Ein Zuhause, das mit einigen grundlegenden Ordnungssystemen ausgestattet ist, funktioniert einfach besser. Im dritten Kapitel widmen wir uns dem Rest des Hauses. Ich gebe Ihnen ein paar Tipps zum Organisieren Ihres Heimbüros, unter anderem zur Vorbereitung auf die Steuererklärung, zur Einrichtung eines Ablagesystems und zum Ordnen und Strukturieren von Bastel- und Spielbereichen, Wäscheraum, Dachboden und Keller sowie dem Garten, einschließlich Veranda, Garage und Auto. Einige davon sind schwieriger in den Griff zu bekommen, aber wenn Sie das Chaos durch schlaue Lösungen bändigen, eliminieren Sie Stressfaktoren. Räumen, säubern, ordnen. Erfinden Sie Ihr Zuhause komplett neu. Ich glaube an Sie – tun Sie es auch!
DAS HEIMBÜRO IN BEREICHE AUFTEILEN
Das Heimbüro ist ein vielseitiger Arbeitsbereich, in dem man beispielsweise Rechnungen bezahlt, arbeitet oder Blogartikel schreibt. Da dort so viel passiert und man viel Zeit dort verbringt, sollte das Büro ein gut organisierter Raum sein, der auch so bleibt. Dazu kann man es in nützliche Bereiche aufteilen.
A. ARBEITSBEREICH Der Bereich um den Schreibtisch: Dazu gehören Computer, Lampe, Drucker, Steuermappe und die wichtigsten Unterlagen (die ohnehin nie lange genug in der Schublade bleiben würden, sodass man sie gar nicht erst wegräumen muss).
B. POSTBEREICH Sortieren Sie Ihre Post in eine Schublade in der Nähe des Arbeitsbereiches. Sie benötigt einen Behälter für eingehende und einen für ausgehende Post sowie Behälter für Briefmarken, Umschläge, Adressetiketten, Paketband, Briefwaage, Schreibmaterial und anderes Zubehör.
C. RECHNUNGSBEREICH Alles rund ums Bezahlen von Rechnungen: die Rechnungen selbst, Taschenrechner, Schecks, Haushaltsordner für Einnahmen und Ausgaben und ein Dokument mit Zugangsdaten.
D. AKTENBEREICH Hierhin gehört der Aktenschrank (Inbegriff eines organisierten Haushalts).
E. PLANUNGSBEREICH Der Bereich für Familienkalender, Terminplaner und Zubehör (Register, Sticker, Deko-Klebeband und Ähnliches).
F. BÜROBEDARF In diesem Bereich lagern Druckerpapier, Druckertinte, Kugelschreiber und Bleistifte, Heftklammern, Klebeband, Schnellhefter, Etikettiergerät und Etiketten sowie anderes Bürozubehör.
G. BÜCHERBEREICH Auch wenn Sie anderswo im Haus Bücherregale haben, passen manche Bücher eher ins Büro (persönliche Finanzen, Haushaltsplanung, vielleicht auch dieses Buch).
H. SCHULBEREICH Hierhin kommt jeglicher Papierkram für die Schule. Er kann auch ein Bereich für Hausaufgaben sein (siehe Nr. 124).
PAPIERCHAOS BÄNDIGEN
Papierchaos ist das Hauptproblem in vielen Heimbüros und seine Bewältigung erzeugt Grauen. Ist jedoch eine Grundordnung hergestellt, hält man das Chaos leicht in Schach. Ordnen Sie eingehenden Papierkram täglich mit einem systematischen Ablauf. Immer wenn neue Post ins Haus flattert, gehen Sie folgendermaßen vor:
UNERWÜNSCHTE POST Sofort zum Altpapier oder in den Reißwolf geben, damit sich nichts ansammelt. Alles Unerwünschte ist Müll.
RECHNUNGEN Entweder sofort bezahlen oder in eine eigene Rechnungsablage geben.
ANDENKEN Papiere mit Erinnerungswert kann man in einer eigenen Box verwahren (siehe Nr. 120).
SCHULE Papierkram aus der Schule kann Ihr Heim überfluten. Nehmen Sie sich daher jeden Nachmittag fünf Minuten Zeit, wenn die Kinder zu Hause sind, und gehen Sie die Schultaschen durch. Kümmern Sie sich um alles Nötige, entsorgen Sie Müll, verwahren Sie Kunstwerke (siehe Nr. 120) und animieren Sie die Kinder dazu, mit den Hausaufgaben zu beginnen.
