Assicurarsi che l’ordine degli operatori sia corretto
Visualizzare e correggere le formule
Fare riferimento a celle e utilizzare nomi
Impostare la modalità di calcolo
Usare la formattazione condizionale e la convalida dei dati
Scrivere nuove funzioni
Sono molti gli elementi che possono aiutarvi a essere ancora più produttivi nella realizzazione e correzione delle formule. Potete osservare tutte le formule insieme e correggere gli errori uno per uno. Potete utilizzare delle procedure guidate che vi aiuteranno a scrivere nuove formule e potete perfino creare nuove funzioni in caso di necessità!
Quando si scrivono formule è importare ricordare l’utilizzo corretto degli operatori. Stiamo parlando dei classici operatori matematici: +, -, * e /, più le parentesi. La precedenza degli operatori (l’ordine in cui vengono eseguite le operazioni) può cambiare enormemente i risultati. In particolare l’ordine di precedenza degli operatori è il seguente:
1.Parentesi.
2.Esponenti.
3.Moltiplicazioni e divisioni.
4.Somme e sottrazioni.
Dunque le parentesi hanno la precedenza più elevata e le somme e sottrazioni hanno la precedenza più bassa.
Per esempio, la formula =1+2*15 restituisce il risultato 31. Se pensate che dovrebbe essere uguale a 45, ripassate l’elenco delle precedenze! La risposta diventa 45 solo se includete le parentesi nel modo seguente =(1+2)*15.
Valutare la corretta precedenza degli operatori è fondamentale per la correttezza del foglio di lavoro. Excel può generare un errore solo se il numero di parentesi aperte e chiuse non corrisponde, ma non ha alcun modo di leggervi nel pensiero!
Qualche istante dedicato a rinfrescare la memoria sull’ordine degli operatori può farvi risparmiare più di un mal di testa.
Non è facile visualizzare le formule senza chiedere di modificarle. Questo perché ogni volta che vi trovate in modalità di “editing” e la cella attiva contiene una formula, correte il rischio di incorporare nella formula l’indirizzo di ogni cella su cui fate clic.
Non sarebbe più facile se si potesse osservare il contenuto di tutte le formule? C’è un modo semplice. Fate clic su FILE nell’angolo superiore sinistro della finestra di Excel, poi fate clic su Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, fate clic, a sinistra, su Impostazioni avanzate e scorrete il contenuto della finestra fino a raggiungere la sezione Opzioni di visualizzazione per il foglio di lavoro (Figura 16.1).
Qui troverete l’opzione Visualizza formule nelle celle anziché i risultati calcolati. Questa opzione chiede a Excel di far sì che per tutte le celle contenenti una formula venga visualizzata la formula stessa anziché i risultati. La Figura 16.2 presenta un foglio di lavoro che mostra alcune formule. Per tornare alla modalità di visualizzazione normale, basta ripetere questa operazione e deselezionare la casella.
Potete modificare accidentalmente le funzioni anche quando vi trovate in questa modalità di visualizzazione. Fate attenzione quando fate clic qua e là sulle celle del foglio di lavoro.
Figura 16.1 L’opzione Visualizza formule nelle celle anziché i risultati calcolati, nella sezione Opzioni di visualizzazione per il foglio di lavoro.
Figura 16.2 Visualizzazione delle formule utilizzate.
Supponiamo che il foglio di lavoro contenga degli errori. Niente panico! Excel può aiutarvi a scoprire che cosa è andato storto. Nella scheda FORMULA, all’interno del riquadro Verifica formula, si trova il pulsante Controllo errori. Facendo clic su questo pulsante, si apre la finestra di dialogo rappresentata nella Figura 16.3; la finestra compare solo se il foglio di lavoro contiene errori, altrimenti viene visualizzato un semplice messaggio che comunica che il controllo degli errori è terminato e tutto è a posto.
Figura 16.3 Controllo degli errori.
