»Ein mündlicher Vertrag ist nicht das Papier wert,
auf dem er geschrieben steht.«
Samuel Goldwyn
Mein ehemaliger Steuerberater hat mir vor Jahren eine Vorabrechnung für die Steuererklärung gestellt, die noch gar nicht fertig war, und dennoch deutlich über dem besprochenen Komplettpreis lag. Ich griff zum Telefon und sprach ihn darauf an, aber leider konnte er sich nicht mehr an die Vereinbarung erinnern (auch damals ein Telefongespräch), aber er sicherte mir zu, dass zumindest keine weiteren Kosten entstehen würden und mit der Zahlung nun alles erledigt wäre. Ein halbes Jahr später flatterte mir noch eine Rechnung ins Haus, wieder für die gleiche Steuererklärung. Und wieder griff ich zum Hörer und erinnerte ihn an das letzte Gespräch. Und wieder konnte er sich nicht daran erinnern.
Nach Stunden harter Verhandlungen – Diskussionen, Streits, Versöhnungen – löst sich alles in Wohlgefallen auf und Sie einigen sich. Aber wie oft haben Sie schon erlebt, dass sich der andere nach ein paar Tagen an wichtige Punkte scheinbar gar nicht mehr erinnert?
»Nein, darüber hatten wir gar nicht gesprochen.« Und Sie stehen dumm da. Eine Zusage bedeutet lediglich, dass der andere in diesem Moment mit etwas einverstanden ist. Es schriftlich festzuhalten aber heißt, nicht mehr darauf angewiesen zu sein, dass sich Ihr Gegenüber noch erinnern kann oder erinnern will.
Ob Sie nun einen formellen Vertrag oder nur eine Vereinbarung aufsetzen – machen Sie es sich zur Gewohnheit, direkt nach der Verhandlung die wichtigsten Punkte aufzuschreiben und von beiden Parteien unterzeichnen zu lassen. Was Ihnen im ersten Moment überflüssig erscheint, erweist sich ein paar Tage später schon als unschätzbare Erinnerungsstütze. Lassen Sie es unterschreiben, aber formulieren Sie es vorsichtig. Menschen sind zögerlich, wenn man ihnen etwas vorlegt und sagt: »Unterschreiben Sie hier!« Sie werden mit einer kleinen Variation der Wortwahl viel erfolgreicher sein: »Wenn Sie bitte Ihren Namen daruntersetzen könnten.«1
Schreiben Sie nach der Verhandlung nicht nur die Verhandlungsergebnisse auf, sondern machen Sie auch eine Liste, wer nun was zu tun hat.2 »Wir haben uns auf ein Urlaubsziel für unseren Familienurlaub geeinigt. Aber wer bucht jetzt das Hotel? Wer kümmert sich um die Flüge? Wann genau im August fliegen wir?«
Menschen überschätzen Ihr Gedächtnis und das Ihres Gegenübers. Sie werden sich schon nach einigen Wochen nicht mehr an Details erinnern. Daher: Setzten Sie sich direkt nach der Verhandlung hin – gegebenenfalls mit Ihrem Team – und notieren Sie jeden wichtigen Punkt: Was haben Sie vereinbart? Was ist noch offen? Was ist noch zu klären?
Es spielt keine Rolle, ob Sie hochkomplexe und langwierige Verhandlungen führen oder nur einen Preis für Ihre Steuererklärung absprechen.
Wie alle Ereignisse, so hat auch der Ausgang jedes Gesprächs immer drei Seiten: meine, deine und die Wahrheit. Jeder sieht etwas anderes und interpretiert Geschehenes um. Daher ist es wichtig, die Ergebnisse in Ihrem Sinne festzuhalten. Ein Verhandlungsprotokoll anzufertigen, ist von unschätzbarem Wert. Wenn Sie das Protokoll schreiben, können Sie die Punkte so gewichten, wie es Ihnen am besten passt und sogar Unliebsames weglassen. An das Ende können Sie die Agenda für das nächste Treffen hängen.
