In questo capitolo
Trovare informazioni su una cella o un intervallo di celle
Ottenere informazioni su Excel e sul computer
Numeri, testi ed errori
Trovare informazioni su una cella o un intervallo di celle
Ottenere informazioni su Excel e sul computer
Numeri, testi ed errori
In questo capitolo, vedremo come utilizzare le funzioni informative di Excel per ottenere informazioni sulle celle, sugli intervalli e sulla cartella di lavoro sulla quale stiamo lavorando. Possiamo perfino ottenere informazioni sul computer impiegato. Cos’altro escogiteranno per il futuro?
Le funzioni informative sono ottime per realizzare formule che si concentrano sulla correttezza dei dati. Alcune funzioni aiutano a nascondere dal foglio i messaggi d’errore, talvolta confusi, di Excel. La prima volta che ho visto l’errore #NOME?, tanto tempo fa, ho pensato che Excel mi chiedesse di specificare un nome. Ora, per fortuna, so utilizzare le funzioni VAL.ERRORE ed ERRORE.TIPO per creare messaggi d’errore più significativi. Dopo aver letto questo capitolo, ne sarete capaci anche voi!
La funzione CELLA fornisce informazioni sulle celle e gli intervalli di un foglio di lavoro. Potrete così scoprire in quale riga e colonna si trova una cella, quale tipo di formattazione le è stata applicata, se è protetta e così via.
La funzione CELLA utilizza due argomenti.
Il primo argomento, racchiuso fra doppi apici, dice alla funzione quale genere di informazione desideriamo ottenere.
Il secondo argomento dice alla funzione quale cella o intervallo di celle considerare. Se specificate un intervallo che contiene più celle, la funzione restituirà informazioni relative alla cella che si trova nell’angolo superiore sinistro dell’intervallo. Questo secondo argomento è opzionale; se non viene fornito, Excel considera l’ultima cella che è stata modificata.
La Tabella 15.1 mostra l’elenco delle voci utilizzabili come primo argomento della funzione CELLA.
| Tabella 15.1 | Scelta del primo argomento della funzione CELLA | |
| Argomento | Esempio | Commento |
col |
=CELLA ("col";Vendite) |
Restituisce il numero di colonna della prima cella nell’intervallo Vendite. |
colore |
=CELLA ("colore";B3) |
Dice se una determinata cella (in questo caso, la cella B3) è formattata in modo che i numeri negativi siano rappresentati a colori. I formati numerici, valutari e personalizzati offrono alcune opzioni per la visualizzazione dei numeri negativi in rosso. Se la cella è formattata in questo modo, la funzione restituisce 1, altrimenti restituisce 0. |
contenuto |
=CELLA ("contenuto";B3) |
Restituisce il contenuto di una determinata cella (in questo caso la cella B3). Se la cella contiene una formula, restitui sce il risultato della formula e non la formula stessa. |
formato |
=CELLA ("formato";D12) |
Restituisce il formato numerico di una cella (in questo caso la cella D12. La Tabella 15.2 elenca i valori che possono essere restituiti. |
indirizzo |
=CELLA ("indirizzo") |
Restituisce l’indirizzo dell’ultima cella modificata. |
larghezza |
=CELLA ("larghezza") |
Restituisce la larghezza dell’ultima cella modificata, arrotondata all’intero. Per esempio, una larghezza pari a 18,3 viene arrotondata a 18. |
nomefile |
=CELLA ("nomefile") |
Restituisce il percorso, il nome di file e il nome della cartella e del foglio di lavoro che contiene la funzione CELLA (per esempio C:\Clienti\[Azienda Rossi]Foglio1). Se la cartella di lavoro non è ancora stata salvata, il risultato sarà vuoto. |
parentesi |
=CELLA ("parentesi";D12) |
Restituisce 1 se la cella (in questo caso D12) è formattata in modo da avere i valori positivi o tutti i valori visualizzati fra parentesi. Altrimenti restituisce 0. È necessario impiegare un formato personalizzato per far sì che i valori positivi vengano racchiusi fra parentesi. |
prefisso |
=CELLA ("prefisso";R25) |
Restituisce il tipo di allineamento del testo in una cella (in questo caso la cella R25): un singolo segno di apice (') se la cella è allineata a sinistra; un segno di doppio apice (") se è allineata a destra; un accento circonflesso (^) se è allineata al centro; un backslash (\) se è allineata a riempimento. Se la cella è vuota o contiene un numero, la funzione non restituisce nulla. |
proteggi |
=CELLA ("proteggi",D12) |
Restituisce 1 se la protezione della cella (in questo caso la cella D12) è attiva; altrimenti restituisce 0. Il valore restituito non è influenzato dal fatto che il foglio di lavoro sia attualmente protetto. |
riga |
=CELLA ("riga";Vendite) |
Restituisce il numero di riga della prima cella dell’intervallo Vendite. |
tipo |
=CELLA ("tipo";D12) |
Restituisce un valore corrispondente al tipo di informazioni contenute in una cella (in questo caso la cella D12). Sono possibili tre valori: b se la cella è vuota, l se la cella contiene dati alfanumerici e v per tutti gli altri valori possibili, fra cui numeri ed errori. |
Il secondo argomento, opzionale, gioca un ruolo chiave nel comportamento della funzione CELLA. Quando viene specificato, il secondo argomento può essere l’indirizzo di una cella, per esempio B12, o il nome di un intervallo, per esempio Vendite. Naturalmente, l’intervallo può anche contenere un’unica cella.