Quando invece gli errori ci sono, la finestra di dialogo comincia a elencare gli errori trovati, partendo dal primo. I pulsanti Precedente e Successivo consentono di scorrere i vari errori. Per ogni errore trovato, potete scegliere quale azione intraprendere.
Informazioni sull’errore: richiama la Guida di Excel e visualizza la pagina dedicata a questo specifico tipo di errore.
Mostra i passaggi del calcolo: si aprirà la finestra di dialogo Valuta formula, che consente di osservare passo dopo passo la formula mentre viene calcolata. Questo vi consentirà di identificare lo specifico passo che ha provocato l’errore.
Ignora errore: magari Excel si è sbagliato! Potete ignorare l’errore.
Modifica nella barra della formula: questo è un modo rapido per correggere da soli la formula, se non avete bisogno di aiuto esterno.
La finestra di dialogo Controllo errori offre anche il pulsante Opzioni. Facendo clic su quest'ultimo si apre la scheda Formule della finestra di dialogo Opzioni di Excel. Qui troverete le opzioni che consentono di scegliere il modo in cui gli errori vengono riconosciuti e rilevati.
Se prevedete di utilizzare la stessa formula per più celle, per esempio all’interno di una colonna, il metodo migliore consiste nello scrivere la formula una volta e poi replicarla sulle altre celle utilizzando la maniglia di riempimento. Il problema è che quando trascinate una formula in altre posizioni, tutti i riferimenti relativi cambiano.
Spesso questo è proprio ciò che desideriamo. Quando abbiamo una colonna di dati e, a fianco, una colonna di formule, in genere vogliamo che ogni formula faccia riferimento al valore che sta esattamente al suo fianco. Ma se le formule devono fare riferimento a una specifica cella non adiacente, normalmente è necessario che tale riferimento sia assoluto.
Per utilizzare un riferimento assoluto in una cella, ponete il segno di dollaro ($) prima del numero, della lettera o di entrambi. Potete farlo mentre realizzate la prima formula, ovvero prima di replicare la formula sulle altre celle o sarete costretti ad aggiornare tutte le formule.
Per esempio, non scrivete la formula nel modo seguente,
=A4 * (B4 + A2)
ma utilizzate la seguente forma:
=A4 * (B4 + $A$2)
In questo modo tutte le formule faranno riferimento alla cella A2, indipendentemente dalla posizione in cui si trovano. Se il riferimento non fosse assoluto, cambierebbe in A3, poi in A4 e così via.
L’impostazione predefinita di Excel consiste nel calcolare le formule automaticamente mentre vengono inserite o quando interviene una modifica nel foglio di lavoro. In alcune situazioni, può essere utile impostare il ricalcolo in modo manuale. Lasciare le impostazioni sull’automatico, in genere, non rappresenta un problema, ma se vi trovate a lavorare su una grossa cartella di lavoro contenente una grande quantità di calcoli, potreste ripensarci.
Immaginate la situazione: avete una cella che non fa altro che visualizzare la data. Ma nella cartella di lavoro vi sono decine di calcoli che fanno riferimento a tale cella. Poi vi sono decine di altri calcoli, ognuno dei quali fa riferimento a una cella del primo gruppo, ovvero a una cella che, a sua volta, fa riferimento alla cella contenente la data. Avete colto il problema? In una cartella di lavoro complessa, i calcoli da svolgere possono diventare davvero tanti.
Impostando il ricalcolo manuale decidete voi quando eseguire il ricalcolo. L’opzione si sceglie nella finestra di dialogo Opzioni di Excel. Fate clic sulla scheda FILE nella Barra multifunzione e poi fate clic su Opzioni. Nella finestra di dialogo fate clic sulla scheda Formule, dove troverete la sezione Opzioni di calcolo, rappresentata nella Figura 16.4. Potete attivare una delle due opzioni automatiche oppure scegliere direttamente Manuale.