Die meisten Menschen sind zu faul, ein Protokoll zu schreiben, und sie sind sogar zu faul, es zu lesen – umso besser für Sie. Eine Gesprächsnachbereitung zu verschicken, ist nicht nur nett und aufmerksam, es bringt Ihnen handfeste Vorteile; und zwar wenn Sie Ihre Notizen später an Ihre Verhandlungspartner schicken mit dem Kommentar: »Ich bin sehr froh, dass wir uns über folgende Punkte geeinigt haben …« oder: »Anbei das Protokoll.« Dazu eventuell noch: »Wenn ich nichts von Ihnen höre, gehe ich davon aus, dass Sie einverstanden sind.« Wenn Sie jetzt nichts hören oder der andere sogar bestätigt, ist das fast so viel wert wie ein schriftlicher Vertrag. Beim nächsten Treffen können Sie gegebenenfalls sofort kontern: »Sie hatten explizit zugestimmt, dass Sie innerhalb einer Woche liefern werden. Von einer Mindestabnahmemenge war nicht die Rede. Das stand im Protokoll, und Sie haben nicht widersprochen.«
Sie müssen noch nicht einmal bis nach der Verhandlung warten, um Ihre Notizen zu nutzen. Donald Trump verwendet während der Verhandlung eine »We – They«-Liste, auf der er jeden Verhandlungspunkt aufführt: links seine Position, rechts die des Gegenübers.3 Nicht nur, dass die Verhandlung so übersichtlicher wird, Sie sehen sofort jeden Widerspruch Ihres Gegenübers und können Ihn effektiv darauf aufmerksam machen: »Vor einer Stunde hatten Sie einem Stundenlohn von 150 Euro bis zum Ende des Kalenderjahres zugestimmt.« Wie im Kapitel über Fairness schon besprochen: Niemand widerspricht sich gern selbst. Mit einfachen und detaillierten Notizen haben Sie einen wirksamen Hebel.
Viele Biografien aus der Bahnhofsmission beginnen mit »Ich hatte ihm vertraut«: Man gründete ein Unternehmen mit einem Freund.4 Man begann als Partner, die kleinen Diskussionen wurden häufiger, und aus Freundschaft wurde erst Abneigung und dann Hass.
Überlegen Sie nicht, wie ehrlich Ihr Verhandlungspartner ist, wenn alles gut ist; sondern wie unehrlich er ist, wenn er Geld riecht, ganz nach Bertolt Brecht kommt erst das Fressen und dann die Moral. Außerdem: Wenn der andere einen Vorteil sieht, wird das selektive Gedächtnis dominanter. Wie leicht ist es, eine mündliche Absprache zu vergessen oder umzuinterpretieren, wenn sie ein paar Hunderttausenden im Wege steht?
Das Empire State Building ist nicht nur ein außergewöhnlich hohes und schönes Gebäude, es ist noch aus einem weiteren Grund eine absolute Ausnahme: Der Bau war fünf Millionen Dollar billiger und wurde anderthalb Monate schneller fertig gestellt als veranschlagt. Jeder, der auch nur mal einen Carport gebaut hat, kann sich vorstellen, wie unwahrscheinlich so etwas ist. Baufirmen gehen häufig pleite. Denn Unkosten zu kalkulieren, ist generell nicht leicht und je unübersichtlicher die Ausgaben – und beim Bauen sind sie das –, desto wackliger die Kalkulation. Seien Sie klug und vereinbaren Sie alles schriftlich. Gerade wenn es sich um eine kompliziertere Angelegenheit handelt.
