENDIF

Es ist eine einfache Berechnung: Sie arbeiten mit einer Fallunterscheidung: Wenn es sich um ein GuV-Konto (EXP steht für Expense, also Aufwände, INC steht für Income oder Erlöse) oder ein nicht finanzielles Konto handelt (NFIN), kopieren Sie den einfachen Wert. Wenn es sich um ein Bilanzkonto handelt, wird das Delta zur vorherigen Periode kopiert. Das ist auch der Grund dafür, dass Sie, selbst wenn Sie ab Januar planen, Zugriff auf den Dezemberwert benötigen.

MEMBERSET schränkt die Berechnung auf bestimmte Elemente ein. Hier wird sie vom Parameter Startperiode (Parameter müssen mit Prozentzeichen eingerahmt werden) und dem Parameter Endperiode begrenzt. Und die Werte werden durch die MEMBERSET-Einschränkung auf die Kennzahl Cashflow geschrieben. Das Ergebnis sollte Abbildung 15.43 entsprechen.

Abbildung 15.43: Skriptdarstellung

Allerdings will Programmierung auch gelernt sein. Die Entwickler haben sich ein paar Gedanken gemacht, wie man die Einstiegshürde verringern kann. Herausgekommen ist die Visuelle Darstellung (Abbildung 15.44).

  1. Klicken Sie dazu auf VISUELLE DARSTELLUNG.

    Die bedingte Ausführung lässt sich jetzt besser erkennen. RESULTLOOKUP wird nicht dargestellt. Gerne können Sie das Skript auch so erstellen. Aber vielleicht arbeiten Sie mit der papierlosen Variante dieses Werks, sodass Sie mit Kopieren und Einfügen arbeiten können. Dann ist Skript die schnellere Variante.

  2. Speichern Sie die Datenaktion in Ihrem Arbeitsverzeichnis.

Reporting

Jetzt, da wir Daten haben, können wir mit der Erstellung neuer Berichte beginnen. Die Grundlagen der Berichtserstellung haben Sie ja bereits in Kapitel 6 kennengelernt.

  1. Erstellen Sie eine neue Story (Grafikbereich) im klassischen Modus und wählen Sie das Klassische Entwurfserlebnis (Abbildung 15.45). Das klingt verlockend nach einem romantischen Abend, Sie und der neue Bericht … Klicken Sie auf ANLEGEN.
  2. Speichern Sie Ihre Story als ERFI (Abbildung 15.47) in Ihrem Arbeitsverzeichnis).

    Eine Story kann viele Seiten enthalten. Auch hier ist ein wenig Ordnung angebracht.

    Abbildung 15.44: Visualisierung der Berechnung

    Abbildung 15.45: Auswahl des Seitentyps

    Abbildung 15.46: Speichern der Story

    Abbildung 15.47: Der neue Name der Stor

  3. Benennen Sie daher die aktuelle Seite in GuV Ist um (Abbildung 15.48), indem Sie knapp neben dem Seitentitel klicken, sodass das Pop-down-Menü erscheint.

  4. Beginnen Sie mit einer Tabelle, indem Sie auf klicken und wählen Sie das Modell ERFI aus. Hierzu klicken Sie auf ANDERES MODELL AUSWÄHLEN (Abbildung 15.49).

    Abbildung 15.48: Umbenennen einer Story-Seite

    Abbildung 15.49: Modellauswahl

    Anstatt sich nun durch die Verzeichnisse zu klicken, können Sie rechts oben nach ERFI suchen (Abbildung 15.50). Eine gute Namensgebung kann viel Zeit sparen. In meinem Fall sehen Sie beispielsweise zwei Modelle mit gleichem Namen. Der Pfad wird nicht vollständig angezeigt. Und nun? Vergrößern Sie die Namensspalte, dann sehen Sie den vollständigen Pfad. Problem gelöst, aber vermeiden Sie doppelte Modellnamen.

    Der erste Bericht sieht schon mal nicht schlecht aus und zeigt Ihnen die Aktiva-Summe.

  5. Markieren Sie den Bericht und klicken Sie auf das Filtersymbol der Kontodimension im Builder (Abbildung 15.51).

  6. Entfernen Sie das Häkchen von Aktiva und blättern Sie in der Kontenliste etwas nach unten (Abbildung 15.52). Wählen Sie Einbehaltene Gewinne aus.

    Sie sehen, dass es die Wurzel einer Hierarchie ist. Die Hierarchie haben Sie mit dem Datenimport übernommen.

    Die Spalte sieht noch ein wenig mager aus.