Per eseguire il ricalcolo della cartella di lavoro, premete il tasto F9. Dovete necessariamente eseguire il ricalcolo quando avete impostato questa opzione su Manuale. Ecco alcune altre possibilità.
| Tasto | Risultato |
| F9 | Calcola le formule che sono cambiate dall’ultimo calcolo, in tutte le cartelle di lavoro aperte. |
| Maiusc-F9 | Calcola le formule che sono cambiate dall’ultimo calcolo, ma solo nel foglio di lavoro attivo. |
| Ctrl-Alt-F9 | Calcola tutte le formule in tutte le cartelle di lavoro aperte, indipendentemente da quando sono state calcolate l’ultima volta. |
Figura 16.4 Impostazione del metodo di calcolo.
Forse è solo un mio problema, ma penso che sia più facile ricordare una parola come Clienti o Inventario o Dicembre, piuttosto che doversi ricordare un intervallo come B14:E26 o AF220:AR680. Pertanto utilizzo dei nomi per gli intervalli, in modo da potervi fare riferimento nelle formule e nelle funzioni.
La denominazione delle aree è un’operazione semplice e può essere svolta in vari modi. Il primo consiste nell’utilizzare la finestra di dialogo Nuovo nome. Potete richiamarla facendo clic sul pulsante Definisci nome nella scheda FORMULE della Barra multifunzione. Nella finestra di dialogo, potete definire un intervallo, assegnargli un nome e fare clic su OK (Figura 16.5).
Oppure potete fare clic sul pulsante Gestione nomi, sempre nella scheda FORMULE della Barra multifunzione. Questa finestra di dialogo vi consente di aggiungere, modificare ed eliminare tutte le aree con nome definite nel foglio di lavoro.
Figura 16.5 Definizione di un’area con nome.
Un modo veramente rapido per aggiungere una nuova area è il seguente.
1.Selezionate un’area nel foglio di lavoro.
2.Fate clic sulla Casella Nome e specificate il nome desiderato.
La Casella Nome è situata proprio a sinistra della barra in cui si inseriscono le formule.
3.Premete Invio.
Questo è tutto! Ora potete utilizzare il nuovo nome come desiderate. La Figura 16.6 mostra un nome inserito tramite la Casella Nome. Ogni nome è utilizzabile solo all’interno della propria cartella di lavoro.
Figura 16.6 Definizione del nome di un’area del foglio.
Vi sono celle precedenti e celle dipendenti. Poi vi sono i riferimenti esterni. In un foglio di lavoro, le interazioni fra le celle sono costanti. Come è possibile seguire tutta la catena di riferimenti presenti nelle formule? Basta impiegare gli strumenti di verifica delle formule. La scheda FORMULE della Barra multifunzione contiene la sezione Verifica formule, i cui pulsanti controllano la visibilità delle frecce di verifica (Figura 16.7). Il riquadro Verifica formula contiene varie funzionalità per la gestione delle formule. Oltre a mostrare le frecce di tracciamento, vi trovate le opzioni per il controllo degli errori, per la valutazione delle formule, per il controllo dei dati non validi e per aggiungere commenti ai fogli di lavoro.
Figura 16.7 Verifica delle formule.
Esattamente come la funzione SE restituisce un determinato valore quando la condizione specificata come primo argomento è vera e un altro valore quando invece è falsa, la formattazione condizionale consente di applicare un determinato formato a una cella quando si verifica una determinata condizione. Nella scheda HOME, all’interno del riquadro Stili, si trova una casella che presenta le varie opzioni di Formattazione condizionale. La Figura 16.8 mostra alcuni valori che possono essere trattati con la formattazione condizionale. L’opzione Formattazione condizionale consente di impostare la condizione e di selezionare il formato che verrà applicato quando la condizione è verificata. Per esempio, potreste specificare che la cella venga visualizzata in grassetto quando il valore che contiene è maggiore di 100.
Le condizioni possono essere definite tramite i seguenti tipi di regole:
Formatta tutte le celle in base ai relativi valori.
Formatta solo le celle che contengono…
Formatta solo i primi o gli ultimi valori.
Formata solo i valori superiori o inferiori alla media.
Formatta solo i valori univoci o duplicati.