Wenn Ihr Geschäftspartner den Vertrag aufsetzt, lesen Sie ihn sehr aufmerksam durch, auch wenn er behauptet, es sei ein Standardvertrag. Und wenn Sie die Änderung einzelner Klauseln forderten und einen geänderten Entwurf bekommen, lesen Sie nochmal alles. Es kommt nicht selten vor, dass findige Geschäftsleute bei dieser Gelegenheit auch andere Punkte ändern. Eine durchaus beliebte Methode ist es, einen Vertrag in Ihrem Sinne zu entwerfen, der aber ein, zwei Punkte enthält, von denen man genau weiß, dass Sie etwas dagegen haben werden und Änderungen fordern werden. Wenn Sie nun den veränderten Vertrag vor sich haben, liegt Ihre Aufmerksamkeit auf diesen Klauseln und Ihnen entgeht, dass Ihr Gegenüber ganz andere Klauseln zu seinen Gunsten verändert hat.5 Irreführung (Misdirection) ist hier die Devise, so wie ein Zauberkünstler den Moment des Verschwindens eines Gegenstands dafür nutzt, einen anderen heimlich aufzunehmen. Natürlich können Sie klagen, aber Gerichte sind grundsätzlich zu meiden, wenn Sie Zeit, Effektivität und Zuverlässigkeit schätzen. Denken Sie immer daran: Es halten sich mehr Gauner außerhalb von Gefängnismauern auf als innerhalb.6
Kern eines Vertrags muss die Vertragsstrafe sein. Was passiert, wenn der andere seinen Teil nicht erfüllt? Die wichtigsten drei Wörter nach der Vereinbarung sind »Was wäre, wenn…«. Wenn Sie eine Ferienwohnung vermieten, klären Sie, was wäre, wenn die Möbel beschädigt würden. Natürlich kann nicht jede Eventualität geklärt werden, aber die wesentlichen Dinge und vor allem die Konsequenzen müssen in Ihrem Vertrag bedacht werden. Damit ist Ihre Machtposition auch nach dem Vertragsschluss hoch und niemand spekuliert – meist mit einer Verzerrung zu seinen Gunsten –, wie die rechtlichen Folgen aussehen sollen.
Nehmen wir an, Sie haben ein schwebendes Handy erfunden. Der Prototyp ist der Renner. Ein Venture Capital-Geber tritt an Sie heran und stellt Ihnen einen zweistelligen Millionenbetrag zur Verfügung. Er möchte dafür die Mehrheit an Ihrem Unternehmen besitzen, versichert Ihnen aber, dass er schon in einem Jahr aussteigen, also den Exit will und Sie dann wieder Mehrheitseigner sind.7 Solche Zusicherungen sind schön und gut, aber nicht genug. Wenn der andere Ihnen sagt, dass ein Gentlemen’s Agreement doch genüge, dann haben Sie einen guten Grund, Vertragsstrafen zu formulieren: Wenn er sich so sicher ist, dass er alles einhält, dann hat er ja nichts zu befürchten. »Es hat keine Bedeutung, aber ich fühle mich damit einfach besser«, können Sie sagen. »Natürlich vertraue ich Ihnen. Ich weiß, dass alles klappen wird und es keine Probleme zwischen uns gibt. Aber mein Anwalt/Mann/Partner besteht darauf.«8 Stellen Sie es also nicht als Zeichen des Misstrauens, sondern als standardisiertes Verfahren dar.
Sicherlich gibt es Verhandlungen, bei denen Sie keine Vertragsstrafen einbauen können. Was können Sie tun, wenn Sie etwa mit Ihrer elfjährigen Tochter vereinbaren, dass Sie einen Hund bekommt, wenn sie mindestens einmal am Tag mit ihm Gassi geht, sie nach ein paar Wochen aber schon keine Lust mehr hat? Sie haben keinen Vertrag mit Einschläferungsoptionsklausel und müssen nun jeden Abend viel zu viel Zeit mit einem Ihnen vom ersten Tag an unsympathischen Fellbündel verbringen.9
Wenn sich Ihr Kind nicht an Vereinbarungen hält, dann seien Sie sich im Klaren darüber, dass auch Kinder Erwartungen an Eltern haben, die diese in ihren Augen nicht erfüllen. Auch wenn man sie nicht schriftlich festhält, so kann man die gegenseitigen Erwartungen klar vereinbaren, und zwar mit Konsequenzen für den Fall der Enttäuschung.10 Es ist für die Entwicklung sogar sehr wichtig, dass das Kind die Konsequenzen seines Tuns erkennt: Wenn Ihr Kind einmal bis Mitternacht wach war und am nächsten Morgen in der Schule todmüde ist, dann ist das langfristig deutlich wirksamer, als das Kind ins Bett zu zwingen. Auf Vereinbarungen übertragen: Mit Ihrer Tochter würden Sie vor dem Hundekauf vereinbaren, dass sie, wenn sie sich nicht an ihren Teil der Abmachung hält, zum Beispiel ein Jahr lang nicht bei Freundinnen übernachten darf.
