Dokumenten-Management by Götzer, Klaus -- Read -- Imperial Library of Trantor

Index

Cover Titel Impressum Inhaltsübersicht Inhalt 1 Einführung

1.1 Relevanz von Dokumenten-Management 1.2 Begriffe zum Dokumenten-Management

1.2.1 Der Begriff des »Dokuments« 1.2.2 Dokumenten-Management als eine organisatorische Aufgabe 1.2.3 Archivierung als unterstützende Funktion

1.3 Die Entwicklung des Dokumenten-Managements 1.4 Dokumenten-Management und Recht 1.5 Leistungen eines Dokumenten-Management-Systems 1.6 Bestandteile einer Dokumenten-Management-Lösung 1.7 Aufbau des Buches

2 Anforderungen an das Dokumenten-Management

2.1 Fachliche Anforderungen

2.1.1 Anwendungsgebiete 2.1.2 Prozesse 2.1.3 Dokumente

2.2 Szenarien des Dokumenten-Managements

2.2.1 Eingangspostbearbeitung 2.2.2 Automatische inhaltliche Verarbeitung 2.2.3 Langzeitarchivierung 2.2.4 Workflow

2.3 Dokumenten-Management-Organisation

2.3.1 Geschäftsprozesse und Ablauforganisation 2.3.2 Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten 2.3.3 Dokumentationsstruktur 2.3.4 Nachweis von Änderungen 2.3.5 Struktur von Ablagen und Archiven 2.3.6 Zugriffsrechte und Verantwortlichkeit

3 Rechtliche Anforderungen an das Dokumenten-Management

3.1 Das Kapitel »Rechtliche Aspekte«

3.1.1 Allgemeine Grundsätze 3.1.2 Konkretes Beispiel: Elektronische Rechnung

3.2 Datenschutz und Datensicherheit 3.3 Datenschutz und Datensicherheit beim Cloud-Computing 3.4 Ermittlung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen 3.5 Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs 3.6 Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht 3.7 Rechte der Mitarbeiter und Beteiligungsrechte des Betriebsrates 3.8 Schutz vor Verletzung des Urheberrechts 3.9 Weitere Grundlagen zur Gestaltung rechtssicherer Lösungen

3.9.1 Rechnungslegungsrelevante Dokumente 3.9.2 Personalwesen

3.10 Verfahrensdokumentation

3.10.1 Beschreibung der sachlogischen Lösung 3.10.2 Beschreibung der programmtechnischen Lösung 3.10.3 Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Programmidentität 3.10.4 Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenintegrität 3.10.5 Arbeitsanweisungen

3.11 Zertifizierung von Systemen und Lösungen

3.11.1 Zertifizierung von Dokumenten-Management-Lösungen 3.11.2 Zertifizierung von Cloud-Services

4 Dokumenten-Management-Systeme

4.1 Dokumente und Dokumenten-Management

4.1.1 Der Zweck des Dokuments 4.1.2 Erscheinungsformen von elektronischen Dokumenten 4.1.3 Der Dokumentenlebenszyklus 4.1.4 Daten und Dokumente 4.1.5 Die Beschreibung des Dokuments

4.2 Funktionsbereiche eines DMS

4.2.1 Erfassung eingehender Dokumente 4.2.2 Sichere und strukturierte Ablage 4.2.3 Zugriff auf die Dokumente 4.2.4 Suche und Navigieren 4.2.5 Bereitstellung für Externe 4.2.6 Administration eines DMS 4.2.7 Weitere Funktionen

4.3 Anwendungsgebiete

4.3.1 Nutzung von bestimmten Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems 4.3.2 Das Zusammenwirken von mehreren Funktionen

4.4 Das Umfeld von Dokumenten-Management-Systemen

4.4.1 Nutzung der Dokumenten-Management-Systeme 4.4.2 Unterstützende Komponenten für Dokumenten-Management-Systeme 4.4.3 Steuerung des Dokumentenflusses und der Geschäftsprozesse 4.4.4 Wissensmanagement 4.4.5 Content-Management 4.4.6 Records-Management 4.4.7 Enterprise-Content-Management

4.5 Produkte für das Dokumenten-Management

4.5.1 Kriterien zur Einordnung der Produkte 4.5.2 »Klassische« Dokumenten-Management-Systeme 4.5.3 Enterprise-Content-Management 4.5.4 Spezialsysteme 4.5.5 Andere Systeme mit Dokumenten-Management-Funktionen

5 Technische Umsetzung

5.1 Technischer Aufbau eines DMS

5.1.1 Entwurfsentscheidungen einer Lösungsarchitektur 5.1.2 Betriebsmodelle 5.1.3 Architekturbewertung als Entscheidungsgrundlage