Utilizza una formula per determinare le celle da formattare.
Figura 16.8 Applicazione di un formato condizionale.
Quando la condizione si verifica, la formattazione può controllare i seguenti elementi.
Bordo.
Carattere: stile, colore, grassetto, corsivo e così via.
Riempimento: colore o schema di sfondo di una cella.
Le celle possono anche essere formattate utilizzando schemi di colori o icone.
Nella scheda DATI, il riquadro Strumenti dati contiene il pulsante Convalida dati, che consente di applicare una regola a una o più celle, in modo che la cella debba aderire a tale regola. Per esempio, una cella può essere impostata in modo da accettare solo un valore intero compreso fra 50 e 100 (Figura 16.9).
Figura 16.9 Impostazioni di Convalida dati
Quando la cella non verifica questa regola, viene prodotto un messaggio (Figura 16.10).
Figura 16.10 Il valore inserito era errato.
Il messaggio d’errore può essere personalizzato. Per esempio, se qualcuno inserisce un numero errato, il messaggio d’errore può dire “Razza di asino, impara a contare!”. Naturalmente non è esattamente un messaggio da presentare al capo…
Nonostante tutte le funzioni fornite da Excel, potreste aver bisogno di crearne di nuove. Excel consente di creare nuove funzioni utilizzando il codice di programmazione VBA. Le nuove funzioni compariranno insieme alle altre nella finestra di dialogo Inserisci funzione.
OK, so cosa state pensando: “Cosa? Io scrivere codice VBA? Stai scherzando vero?”. D’accordo, la programmazione non è per tutti, ma, ciononostante, ecco un piccolo esempio, semplice semplice, che vi darà un’idea del tipo di impegno richiesto. Magari, così, sarete invogliati a creare da soli quelle funzioni di cui avete bisogno! Occorre solo assicurarsi di utilizzare una cartella di lavoro con l’attivazione delle macro, uno dei tipi di file di Excel.
Ecco come creare nuove funzioni personalizzate.
1.Premete la combinazione di tasti Alt-F11.
Si aprirà l’editor di Visual Basic, con cui potrete programmare nuove funzioni.
In alternativa potete fare clic sul pulsante Visual Basic nella scheda SVILUPPO della Barra multifunzione. Ma questa scheda è visibile solo dopo averla attivata in Personalizzazione barra multifunzione, nella finestra Opzioni di Excel.
2.Nell’editor VBA, scegliete il comando Inserisci 
Modulo.
Verrà visualizzata la finestra di un modulo vuoto, pronta per accettare la vostra nuova funzione!
3.Inserite il seguente codice di programmazione (Figura 16.11):
Public Function Aggiungi(numero1 As Double, numero2 As Double)
Aggiungi = numero1 + numero2
End Function
4.Salvate la funzione.
Le macro e i programmi VBA possono essere salvati solo su cartelle di lavoro con l’attivazione delle macro.
Dopo aver digitato la prima riga e aver premuto Invio, l’ultima riga compare automaticamente. Questa funzione di esempio somma due numeri e la parola public fa sì che la funzione compaia nella finestra di dialogo Inserisci funzione.
Figura 16.11 Creazione di una nuova funzione.
5.Tornate a Excel per trovare e utilizzare la funzione nella finestra di dialogo Inserisci funzione. La troverete nella categoria Definite dall’utente. Fate clic sul pulsante Inserisci funzione nella scheda FORMULE per visualizzare la finestra di dialogo.
Il risultato è rappresentato nella Figura 16.12.
Figura 16.12 Ricerca di una funzione nella categoria Definite dall’utente.
Si aprirà la finestra di dialogo, pronta per ricevere gli argomenti (Figura 16.13). In pratica avete creato una specifica estensione di Excel.
Figura 16.13 Utilizzo della nuova funzione appena creata.
Questo è un esempio molto semplice del tipo di funzioni che potete scrivere. Le possibilità sono infinite, ma, ovviamente, avrete bisogno di imparare a programmare con il linguaggio VBA.