    Abbildung 15.50: Suchen nach einem Modell

    Abbildung 15.51: Der erste Bericht

  7. Ergänzen Sie noch die Dimension Date (Abbildung 15.53 und Abbildung 15.54).

Im Spaltenkopf erscheint nun die neue Dimension, allerdings mit dem Auswahlelement (all), was nicht zweckmäßig ist, denn es ist ja noch gar nicht bekannt, wie viele Jahre geladen wurden. Insofern ist eine Filterung nach Jahren sinnvoll. Man kann nun nach Elementen oder Datumsbereichen filtern (Abbildung 15.55).

Wir präferieren die Elementauswahl, aber das ist nur der persönliche Geschmack (Abbildung 15.55).

Abbildung 15.52: Kontenauswahl

Abbildung 15.53: Spaltendimension hinzufügen

Abbildung 15.54: Auswahl der Datumsdimension

Abbildung 15.55: Filterauswahl

  1. Wählen Sie 2021, 2022 und 2023 aus (Abbildung 15.56).

    Das Element 2024 wird nicht angezeigt, da noch keine Daten vorhanden sind. (In 2025 sind Hilfsdaten hinterlegt.) Das liegt daran, dass das System standardmäßig die Eigenschaft Nicht gebuchte Elemente anzeigen (Abbildung 15.56) deaktiviert. Dies erhöht die Performance des Systems.

    Abbildung 15.56: Auswahl der Jahre

  2. Verbreitern Sie das Tabellenelement ein wenig, sodass die drei Jahre sichtbar sind. Lösen Sie nun die Kontenhierarchie bis zur untersten Ebene auf (Abbildung 15.57). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeilentitel Konto und wählen Sie die unterste Ebene aus.

    Abbildung 15.57: Zeilenaufriss

  3. Vergrößern Sie das Tabellenobjekt noch ein wenig vertikal. Klicken Sie im Builder auf  und ändern Sie die Tabellenvorlage auf Berichtslayout (Abbildung 15.58). Ignorieren Sie die Warnung bezüglich der Zurücksetzung von Stilen.

    Abbildung 15.58: Auswahl des Berichtslayouts

Lassen Sie sich von einer Warnung nicht stören. Das Ergebnis sollte wie in Abbildung 15.59 aussehen. Das sieht doch schon sehr aufgeräumt aus.

Achten Sie auf die Kontenlogik. Das Finanzergebnis enthält nur positive Einträge und ist dennoch negativ. Warum das? Das hängt mit dem Kontenattribut in der Modellkonfiguration zusammen. Ein Blick in die Kontendefinition hilft. Eines der drei Unterkonten ist als Aufwand (englisch Expense und kurz EXP) gekennzeichnet (Abbildung 15.60) und weist den größten Wert auf. In das Finanzergebnis muss dieser Wert negativ eingehen. Dementsprechend ist die Verdichtung Finanzergebnis, die als Income gekennzeichnet ist, negativ. Das ist manchmal etwas verwirrend. Insofern sollte man sich der dahinter stehenden Logik bewusst sein.

Abbildung 15.59: Die GuV-Darstellung

Das Arbeiten mit dem Kontotyp kann hilfreich sein. Nach dem landläufigen Verständnis sind Erträge positiv und Aufwände negativ. Nicht allerdings in Buchhaltungssystemen, wo dies aufgrund der Soll/Haben-Logik umgekehrt ist.

Allerdings möchte man häufig Erträge und Aufwände positiv eingeben. Wenn beispielsweise eine Kostenstellenplanung nur Kosten enthält, müsste man überall ein Minus mitgeben. Das ist umständlich. Daher kann man das System so konfigurieren, dass ein Konto über den Kontentyp als Aufwand oder Ertrag (oder auch Aktiva oder Passiva) erfasst wird. Die SAP Analytics Cloud weiß dann, dass bei einer Aufsummierung von Aufwand und Ertrag eine Subtraktion durchgeführt wird. Damit ergibt sich auch eine GuV einfach nur aus einer Aufsummierung aller beteiligten Konten.

Abbildung 15.60: Kontendefinition des Finanzergebnisses

Die Steuerlogik (Abbildung 15.61) wird im Beispiel über Formeln dargestellt. Dies ist in zweierlei Hinsicht vielleicht sogar zu stark vereinfachend:

  • Die Steuerermittlung erfolgt in der Regel nur einmal jährlich. Bei uns wird sie monatlich ermittelt.
  • Durch Verlust- und Gewinnvorträge und so weiter ist eine einfache automatische Berechnung der Steuerlast wie in Abbildung 15.61 für Ist-Daten deutlich komplexer. Die voreinstellte prozentuale Ermittlung wird daher kaum eingehalten werden. Hier übernimmt man besser die effektiven Steuerbuchungen direkt aus dem Import der Finanzbuchhaltung.