Se specificate come secondo argomento un intervallo inesistente, Excel restituisce l’errore #NOME?: ovviamente Excel non può restituire informazioni su qualcosa che non esiste!
Un modo interessante per utilizzare la funzione CELLA consiste nel registrare quale è stata l’ultima immissione in un foglio di lavoro. Supponete di dover aggiornare un lungo elenco di valori. Il telefono squilla e per qualche tempo siete impegnati nella conversazione. Quando tornate all’elenco, avete dimenticato dove vi trovavate prima che il telefono squillasse. Queste sono le tipiche situazioni in cui può essere utile impiegare la funzione CELLA.
La Figura 15.1 mostra un esempio di questo tipo. La cella B18 visualizza l’indirizzo dell’ultima cella modificata.
Figura 15.1 Come risalire all’ultima cella modificata.
La funzione CELLA, utilizzando come argomento nomefile, può essere utile per visualizzare il percorso della cartella di lavoro. Questa è una tecnica comunemente utilizzata per realizzare report stampati. Vi darà la possibilità di trovare al volo il file contenente la cartella con cui è stato stampato un determinato report, magari sei mesi fa. Lo apprezzerete in particolare quando il capo vi chiederà di prendere quel particolare report (che non ha degnato di attenzione per sei mesi), di modificarne i valori e di ristamparlo al volo. Ecco come utilizzare la funzione CELLA per ottenere il nome del file:
Potete formattare le celle in molti modi. Quando il primo argomento della funzione CELLA è formato, viene restituito un codice che corrisponde alla formattazione impiegata. I formati restituiti sono quelli presentati nella finestra di dialogo Formato celle. La Tabella 15.2 mostra i formati e i codici restituiti dalla funzione CELLA.
| Tabella 15.2 | Valori restituiti dalla funzione CELLA utilizzando l’argomento formato |
| Formato | Valore restituito |
Standard |
G |
0 |
F0 |
#.##0 |
,0 |
0,00 |
F2 |
#.##0,00 |
,2 |
$#.##0_);($#.##0) |
C0 |
$#.##0_);[Rosso]($#.##0) |
C0- |
$#.##0,00_);($#.##0,00) |
C2 |
$#.##0,00_);[Rosso]($#.##0,00) |
C2- |
0% |
P0 |
0,00% |
P2 |
0,00E+00 |
S2 |
# ?/? o ??/?? |
G |
m/g/aa o m/g/aa h:mm o mm/gg/aa |
D4 |
g-mmm-aa o gg-mmmm-aa |
D1 |
g-mmm o gg-mmm |
D2 |
mmm-aa |
D3 |
mm/gg |
D5 |
h:mm AM/PM |
D7 |
h:mm:ss AM/PM |
D6 |
h:mm |
D9 |
h:mm:ss |
D8 |
Utilizzando la funzione CELLA con l’argomento formato potete rendere un po’ più intelligente il vostro foglio di lavoro. La Figura 15.2 mostra un esempio d’uso della funzione CELLA. Le date nella colonna A sono in formato g-mmm. Il difetto di questo formato è che non è noto l’anno. Pertanto, la cella A1 contiene una formula che utilizza la funzione CELLA per verificare il formato delle date. Se viene trovato il formato g-mmm nella prima data (nella cella A4), allora la cella A1 visualizza un messaggio che riporta l’anno tratto dalla cella A4. Dopotutto, la cella A4 contiene un anno: è semplicemente il formato applicato a non mostrarlo. In tal modo l’anno sarà sempre riportato: nelle date oppure in cima al foglio di lavoro.
