14.2    Mit der Projektwebsite arbeiten

Um die Projektwebsite zu öffnen, navigieren Sie zum Project Center und öffnen die Projektdetails in Microsoft Project Web App, wie in Abschnitt 11.3.1, »Öffnen eines Projekts in der Microsoft Project Web App«, beschrieben. Die Projektwebsite erreichen Sie dann über den Link Projektwebsite im Schnellstartmenü (siehe Abbildung 14.1).

Abbildung 14.1    Schnellstartmenü

Auf der Website finden sich standardmäßig ein Webpart Projektzusammenfassung und ein Webpart Erste Schritte mit Ihrer Website (siehe Abbildung 14.2).

Folgende Elemente finden Sie über die Schnellstartleiste auf einer Standard-Projektwebsite:

• Dokumente – Dokumentbibliothek zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten (Abschnitt 14.3.1, »Neue Listen und Dokumentbibliotheken erstellen«)
• Aufgaben – Projektvorgänge aus dem Projektplan. Bei Enterprise-Projekten können die Projektvorgänge nicht direkt auf der Projektwebsite bearbeitet werden, dafür muss der Projektplan geöffnet und veröffentlicht werden, entweder über den Link Projektdetails oder über Microsoft Project Professional.
• Kalender – Kalender für Projekttermine. Dieser Kalender hat keine Verlinkung mit dem Projektplan. Er kann genutzt werden, um z.B. Projektbesprechungen zu planen.
• Projektdetails – Link zu den Projektdetailseiten
• Lieferumfang – Liste zur Verwaltung der Projekt-Lieferumfänge (Abschnitt 14.2.3, »Lieferumfänge«)
• Risiken – Liste von Projektrisiken (Abschnitt 14.2.2, »Risiken und Probleme«)
• Probleme – Liste von Projektproblemen oder offenen Punkten (Abschnitt 14.2.2)

Abbildung 14.2    Projektwebsite

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit den wichtigsten Standardelementen einer Projektwebsite arbeiten.

Anzeige über die Projektdetails

Projektdokumente, -risiken, -probleme und Lieferumfänge können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen im Menüband Projekt auf den Projektdetailseiten anzeigen.

 

Abbildung 14.3    Links zu Elementen der Projektwebsite in den Projektdetails

Die Schaltfläche Projektwebsite öffnet die Projektwebsite, während Sie mit den Schaltflächen Dokumente, Probleme, Risiken und Lieferumfang die entsprechenden Listen öffnen (siehe Abbildung 14.3).

14.2.1    Dokumente

Eine zentrale Dokumentenablage ist für jedes Projekt notwendig, damit alle Beteiligten auf die Projektinformationen zugreifen können. Bei der AIRBI GmbH ist dies auch der Fall. Bei seinem ersten lokalen Projekt hatte Reiner Sonnenschein seine Dokumente noch lokal auf seinem Computer verwaltet. Demzufolge wurden viele Dokumente per E-Mail verschickt und lagen in unterschiedlichen Versionen bei allen Beteiligten vor. Nun steht ihm und der gesamten Projektorganisation dafür die Projektwebsite zur Verfügung. Auch Christoph Mülder nutzt im Projekt »Lounges« die Projektwebsite.

Dokumente erstellen und bearbeiten

Alle Dokumente des Projekts »Lounges« werden in der Dokumentbibliothek dokumente verwaltet. Klicken Sie auf dokumente im Schnellstartmenü, um dort Dokumente abzulegen:

• Klicken Sie auf Neues Dokument, um ein Dokument hochzuladen. Klicken Sie auf Browse, um ein Dokument auszuwählen, und klicken Sie dann auf OK.
• Alternativ können Sie eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop zur Dokumentbibliothek ziehen. Die Dateien werden hochgeladen (siehe Abbildung 14.4).

Nachdem das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, können Sie die Dokumenteigenschaften bearbeiten. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Das Dokument ist nun in der Dokumentbibliothek vorhanden und kann von allen berechtigten Anwendern geöffnet oder bearbeitet werden. Um das Dokument zur Bearbeitung zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil rechts vom Dokumentnamen und wählen die Option Bearbeiten, oder klicken Sie direkt auf den Dokumentnamen. Das Dokument wird geöffnet. Bearbeiten Sie das Dokument wie üblich, und klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Datei direkt auf der Website zu aktualisieren.

Abbildung 14.4    Dokument hochladen

14.2.2    Risiken und Probleme

Risiken sind Ereignisse, die den Projekterfolg gefährden können, falls sie tatsächlich eintreten. Es ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagements, Risiken frühzeitig zu erkennen, zu dokumentieren und eventuelle Maßnahmen zu ihrer Vermeidung einzuleiten. Risiken können eventuell reduziert oder verhindert werden, während Probleme bereits eingetreten sind und nur noch behoben werden können.

Bei der AIRBI GmbH werden Risiken und Probleme in den entsprechenden Listen auf der Projektwebsite im Laufe des Projekts dokumentiert und Teammitgliedern zur weiteren Bearbeitung zugeordnet. Außerdem können diese Elemente mit Vorgängen im Projektplan verknüpft werden, wie unter Abschnitt 14.2.4, »Listenelemente mit anderen Elementen verknüpfen«, näher erläutert. So kann jedes Teammitglied die ihm zugeordneten Elemente regelmäßig aktualisieren. Der Projektleiter Christoph Mülder hat über die zentrale Liste den Gesamtüberblick über alle Elemente.