ZEITSCHRIFTEN UND ZEITUNGEN Behalten Sie nur die aktuellsten Zeitschriften. Geben Sie die Tageszeitung nach dem Lesen in einen eigenen Papierkorb. Wenn Sie keine Zeit zum Lesen haben – ab zum Altpapier damit; die Nachrichten sind Schnee von gestern. Kommt eine neue Zeitschrift mit der Post, entsorgen Sie die alte Ausgabe.
WICHTIGES Alles, worum Sie sich kümmern müssen (etwa Einladungen zu einer Hochzeit oder Party), kommt in einen Ordner für Wichtiges. Gehen Sie ihn ein- bis zweimal die Woche durch und erledigen Sie, was getan werden muss.
ORDNEN Wichtiges, das abgeheftet werden muss, kommt in einen eigenen Ordner – wenn Sie es nicht sofort abheften können. Ordnen Sie einmal die Woche alles dort ein, wohin es gehört.
EINE BOX FÜR ANDENKEN
Wer Kinder hat, hat meist auch haufenweise Zeichnungen, Papiere, Bilder und Andenken zu Hause herumfliegen. Am liebsten würde man alle Erinnerungen einfach zusammenpacken und für immer in Ehren halten, aber oft ist es schwierig, die Übersicht zu bewahren. Darum lohnt sich ein gut organisiertes System, das beim ordentlichen Sortieren der Andenken hilft. So können Sie in Zukunft mühelos in Erinnerungen schwelgen – und die denkwürdigsten Stücke gehen nicht in der Unordnung verloren. Besorgen Sie das benötigte Zubehör und passen Sie die Kategorien an Ihre Familie an.
MAN BENÖTIGT:
große Aufbewahrungsboxen mit Deckel (eine pro Kind)
Hängeregister
Etikettiergerät (um Etiketten für die Register zu estellen)
KATEGORIEN
Geburtstagskarten
Zeugnisse
Zeichnungen
Schulfotos
Kleinkind
Vorschule
Schule (ein Register für jedes Schuljahr)
akademische Auszeichnungen
sportliche Auszeichnungen
Tanzen/Turnen (andere Hobbys/ außerschulische Tätigkeiten)
Sport
Theater
verschiedene Auszeichnungen
DOKUMENTE ORDNEN
Wenn Sie gerne Papiere durchblättern und einordnen, werden Sie ein gut organisiertes Ablagesystem zu schätzen wissen. Wenn Sie lieber mit digitalen Archiven arbeiten und einen Scanner besitzen, sind Ordner am Computer die bessere Lösung. Wofür Sie sich auch entscheiden, kümmern Sie sich um Papierkram direkt, wenn er ins Haus flattert. Prüfen Sie alle Unterlagen und Zahlen auf ihre Richtigkeit. Schreddern Sie alles, worauf Sie digitalen Zugriff haben, und heften Sie ab, was Sie behalten möchten. Richten Sie ein Ablagesystem aus farblich sortierten Hängeordnern ein (siehe Nr. 122) und bewahren Sie die Ordnung, indem Sie nicht mehr benötigte Dokumente einmal im Jahr ausmisten (am besten vor der Steuererklärung).
ALLES NACH SYSTEM
Das Ablagesystem Ihres Haushalts wird alles umfassen, was sich dort so ansammelt. Ich empfehle die folgenden farblich gekennzeichneten Ablagebereiche. Passen Sie die Kategorien an Ihre Familie und Ihre Bedürfnisse an.
BANK & BEZAHLEN: GRÜN
Ich empfehle Online-Banking und elektronische Kontoauszüge. Wenn Sie das nicht verwenden, verwalten Sie stattdessen Dokumente aus Papier. Geben Sie Rechnungen und Bankunterlagen in grüne Ordner mit den folgenden Unterordnern:
alle Rechnungen (Buchhaltung)
Monatsordner für bezahlte Rechnungen (Januar–Dezember)
ein Ordner für jedes Kreditkartenunternehmen
ein Ordner für jeden Kredit (z. B. Auto, Hypothek)
Bezahltes (Dokumente zu abbezahlten Krediten und getätigten Käufen)
ein Ordner für jedes Giro- und Sparkonto
STEUERN & EINKOMMEN: ORANGE
Fragen Sie beim Finanzamt nach, wie lange Sie Dokumente zu Steuer und Einkommen aufbewahren müssen. Ordnen Sie die Dokumente in die folgenden orangen Unterordner:
alle steuerlich relevanten Unterlagen des laufenden Jahres (je ein Ordner für: Abzüge, Spenden, Büroaufwand, Reisekosten usw.)
alle beruflichen Ordner (einen für jeden Job)
Jahressteuer-Unterlagen (ein Ordner für jedes Jahr)
Rentenvorsorge (private Rentenversicherung u. a.)