Figura 15.2 Utilizzo di CELLA e del suo argomento formato per visualizzare un messaggio utile.
La formula nella cella A1, =SE(CELLA("formato";A4)="D2";"Ricevute per l'anno "&ANNO(A4);"Ricevute"), dice che se la formattazione della cella A4 è g-mmm (sulla base dei valori riportati nella Tabella 15.2), allora occorre visualizzare il messaggio contenente l’anno, altrimenti basta specificare un titolo più generico, Ricevute.
Ecco come utilizzare la funzione CELLA.
1.Posizionate il cursore nella cella in cui volete far comparire il risultato.
2.Inserite =CELLA( per iniziare la funzione.
3.Inserite come primo argomento una delle opzioni elencate nella Tabella 15.1.
Ricordate di racchiudere l’argomento fra doppi apici (" ").
4.Se volete dire alla funzione quale cella o intervallo utilizzare, inserite un punto e virgola (;).
5.Se necessario, specificate l’indirizzo della cella o il nome dell’intervallo di celle.
6.Inserite una parentesi chiusa, ), e premete il tasto Invio.
Excel fornisce la funzione AMBIENTE.INFO, in grado di fornire informazioni sul computer e sul programma stesso. La funzione AMBIENTE.INFO accetta un unico argomento che dice alla funzione quale tipo di informazioni restituire. La Tabella 15.3 mostra come utilizzare la funzione.
Un’applicazione utile della funzione AMBIENTE.INFO consiste nell’impiegare il numero di versione restituito da Excel per determinare se la cartella di lavoro corrente può utilizzare una funzionalità recentemente aggiunta al programma. Per esempio, la possibilità di operare su dati XML è stata resa disponibile solo a partire da Excel 2002. Controllando quale versione è impiegata, potete stabilire se è possibile impiegare dati XML. La seguente formula utilizza come argomento il valore versione:
=SE(AMBIENTE.INFO("versione")>9,"Questa versione può importare dati XML", "Questa versione non può importare dati XML")
La Figura 15.3 mostra i valori restituiti dalla funzione AMBIENTE.INFO.
Figura 15.3 Le informazioni che possono essere tratte dal computer utilizzando la funzione AMBIENTE. INFO.
Ecco come utilizzare la funzione AMBIENTE.INFO.
1.Posizionate il cursore nella cella in cui volete che compaia il risultato.
2.Inserite =AMBIENTE.INFO( per iniziare la funzione.
3.Inserite uno degli argomenti elencati nella Tabella 15.3.
Ricordatevi di racchiudere l’argomento fra doppi apici (" ").
4.Inserite una parentesi chiusa, ), e premete il tasto Invio.
Excel offre una serie di funzioni “VAL” che restituiscono una risposta vera o falsa relativamente a determinate affermazioni. Per esempio, una cella è vuota o contiene del testo? Queste funzioni vengono frequentemente utilizzate insieme ad altre funzioni, in genere insieme alla funzione SE, per gestire errori oppure risultati inattesi o indesiderabili.
Gli errori presentati da Excel non sono esattamente… “chiari”. Che cosa diavolo può significare #N/D? Le funzioni descritte in questa parte del capitolo offrono la possibilità di visualizzare al posto degli errori un messaggio più comprensibile, magari anche solo “Qualcosa è andato storto, ma non ho la più pallida idea di cosa possa essere”.