In Situationen, in denen Vertragsstrafen nicht möglich sind, sollten Sie also immer klar vereinbaren, was passiert, wenn sich Ihr Gegenüber nicht an seinen Teil der Abmachung hält.
MEDIATION & CO.
Unter Shuttle-Diplomatie vesteht man, dass ein Vermittler zwischen beiden Parteien hin und her pendelt und jedem die Position des anderen erläutert. Gerade in sehr festgefahrenen Konflikten wird diese Methode verwendet. Allerdings ist es kein optimales Vorgehen, da hier nur der Vermittler das Gesamtbild der Situation sieht.11
Arbitration ist dagegen keine Verhandlung zwischen zwei Parteien, sondern eher wie ein privater Gerichtsprozess, bei dem der Arbitrator am Ende ein Urteil fällt.12
Ein Mediator dagegen hilft den Parteien, eine Einigung zu finden. Daher spricht man dabei auch von »assistierter Verhandlung« (Assisted Negotiation).13 Mediation ist mittlerweile eine sehr beliebte Alternative zu Gerichten, sie ist günstiger als Arbitration und führt häufig zu besseren Ergebnissen.14 Mediation ist nichts Neues, sondern wohl so alt wie Konflikte selbst, weshalb man dabei auch von dem »zweitältesten Beruf der Welt« spricht. Ein guter Mediator muss das Gleiche beachten wie jeder gute Verhandler. Allerdings ist die Fähigkeit, zu beiden Parteien Rapport herzustellen, die wohl wichtigste Eigenschaft für einen erfolgreichen Mediator.15
Der Mediator wird am besten dann eingeschaltet, wenn Sie nicht so recht weiterkommen, aber noch nicht zu viel Ärger aufgestaut ist, damit eine Kommunikation weiterhin möglich ist. Verhandlungsprofis nennen diesen Punkt Ripeness, also Reife, da die Verhandlung wie eine Frucht nicht am Anfang der Entwicklung aber auch nicht schon verfault sein darf.16
Seien Sie fair zu Ihrem Vermittler: Eines der Hauptprobleme für jeden Vermittler ist die Tatsache, dass beide Parteien wegen der schon besprochenen Wahrnehmungsverzerrungen dazu neigen, ihn als parteiisch im Dienste des anderen zu sehen.17
»Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform«, steht am Ende vieler Verträge. Was bedeutet das? Vor allen Dingen eines: Der Vertrag ist nachverhandelbar. Jeder Vertrag ist nichts anderes als eine Verhandlungsposition.18 Warum aber sollte Ihr Gegenüber sich überhaupt von Ihnen breitschlagen lassen, einen bereits unterschriebenen Vertrag nachzuverhandeln? Ganz einfach: Weil er es will.
Die Nachverhandlung ist dann sinnvoll, wenn man merkt, dass ein Punkt der Vereinbarung nachteiliger ist, als man dachte. Möglicherweise hatten Sie vergessen, ein Zahlungsziel in den Vertrag einzufügen, was dazu führt, dass Sie nach jeder Rechnungsstellung aus Angst vor einer drohenden Zahlungsunfähigkeit tagelang zitternd in Ihrem Keller kauern, bis das Geld eingetroffen ist. Es kann nun durchaus sein, dass Ihr Geschäftspartner sowieso immer spätestens nach einer Woche zahlt und er Ihnen ohne Weiteres entgegenkommen könnte. Und vielleicht hat auch er einen Punkt in Ihrem Vertrag gefunden, der ihn stört, und den auch Sie ohne Probleme ändern könnten.
