13.5    Stellvertretungsfunktion

Über die Stellvertretung kann ein Benutzer alle Aufgaben seines Kollegen erledigen, der z.B. krank oder in Urlaub ist. In unserem Beispielunternehmen AIRBI GmbH ist z.B. Anja Staab für 2 Wochen in Urlaub und ihre Kollegin Livia Galeazzi soll für sie ihre gearbeiteten Zeiten in Project Server zurückmelden.

Aktivierung der Stellvertretungsfunktionalität

Die Stellvertretungsfunktionalität ist nur im Microsoft-Project-Server-Berechtigungsmodus verfügbar. Im SharePoint-Berechtigungsmodus ist diese Funktionalität deaktiviert. Mehr zum Berechtigungsmodus lesen Sie in Abschnitt 20.1, »Sicherheit«.

 

13.5.1    Stellvertretungen verwalten

Als ersten Schritt müssen Sie die Stellvertretung definieren. Das kann jeder Benutzer standardmäßig für sich selbst tun. Übergreifend übernimmt diese Aufgabe in der Regel eine zentrale Instanz, z.B. ein PMO oder der Abteilungsleiter. Standardmäßig haben nur Administratoren das Recht, Stellvertretungen für andere Personen zu verwalten. Um eine neue Stellvertretung zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie über das Rädchensymbol oben rechts zunächst die Project-Web-App-Einstellungen auf. Klicken Sie dann unter Persönliche Einstellungen auf Stellvertretungen verwalten.
2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Stellvertreterregelung einzustellen (siehe Abbildung 13.29).
   

   Abbildung 13.29    Stellvertretung erstellen

3. Tragen Sie die Zeitperiode der Stellvertretung, den Namen des Stellvertreters sowie den des Benutzers, der eine Stellvertretung benötigt, ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Stellvertretung ist nun eingestellt und kann in der definierten Zeitperiode verwendet werden.

Stellvertreter übernimmt alle Aufgaben und Rechte

Über die Standardstellvertretungsfunktion können Sie einen Stellvertreter für eine bestimmte Person definieren. Dieser Stellvertreter übernimmt dann die Vertretung für alle Aufgaben in der Project Web App. Sie können keine Stellvertretung für bestimmte Projekte konfigurieren, falls ein Projektleiter z.B. mehrere Projekte hat und nicht in allen Projekten die gleiche Person seine Stellvertretung übernehmen soll.

 

13.5.2    Als Stellvertretung agieren

Wenn Sie als Stellvertreter benannt wurden, können Sie als Stellvertreter agieren, indem Sie eine Stellvertretungssitzung starten:

1. Rufen Sie über das Rädchensymbol oben rechts zunächst die PWA-Einstellungen auf. Klicken Sie dann unter Persönliche Einstellungen auf Als Stellvertretung agieren.
2. Die Liste der Stellvertretungen, die für Sie konfiguriert wurden, wird angezeigt.
3. Markieren Sie die gewünschte Stellvertretung, indem Sie auf die Zeile klicken, dann klicken Sie auf Stellvertretungssitzung starten (siehe Abbildung 13.30).

Abbildung 13.30    Stellvertretungssitzung starten

Sobald Sie die Stellvertretungssitzung gestartet haben, sehen Sie die Project Web App genauso wie der Benutzer, für den Sie als Stellvertretung agieren. Sie haben während der Sitzung die gleichen Berechtigungen wie er und können genau das machen, was er in der Project Web App machen kann; u.a. können Sie für ihn Zeiten zurückmelden oder genehmigen.

Eine schmale gelbe Statuszeile zeigt an, dass Sie gerade als Stellvertreter für Anja Staab agieren (siehe Abbildung 13.31).

Abbildung 13.31    Als Stellvertretung agieren

Um die Stellvertretungssitzung zu beenden, gehen Sie wieder in Persönliche Einstellungen und Als Stellvertretung agieren, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Stellvertretungssitzung beenden. Diese Seite erreichen Sie auch, indem Sie in der gelben Statuszeile auf den Link »hier« klicken.

Stellvertretung gilt nur für die Project Web App

Die Stellvertretung wirkt nur in der Project Web App, nicht in Project Professional. Um Schreibrechte an einem Projektplan zu vergeben, benutzen Sie die Projektberechtigungen, wie in Abschnitt 11.6, »Projektberechtigungen«, beschrieben.

 

Auf den Projektwebsites wirkt die Stellvertretung ebenfalls nicht. Stellvertreter können nicht auf Dokumente, Risiken und Probleme über eine Stellvertretungssitzung zugreifen. Dafür müssen sie explizit einen Zugang auf der Projektwebsite bekommen.

Auch im Bereich Berichte greift die Stellvertretungsfunktion nicht.