La Tabella 15.4 elenca le funzioni VAL e il modo in cui devono essere utilizzate. Tutte queste funzioni restituiscono il valore Vero o Falso.
| Tabella 15.4 | Uso della e delle funzioni VAL |
| Funzione | Commento |
=VAL.DISPARI(valore) |
Dice se il numero contenuto nella cella è dispari. |
=VAL.ERR(valore) |
Dice se una cella contiene un messaggio d’errore diverso da #N/D. |
=VAL.ERRORE(valore) |
Dice se la cella contiene un errore. |
=VAL.LOGICO(valore) |
Dice se il valore contenuto nella cella è logico. |
=VAL.NON.DISP(valore) |
Dice se una cella contiene l’errore #N/D. |
=VAL.NON.TESTO(valore) |
Dice se una cella contiene un numero o un errore. |
=VAL.NUMERO(valore) |
Dice se una cella contiene un numero. |
=VAL.PARI(valore) |
Dice se il numero contenuto nella cella è pari. |
=VAL.RIF(valore) |
Dice se il valore è un riferimento. |
=VAL.TESTO(valore) |
Dice se una cella contiene del testo. |
=VAL.VUOTO(valore) |
Dice se una cella è vuota. |
Tre delle funzioni VAL, ovvero VAL.ERR, VAL.ERRORE e VAL.NON.DISP, si occupano degli errori.
Perché l’errore #N/D viene gestito separatamente? In particolare viene escluso da quelli gestiti con VAL.ERR e ha perfino una propria funzione VAL. Perché potete utilizzare #N/D per intercettare gli errori. In quale modo? La Figura 15.4 mostra un esempio che calcola la percentuale di sondaggi restituiti per alcune grandi città. Il calcolo è semplice: basta dividere il numero restituito per il numero inviato.
Tuttavia nei dati si nascondono alcuni errori. Per esempio, a Genova non sono stati inviati sondaggi, eppure ne sono stati restituiti 99. Interessante! Il calcolo genera un errore di divisione per zero, che occorre gestire.
Al contrario, a Torino non sono stati inviati sondaggi, ma qui il valore restituito è l’errore #N/D, inserito di proposito. Osservate poi la colonna E. Qui viene restituito il valore vero o falso per indicare se il calcolo, città per città, deve essere considerato un errore: Genova vero, Torino falso.
Nella colonna E compaiono i valori vero e falso poiché tutte le celle della colonna E usano la funzione VAL.ERR. La formula nella cella E13, che controlla il calcolo di Torino, è =VAL.ERR(D13).
In altre parole, D13 visualizza l’errore #N/D poiché il suo calcolo (=C13/B13) utilizza una cella in cui è stato inserito #N/D. La funzione VAL.ERR non considera #N/D un errore; pertanto, E13 restituisce falso. Il risultato è che la colonna E crea voci differenti ed errori matematici che hanno lo scopo di evidenziare quelle righe che contengono dati incompleti o da verificare.
Figura 15.4 Inserimento di un errore a proprio vantaggio.
Le funzioni VAL.VUOTO, VAL.TESTO, VAL.NON.TESTO e VAL.NUMERO dicono quale tipo di dati è contenuto in una cella.
| Funzione | Commenti |
VAL.VUOTO |
Restituisce vero se la cella è vuota, altrimenti restituisce falso. |
VAL.NON.TESTO |
Restituisce vero se la cella contiene qualcosa che non è un testo: un numero, una data/ora o un errore o anche se la cella è vuota. Restituisce falso se la cella contiene testo o una formula il cui risultato è un testo. |
VAL.TESTO |
Il contrario di VAL.NON.TESTO: restituisce vero se la cella contiene un testo o una formula il cui risultato è testo, altrimenti restituisce falso. |
VAL.NUMERO |
Restituisce vero se la cella contiene un numero o una formula il cui risultato è un numero, altrimenti restituisce falso. |
La funzione VAL.VUOTO restituisce vero quando la cella non contiene nulla. Si tratta di una funzione utile per contare quante celle di un intervallo sono vuote. Magari dovete verificare che 200 dipendenti presentino l’elenco delle ore lavorate ogni settimana. Potete utilizzare una formula che vi faccia sapere quanti dipendenti non hanno ancora presentato il loro rapporto.
La seguente formula utilizza VAL.VUOTO insieme alle funzioni SE e SOMMA:
{=SOMMA(SE(VAL.VUOTO(B5:B26);1;0))}
Questa formula impiega una matrice. Per informazioni sull’impiego di formule con matrici, consultate il Capitolo 3. La Figura 15.5 mostra il funzionamento della formula. Nelle colonne A e B vi sono, rispettivamente, l’elenco dei dipendenti e delle ore di lavoro. La formula nella cella A1 indica quanti dipendenti non hanno ancora presentato il rapporto delle ore lavorate.