Tatsache ist: Nach der Vertragsverhandlung ist die Situation oft eine andere und Änderungen des Vertrages können hier für beide Seiten sinnvoll sein.
Umgekehrt gilt ebenfalls: Wenn Ihr Verhandlungspartner plötzlich den Vertrag nachverhandeln will, blocken Sie nicht ab. Hören Sie sich das Ansinnen Ihres Gegenübers an und fragen Sie sich, ob Sie bei dieser Gelegenheit auch Ihre Interessen einbringen können.
Was nützt es der einen Partei, einer von 100 Gläubigern in einem Insolvenzverfahren des Vertragspartners zu sein? Gerade ab einem gewissen Volumen ist die Wirtschaftlichkeit des Geschäftspartners im gegenseitigen Interesse. Das beste Beispiel hierfür sind Firmen, die mit ihren Vermietern über ihre Gewerberäume verhandeln: Die Nachverhandlung – oder Erpressung, wie Vermieter sie nennen – ist hier sogar üblich.
Der britische Verhandlungsexperte Gavin Kennedy empfiehlt seinen Klienten eine sehr aggressive Methode, wenn das Gegenüber die Nachverhandlung ablehnen sollte. Demzufolge sollen Sie Ihre Ansprüche aus dem Vertrag derartig überstrapazieren, dass Ihr Gegenüber Sie schließlich um eine Änderung anfleht. Wenn Sie etwa ein Servicepaket in Ihrem Vertrag vereinbart haben, so ist darin wohl kaum eine maximale Anzahl der Anrufe vermerkt, die Ihre Mitarbeiter bei der Hotline tätigen dürfen. Und so lassen Sie Ihre Mitarbeiter wegen der kleinsten Kleinigkeit fünfmal anrufen und jedes Mal Techniker einbestellen. Nach Hunderten von Anrufen, Dutzenden von Technikerbesuchen und Austauschteilen hat auch Ihr Vertragspartner die Nase voll. Wenn man Ihnen andere Geräte anbietet, lehnen Sie ab. Wenn man versucht, den Service zu deckeln und ein Limit der Technikerbesuche anzusetzen, drohen Sie mit Kündigung des Vertrags. Ihre Chance ist hoch, dass innerhalb des anderen Unternehmens nun derjenige, dem Kosten entstehen – hier der Kundenservice – interveniert und Sie Ihre Vertragsänderung oder gar Kündigung durchsetzen. Im Kleinen funktioniert das ebenfalls: Sie rufen die Telekom täglich fünfmal an und bestellen wöchentlich den Techniker, weil etwas mit dem WLAN nicht funktioniert. Nach ein paar Wochen schließlich bekommen Sie die Kündigung und können nun endlich den Anbieter wechseln. Nicht die eleganteste Verhandlungstechnik, aber manchmal muss man sich die Finger schmutzig machen.
OVERCOMMITMENT
Seien Sie stets bereit, zu gehen, wenn es irrational wäre, weiterzumachen.
Nutzen Sie das Overcommitment-Phänomen bei Ihrem Gegenüber, indem Sie am Ende noch kleine Forderungen stellen.
DROHUNGEN
Drohungen sind nicht zu empfehlen. Falls Sie doch drohen, tun Sie es geschickt.
Reagieren Sie richtig auf Drohungen Ihres Gegenübers.
Verwenden Sie den Walkout selten und klug.
DIE GOLDENE BRÜCKE
Bauen Sie dem anderen eine goldene Brücke, über die er zu Ihnen kommen kann.
Verfassen Sie seine »Siegesrede«.
DIE SCHRIFTFORM
Schreiben Sie stets das Protokoll.
Keine Vereinbarung ohne Vertrag.
Kern des Vertrags muss die Vertragsstrafe sein.
Nachverhandeln kann eine Chance für beide Parteien sein.