Risiken und Probleme verwalten

Bei der Planung der Lounges hat Christoph Mülder festgestellt, dass die Kabelverlegung aufgrund von Abhängigkeiten mit anderen Räumlichkeiten sehr eng geplant ist. Eine Terminverschiebung würde die gesamte Inneneinrichtung ebenso verschieben. Er pflegt daher ein Risiko in der Risikoliste ein.

1. Navigieren Sie zur Liste Risiken.
2. Klicken Sie auf Neues Element hinzufügen. Ein Formular zur Erstellung des Risikos wird angezeigt (siehe Abbildung 14.5).
3. Füllen Sie das Formular aus, und klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 14.5    Formular zur Risikoerstellung

Beachten Sie insbesondere das Feld Zugeordnet zu. Der Anwender, der einem Risiko zugeordnet ist, soll es auch weiterbearbeiten. Jedes Teammitglied hat eine projektübergreifende Übersicht über die ihm zugeordneten Risiken und Probleme in der Project Web App. Die Felder Wahrscheinlichkeit (%) und Auswirkung (Zahl zwischen 1 und 10) werden zur Berechnung vom Gefahrenpotenzial genutzt nach der Formel Gefahrenpotenzial = Wahrscheinlichkeit × Auswirkung.

Der Entschärfungsplan beinhaltet die Maßnahmen, die das Risiko vermeiden oder reduzieren sollen. In diesem Fall kann Christoph Mülder nur dafür sorgen, dass er regelmäßig die terminlichen Abhängigkeiten mit den anderen Projektleitern bespricht, um so früh wie möglich über potenzielle Verschiebungen informiert zu werden.

Der Alternativplan enthält die Maßnahmen, falls das Risiko tatsächlich eintritt. Christoph Mülder beschreibt dort die notwendigen Schritte und Konsequenzen, die Inneneinrichtung zu verschieben.

Der Trigger beschreibt das, was das Risiko auslöst, in diesem Fall die terminlichen Abhängigkeiten mit anderen Baumaßnahmen.

Das Vorgehen, um Probleme zu verwalten, ist sehr ähnlich. Sie pflegen sie in der zugehörigen Liste Probleme und finden dort nicht die risikospezifischen Felder wie Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung, dafür aber z.B. das Feld Priorität.

Um eine projektübergreifende Übersicht über die Probleme und Risiken zu sehen, die Ihnen zugeordnet sind, navigieren Sie zur Project Web App und klicken auf Probleme und Risiken im Schnellstartmenü. Die Liste der Projekte, zu denen die Ihnen zugeordneten Risiken und Probleme gehören, wird dort angezeigt. Mit einem Mausklick auf den Projektnamen öffnen Sie die entsprechende Liste auf der Projektwebsite (siehe Abbildung 14.6).

Abbildung 14.6    Übersicht »Probleme und Risiken«

14.2.3    Lieferumfänge

In dieser Liste werden die Lieferumfänge angelegt, die Sie im Rahmen Ihrer Projektplanung erstellt haben. Sie können entweder im Projektplan mit Project Professional bearbeitet werden oder direkt in der Liste, die sich auf der Projektwebsite befindet. So können z.B. auch die Teammitglieder die Lieferumfänge bearbeiten, ohne Zugriff auf den Projektplan zu haben. Außerdem ist die Bearbeitung der Lieferumfänge innerhalb von Project Professional auf Namen und Termine beschränkt, während Sie in der SharePoint-Liste bei Bedarf weitere Spalten konfigurieren und bearbeiten können.

14.2.4    Listenelemente mit anderen Elementen verknüpfen

Sie haben nun einen kurzen Einstieg in die Verwaltung von zum Projekt gehörenden Dokumenten, Problemen und Risiken erhalten. Diese unterschiedlichen Elemente haben jedoch oft eine Verbindung zueinander. So wollen Sie z.B. in einem Dokument detailliert den Lösungsweg eines Problems beschreiben oder im Projektplan markieren, mit welchem Vorgang ein Risiko verbunden ist. Hierfür können Sie die genannten Elemente untereinander verbinden.

In unserem Fall möchte Christoph Mülder dokumentieren, dass das neue Risiko eine Auswirkung auf die Phase »Inneneinrichtung« hat. Außerdem möchte er gern das Protokoll des Meetings, in dem dieses Risiko mit dem Team besprochen wurde, mit dem Listenelement verknüpfen. Diese Beziehungen können Sie folgendermaßen erstellen:

1. Navigieren Sie zur gewünschten Liste, z.B. Risiken.
2. Klicken Sie auf den Namen des Elements, um die Eigenschaften anzuzeigen.
3. Unten klicken Sie auf den Link Verwandtes Element hinzufügen.
4. Wählen Sie die Liste Aufgaben, um das Element mit einem Vorgang aus dem Projektplan zu verknüpfen (siehe Abbildung 14.7).
   

   Abbildung 14.7    Auswahl der Liste oder Dokumentbibliothek zur Verknüpfung

5. Wählen Sie den gewünschten Vorgang, und klicken Sie auf Einfügen.
6. Klicken Sie erneut auf Verwandtes Element hinzufügen, um ein Dokument zu verknüpfen (siehe Abbildung 14.8).
   

   Abbildung 14.8    Verwandte Elemente

7. Wählen Sie die gewünschte Dokumentbibliothek.
8. Selektieren Sie das zu verknüpfende Dokument, und klicken Sie auf Einfügen.

Verknüpfungen mit Aufgaben

Die Verknüpfung von Aufgaben mit Risiken oder Problemen wird im Projektplan in der Project Web App über ein Symbol in der Indikatorenspalte angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol, um die verknüpften Elemente anzuzeigen. Diese Symbole erscheinen nicht in Project Professional.