La funzione VAL.TESTO restituisce vero quando una cella contiene un qualsiasi tipo di testo. La funzione VAL.NON.TESTO restituisce vero quando una cella contiene qualcosa che non sia testo, fra cui numeri, date e orari. La funzione VAL.NON.TESTO restituisce vero anche se la cella contiene un errore.
Figura 15.5 Calcolo del numero di dipendenti che non hanno ancora presentato rapporto.
La funzione VAL.NUMERO restituisce vero quando una cella contiene un numero, che può essere un numero effettivo o un numero risultante dalla valutazione di una formula. Potete utilizzare VAL.NUMERO come aiuto per l’inserimento dati. Immaginate di aver preparato un foglio di lavoro che qualcun altro dovrà compilare. Una delle domande è relativa all’età. La maggior parte delle persone specificherà un valore numerico, per esempio 18, 25, 70 e così via. Ma qualcuno potrebbe digitare l’età sotto forma di testo, per esempio diciotto, ventidue o non sono affari tuoi. Una cella adiacente potrebbe utilizzare la funzione VAL.NUMERO per richiedere con un messaggio l’inserimento di un valore numerico per l’età. La formula avrebbe il seguente aspetto:
=SE(VAL.NUMERO(B3);"";"Specificate l'età in forma numerica")
Ecco come utilizzare le funzioni VAL.
1.Posizionate il cursore nel punto in cui devono comparire i risultati.
2.Inserite una delle funzioni VAL.
Per esempio, inserite =VAL.TESTO( per iniziare la funzione.
3.Inserite l’indirizzo di una cella.
4.Inserite una parentesi chiusa, ), e premete il tasto Invio.
Il risultato è sempre Vero o Falso.
La funzione TIPO dice quale tipo di informazioni stiamo considerando. Ecco le risposte possibili:
1 se il valore è un numero;
2 se il valore è un testo;
4 se il valore è logico;
16 se il valore è un errore;
64 se il valore è una matrice.
La Figura 15.6 mostra i vari tipi restituiti dalla funzione TIPO. Le celle B3:B7 contengono una funzione TIPO che considera la cella adiacente, nella colonna A. Il valore restituito 64 nella cella B7 opera sulla matrice di valori contenuta nelle celle A7:A9.
Figura 15.6 Come ottenere il tipo dei dati.
Ecco come utilizzare la funzione TIPO.
1.Posizionate il cursore nella cella in cui volete far comparire il risultato.
2.Inserite =TIPO( per iniziare la funzione.
3.Inserite l’indirizzo di una cella oppure fate clic su una cella.
4.Inserite una parentesi chiusa, ), e premete il tasto Invio.
La funzione ERRORE.TIPO restituisce un numero che corrisponde allo specifico errore contenuto in una cella. La Tabella 15.5 mostra i tipi di errore e i valori restituiti.
| Tabella 15.5 | Conoscere il codice di un errore |
| Tipo di errore | Valore restituito |
#NULLO! |
1 |
#DIV/0! |
2 |
#VALORE! |
3 |
#REF! |
4 |
#NOME? |
5 |
#NUM! |
6 |
#N/D |
7 |
La cosa migliore della funzione ERRORE.TIPO è il fatto che potete utilizzarla per trasformare quei criptici messaggi d’errore di Excel in qualcosa di più comprensibile! Per farlo, utilizzate la funzione SCEGLI insieme alla funzione ERRORE.TIPO nel modo seguente:
=SCEGLI(ERRORE.TIPO(H14),"Manca un valore!","Non puoi dividere per zero!","Il numero immesso è errato!", "La formula fa riferimento a una cella o a un intervallo errati!","C’è un problema con il nome immesso!","C’è un problema nel numero immesso!","Valore non disponibile!")
Per informazioni sull’uso della funzione SCEGLI, consultate il Capitolo 14. Ecco come utilizzare la funzione ERRORE.TIPO.
1.Posizionate il cursore nella cella in cui deve comparire il risultato.
2.Inserite =ERRORE.TIPO( per iniziare la funzione.
3.Inserite l’indirizzo di una cella oppure fate clic su una cella.
4.Inserite una parentesi chiusa, ), e premete il tasto Invio.