ÄRZTE: ROT In den roten Ordner kommen alle Gesundheitsdokumente für Mensch und Tier:
Arztrechnungen (bezahlt)
Krankenversicherung
einen Arzt- und Zahnarztordner für jedes Familienmitglied
ärztliche Rezepte
Tierarzt (ein Ordner für jedes Haustier)
HAUS & AUTO: GELB
In den gelben Ordnern verwalten Sie Unterlagen zu Haus/Wohnung und Auto(s):
Hausrat und Haftpflicht
KFZ-Versicherung
Unterlagen zum Haus, in dem Sie wohnen
Eigentümerverband
Garantieurkunden für das Haus
ein Ordner für jedes Auto
Dienstleister (je ein Ordner: Anstrich, Garten, Pool und andere Arbeiten)
MITGLIEDSCHAFTEN, SCHULE, URLAUB & ANDERES: BLAU Jede der folgenden Kategorien bekommt einen eigenen blauen Ordner:
Schulen und Universitäten
Vereine oder Mitgliedschaften (Jugendorganisationen, Zoo, Fitnessstudio usw.)
häufige Reiseziele (Hotelbelege, Aktivitäten, Reiseführer usw.)
Automobilclub, Einkaufs- und Hotel-Bonusprogramme und andere Mitgliedschaften
alle zusätzlich benötigten Kategorien
AUF DIE STEUER VORBEREITEN
Zeit für die Steuererklärung? Was nehmen Sie mit zu Ihrem Steuerberater? Das hängt zum Großteil davon ab, wo Sie leben und was Sie arbeiten. So könnte eine Checkliste aussehen:
PERSÖNLICHE DATEN
steuerliche Identifikationsnummer/Steuernummer, Sozial- oder Rentenversicherungsnummer
Wohnadresse, zuständiges Finanzamt
Kinder und Ehepartner (vollständiger Name, Geburtsdatum, steuerliche Identifikationsnummer/ Sozialversicherungsnummer)
DOKUMENTE
Lohnsteuerbescheinigung für alle Jobs des Steuerjahres
Dokumente für alle anderen Einkünfte, unter anderem Einkünfte aus Kapitalerträgen, Zinsen, Kreditkarten oder elektronischen Bezahlsystemen, Renten, Sozialversicherung, verkaufte oder vermietete Immobilien, Arbeitslosengeld, Steuererstattung, und Gewinne
getätigte Zahlungen (Grundsteuer, Kreditrückzahlung)
Krankenversicherung
Einkommen oder Zinserträge aus Sparguthaben oder Kapitalanlagen
Steuererklärung und Steuerbescheid des Vorjahres
Bankverbindung
ABZÜGE
Ausbildungskosten, einschließlich Stipendien und datierte Quittungen für berufliche Fortbildung
Kinderbetreuungskosten, einschließlich Daten der Betreuungseinrichtung
Ausgaben und Aktivposten bei Selbstständigen
Werbungskosten, einschließlich Fahrtkosten, Dienstreisen, Rechnungen für Arbeitsmittel, Aufwendungen für das Arbeitszimmer, Kursgebühren
Spenden – eine genaue Liste aller Spenden sowie die dazugehörigen Quittungen
bezahlte KFZ-Haftpflichtversicherung, Versicherungspolicen für jedes Auto, gefahrene Kilometer zu privaten oder beruflich Zwecken (schreiben Sie alle beruflich gefahrenen Kilometer genau auf)
Unterlagen zu Immobilien, einschließlich Kauf- und Darlehensverträge, bezahlte Grundsteuer, Grundsteuerbescheid für das Steuerjahr
Policen zu Privatversicherungen, einschließlich Renten-, Lebens-, Unfall- und Krankenversicherung
Umzugskosten
Unterhaltszahlungen, einschließlich persönliche Daten des geschiedenen Ehepartners
Krankheitskosten (Arzt- und Apothekenrechnungen, Kuraufenthalt, Zahnersatz, Brille)
energiesparende Sanierung des Eigenheims
ausländische Steuern, ausländische Kapitalerträge
Kaufverträge und Unterlagen zu Haus oder Wohnung
Begräbniskosten, Verluste durch Diebstahl
Steuerberatungshonorar des letzten Jahres
Diese Liste ist nur eine grobe Übersicht gängiger Abzüge und Unterlagen. Informieren Sie sich immer beim zuständigen Finanzamt oder prüfen Sie die komplette Liste aller Unterlagen im Internet (Website des Bundesministeriums für Finanzen).
DOKUMENTIEREN
Verwenden Sie Schnellhefter (für die genannten Kategorien), um während des Jahres alles für die Steuer abzuheften. Geben Sie alles in eine tragbare Aktenbox in Reichweite Ihres Arbeitsbereichs. Kann man die Box immer sehen, denkt man eher daran, Papiere sofort abzuheften.