Abbildung 15.61: Steuerermittlung

  1. Erstellen Sie nun einen ähnlichen Bericht für Bilanzen auf einer zusätzlichen Seite mit dem Namen Bilanz Ist. Hierzu duplizieren Sie einfach die Berichtsseite (Abbildung 15.62) und benennen diese um.
  2. Wählen Sie im Builder den Filter für die Kontendimension aus und wählen Sie die (Konten-)Knoten Aktiva und Passiva aus (Abbildung 15.63). Und vergessen Sie nicht, den Knoten Einbehaltene Gewinne zu deselektieren.
  3. Erstellen Sie nun noch eine weitere Seite für den Cashflow mit dem Namen Cash Flow Ist. Sie haben ja schon etwas Übung darin.

    Abbildung 15.62: Duplizieren der GuV-Seite

    Abbildung 15.63: Bilanzknotenauswahl

  4. Entfernen Sie die ausgewählten Elemente auf der rechten Seite und wählen Sie Nettoerhöhung / -verminderung Barmittel (Abbildung 15.64).
  5. Vergrößern Sie das Tabellenobjekt so, dass alle Zeilen und Spalten sichtbar sind. Das Ergebnis sollte wie in Abbildung 15.65 aussehen.

Allerdings sind die Zahlen noch, gelinde ausgedrückt, grober Unfug. Bestands- und Bewegungsgrößen zu einer Flussrechnung, was die Cashflow-Rechnung nun mal ist, zu addieren, hat etwas von Äpfeln und Birnen: Es ist unsinnig.

Abbildung 15.64: Cashflow-Knotenauswahl

Abbildung 15.65: Cashflow-Rechnung mit falschen Werten

Nehmen Sie beispielsweise die RHB-Stoffe. Deren Verbrauch geht über die Aufwände der GuV in die Cashflow-Rechnung ein. Wenn Sie aber nun das Bestandskonto, das in Abbildung 15.65 angezeigt wird, nehmen, tut die Cashflow-Rechnung so, als ob der gesamte Lagerbestand in der Periode gekauft wurde, was einen Abfluss von etwas über -7 Millionen Euro bedeutet. Die für 2022 korrekten Werte ermitteln sich aber aus dem Anfangsbestand (ca. 6,9 Millionen), dem Zugang (zahlungswirksam, das ist der Wert, der relevant ist) und dem Abgang in die Produktion (über Aufwände bereits als zahlungswirksam berücksichtigt). Also muss nur noch die Differenz zwischen Zugang und Abgang berücksichtigt werden. Und das ist ja genau das Delta zwischen Anfangs- und Endbestand.

Es ist also noch ein wenig Arbeit notwendig.

  1. Rufen Sie den Designer / Builder noch mal für das Tabellenobjekt auf und ändern Sie die Kennzahlenfilter (Abbildung 15.66) zu Cash Flow. (Vergessen Sie nicht, den Haken bei Wert zu entfernen.)

    Nun sind alle Werte weg, aber das soll uns nicht weiter stören. Sie müssen eine unserer Datenaktionen ausführen, um Werte zu sehen.

    Abbildung 15.66: Anpassung des Kennzahlenfilters

  2. Erzeugen Sie einen Auslöser für Planungen. Eine liebevolle Übersetzung für Planning Trigger. Hierzu wählen Sie aus der Menüleiste über das neue Objekt aus (Abbildung 15.67).

    Abbildung 15.67: Hinzufügen eines Auslösers

  3. Nun müssen Sie noch den Auslösertyp wählen. Wir haben bislang nur eine Datenaktion definiert. Wählen Sie also AUSLÖSER FÜR DATENAKTION.
  4. Wählen Sie die Data Action ERFI Cashflow Berechnung aus. Tippen Sie einfach die ersten Buchstaben in das Textfeld ein (Abbildung 15.68).
  5. Nennen Sie die Kalkulation Cashflow Berechnung.

Damit Sie beim Starten der Berechnung nicht jedes Mal die Parameter eingeben müssen, sollten Sie die Eingabeart auf Festwert setzen und Standardwerte auswählen. Für die Zielversion ist dies Actual und für die Startperiode Feb (2020).

Abbildung 15.68: Parametrisierung des Planungstriggers

Warum Februar 2020 und nicht Januar? Für Januar 2020 ist die CF-Berechnung nicht sinnvoll, da Bilanzwerte für Dezember 2019 fehlen, die aber als Grundlage für Januar 2020 notwendig sind. Der Algorithmus würde ja sonst den Januarbestand nehmen, da Dezember 2019 null ist. Somit würden wieder Äpfel mit Birnen addiert und das ist nicht gut.