5.2 Der Funktionsbereich »Erfassung eingehender Dokumente«

5.2.1 Scan der Dokumenteninhalte 5.2.2 Erfassung der Dokumentenmerkmale als Metadaten 5.2.3 Bewertung eingehender Dokumente 5.2.4 Indizierung für Suche und Klassifizierung 5.2.5 Übergabe an das DMS

5.3 Der Funktionsbereich »Sichere und strukturierte Ablage«

5.3.1 Technologien für die Speicherung der Primärdaten 5.3.2 Aufbewahrung der Meta- und Strukturdaten

5.4 Der Funktionsbereich »Zugriff auf die Dokumente«

5.4.1 Allgemeine Konzepte des Zugriffs 5.4.2 Auf Dokumente zugreifen 5.4.3 Neue Dokumente erstellen 5.4.4 Inhalte von Dokumenten bearbeiten 5.4.5 Änderungen nachvollziehen 5.4.6 Direktzugriff 5.4.7 Zugriff für die interne Zusammenarbeit freigeben

5.5 Der Funktionsbereich »Suchen und Navigieren«

5.5.1 Freie Suche in Dokumenten 5.5.2 Strukturiertes Filtern 5.5.3 Navigation im Dokumentenbestand

5.6 Der Funktionsbereich »Bereitstellung für Externe«

5.6.1 Dokumente für den Export vorbereiten 5.6.2 Dokumente auf Papier drucken 5.6.3 Ein elektronisches Dokument an Externe versenden 5.6.4 Ein Dokument für Externe freigeben oder veröffentlichen

6 Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen

6.1 Generelle Überlegungen

6.1.1 Durchdringung des Unternehmens 6.1.2 Dokumenten-Management als Service

6.2 Dokumentenaufbereitung

6.2.1 Wichtige Aspekte der Dokumentenqualität 6.2.2 Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentenqualität

6.3 Wirtschaftliche Aspekte

6.3.1 Nutzenpotenziale 6.3.2 Nutzenkategorien 6.3.3 Beispiele für Nutzenbetrachtungen 6.3.4 Kostenfaktoren 6.3.5 Gesamtbetrachtung

6.4 Aufgaben bei der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen

6.4.1 Wichtige Aspekte bei der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen 6.4.2 Das Projekt planen 6.4.3 Voruntersuchung 6.4.4 Analyse der Ist-Situation 6.4.5 Anforderungsdefinition 6.4.6 Entwicklung des Soll-Konzepts 6.4.7 Ausschreibung und Auswahl der Systeme 6.4.8 Implementierung der Lösung 6.4.9 Einführung der Lösung

6.5 Einführung eines DMS als Migration

6.5.1 Wahl des Zeitpunktes für einen Systemwechsel 6.5.2 Migration des Altbestandes

7 Zur Zukunft des Dokumenten-Managements

7.1 Identitätsmanagement 7.2 Verwendung von Blockchains 7.3 Content Services 7.4 Kryptografische Sicherheit 7.5 Weitere Harmonisierung des EU-Rechts und darüber hinaus (z. B. UN-CEFACT) 7.6 Dominanz der originär digitalen Dokumente 7.7 Mobile Computing

8 Anwenderberichte

8.1 Die Mineralölbranche digitalisiert den Rechnungsprozess

8.1.1 Ziel: Reduzierung des administrativen Aufwands durch ein DMS 8.1.2 Bestandsaufnahme der dokumentenzentrischen Prozesse 8.1.3 Agile Projektumsetzung 8.1.4 Virtuelle Testumgebung auf Kundenseite 8.1.5 Priorisierung der Umsetzung 8.1.6 Automatisierte Prozesse: 3 Tage Rechnungslauf pro Rechnung 8.1.7 Kosten und Nutzen 8.1.8 Fazit

8.2 Cloud-DMS für ein Autohaus – Prozessoptimierung bei Schmitz + Zinke in Erftstadt

8.2.1 Ausgangssituation 8.2.2 Anforderungen und Rahmenbedingungen 8.2.3 Lösung 8.2.4 Die Vorteile 8.2.5 Fazit

8.3 Verfahrensdokumentation am Beispiel InnoSenT GmbH

8.3.1 Grundsätzliches zur Verfahrensdokumentation 8.3.2 Ausgangssituation bei der InnoSenT GmbH 8.3.3 Anforderungen und Rahmenbedingungen 8.3.4 Vorgehensweise zur Erstellung der Verfahrensdokumentation 8.3.5 Vorteile für die InnoSenT GmbH

Anhang

Glossar Abkürzungen Literatur Online-Quellen Autoren Dank Fußnoten Index

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