  1. Führen Sie die Cashflow-Berechnung durch. Ihre Zahlen sollten wie in Abbildung 15.69 aussehen.
  2. Machen Sie den Test und vergleichen Sie die Cashflow-Veränderung mit der Bilanz. Stimmt die Cashflow-Position Nettoerhöhung / -verminderung Barmittel (Abbildung 15.70) mit dem Delta der aktuellen Periode zur Vorperiode der Bilanzposition Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente (Abbildung 15.71) überein? Reißen Sie dazu exemplarisch 2022 auf.

    Abbildung 15.69: Cashflow-Rechnung

    Abbildung 15.70: Veränderung der Barmittel auf Monatsebene

Schauen Sie sich exemplarisch dazu einen abgeleiteten Wert an: In der Cashflow-Rechnung sehen Sie das Konto Forderung aus Lieferungen und Leistungen (Abbildung 15.70). Wie schon erläutert, interessiert bei dieser Ableitung nur das Delta der Bilanzkonten. Im Februar 2022 haben sich die Ursprungsdaten aus der Bilanz, nämlich die Forderungen um 5074,- reduziert, wie Sie auch in Abbildung 15.72 erkennen können: Konkret stehen auf dem Konto B1310 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Jan 2022 2.481.104 und Feb 2022 2.476.030 auf der Kennzahl Wert.

Ist das Delta in der Cashflow-Rechnung nun positiv oder negativ? Positiv, denn eine Forderungsreduktion bedeutet einen erhöhten Geldzufluss. Wenn Sie nun das Bilanzkonto in der Cashflow-Rechnung wiederverwenden würden, würde zwar das Delta berechnet werden, allerdings mit einem falschen Vorzeichen, da das Delta ja negativ ist. Das Kontoattribut sollten Sie nicht ändern, da sonst die Bilanz »ungewöhnlich« rechnet. Deswegen haben wir uns entschieden, die Cashflow-Konten von den Bilanzkonten über eine Formel abzuleiten.

Abbildung 15.71: Barmittel im Monatsbestand

Abbildung 15.72: Forderungsentwicklung

Der Cashflow-Effekt wird für das Cashflow-Konto C1310 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen mit der Formel -B1310 berechnet. Es ergibt sich also aus der Cashflow-Kalkulation (Datenaktion)

Feb2022|C1310Kennzahl Cashflow =
Details( B1310) =
-(
-Feb2022|B1310|Wert2.476.030
-Jan2022|B1310|Wert2.481.104
)
=5074

Schauen wir uns noch mal die Kontendefinition dazu an. Die Cashflow-Positionen wurden fast alle aus den Bilanzkonten abgeleitet (Abbildung 15.73).

Abbildung 15.73: Cashflow-Kontendefinition

Hierbei haben wir übrigens auf die Kontenlogik bewusst verzichtet und alles als INCOME markiert. Da sich gerade die Bestandskonten drehen können, ist eine konsequente Kontenlogik eher verwirrend. Man könnte auch INC weglassen, allerdings müsste dann auch die Referenzierung auf die jeweiligen Aktivkosten ohne Minuszeichen erfolgen.

Es fällt die Verwendung der Funktion Details() auf. Dies ist notwendig, da ansonsten der Jahreswert der Cashflow-Konten ebenfalls aus dem Jahreswert der ursächlichen Bilanzkonten (und zwar aus der Bestandsdifferenz aus dem Dezember) ermittelt wird und sich nicht durch Verdichtung ergibt. Dazu betrachten wir die Jahreswerte. Die Differenz der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen für 2022 ist -15.350,- (Abbildung 15.74).

Abbildung 15.74: Bilanzveränderung über das Jahr

Würde man die Funktion weglassen, würden in der Cashflow-Rechnung als Delta 50.881,- ausgewiesen werden (Abbildung 15.75). Warum?

Das hängt damit zusammen, dass die Delta-Kalkulation für die Bilanzkonten ausgeführt wird. Bilanzkonten werden aufgrund des Kontenattributs aber anders verdichtet als GuV-Konten: Es wird immer die letzte Periode, also Dezember verwendet, anstatt die Monate aufzuaddieren. Ohne Detail() wird nun auf Jahresebene einfach der Dezemberwert übernommen, und der ist falsch. Sie sehen, so hilfreich die Kontenlogik ist: Man sollte immer wissen, was man tut.

Abbildung 15.75: Falsche Verdichtung