22    Bereitstellung Microsoft Project Online

In diesem Kapitel lernen Sie die Bereitstellung der cloudbasierten Variante kennen. Diese gestaltet sich deutlich einfacher als die im letzten Kapitel beschriebene lokale Variante.

Nachdem der Bau des neuen internationalen Verkehrsflughafens AIRBI in großen Schritten voranschreitet, macht sich der mittlerweile entstandene IT-Bereich des Flughafens Gedanken, wie die Bereitstellung von Project und Project Server optimiert und die Anwendungen für eine größere und vor allem verteilte Anwendergruppe realisiert werden kann.

Bisher wird Project über eine lokale Serverinfrastruktur des zukünftigen Flughafens betrieben, die ursprünglich als Testsystem gedacht war. Dies ist jedoch auch mit gewissen Nachteilen und Einschränkungen verbunden. Dazu gehören u.a.:

• In den Bauphasen des Flughafens steht noch keine ausreichende IT-Infrastruktur zur Verfügung, es gibt keine ausreichenden Ressourcen für die Verwaltung der IT.
• Es ist kein ausreichendes Budget für Investitionen in Hard- und Software vorhanden, Investitionen für die Einrichtung eines neuen Rechenzentrums sind nicht freigegeben.
• Die projektbeteiligten Anwender arbeiten oftmals auch außerhalb des AIRBI-Netzwerks. In der AIRBI-IT fehlt das Know-how für eine übergreifende Rechteverwaltung, um auch externe Mitarbeiter einzubeziehen.
• Durch die steigende Anzahl von Project-Anwendern müssen auch umfangreiche neue Lizenzen beschafft werden, was sich kostenseitig durchaus bemerkbar macht.

Eine umfassendere Gegenüberstellung on premises versus cloudbasiert finden Sie in Kapitel 19.

Aus den oben genannten Gründen entscheidet sich Reiner Sonnenschein für die Ablösung des Testsystems durch Project Online.

22.1    Mit Project Online starten

Im Gegensatz zur Beschaffung von Project-Lizenzen für den lokalen Betrieb kann Reiner Sonnenschein mit Project Online direkt über die Homepage von Microsoft starten. In der Suche der Startseite gibt er den Begriff »Project« ein und landet sofort auf der Project-Homepage.

Hier werden nun umfangreiche Informationen bereitgestellt, über die sich Reiner Sonnenschein erst einmal einen Überblick verschaffen muss. Siehe dazu auch Abschnitt 2.4, »Das Project-Lizenzmodell«.

22.1.1    Erste Schritte

Auf der Project-Homepage werden nun vier verschiedene Lizenzgruppen angeboten, welche sich natürlich in den Abonnementkosten unterscheiden. 

Änderungen im Microsoft-Lizenzmodell

Für die Auswahl der richtigen Lizenzen sollte man sich ausreichend Zeit nehmen und vor allem auf die Aktualität der Daten achten. Allein im Erstellungszeitraum dieses Buches waren die Autoren mit drei verschiedenen Lizenzansätzen konfrontiert. Die hier aufgeführten Daten basieren auf dem Stand vom 1. August 2016, können sich jedoch wieder ändern. Die nachfolgend gezeigten Screenshots des Anmeldeprozesses für Project in der Cloud sind nur exemplarisch zu verstehen und werden sich voraussichtlich in den nächsten Wochen, Monaten und Jahren ändern.

 

Abbildung 22.1    Abgrenzung der Project-Online-Varianten ab dem 1. August 2016

Um eine Übersicht über die verschiedenen Lizenzmodelle zu bekommen, erstellt sich Reiner Sonnenschein die folgende Gegenüberstellung zwischen Lizenzen und den notwendigen Rollen der AIRBI-Projektorganisation:

• Office 365 Suites: Diese Variante enthält lediglich den sogenannten Microsoft Planner. Der Planner steht für das Arbeiten mit kleinteiligen Arbeitspaketen und hat aktuell noch keine Verbindung zu Project. Ein mögliches Einsatzszenario der Office-365-Suites-Lizenz kann die Abarbeitung von Arbeitspaketen unterhalb von Project-Vorgängen darstellen. Die passende Rolle könnte hier z.B. die einer projektbeteiligten Fachabteilung sein.
• Project Online Essentials: Die Variante Project Online Essentials ist ideal für alle Mitarbeiter im Projekt, welche z.B. an den AIRBI-Projekten mitarbeiten, Vorgängen zugeordnet sind und ihre Zeiten zurückmelden. Ergänzend dazu können diese Projektmitarbeiter mit Project Online Essentials auch über die Project-Site sogenannte Issues (Probleme) und Risiken bearbeiten, haben also auch Zugang zu ausgewählten projektbegleitenden Informationen.
• Project Online Professional: Das Paket Project Online Professional ist mit seinen Komponenten genau richtig für den Projektleiter oder Projektplaner, der an allen projektrelevanten Themen in den operativen Projektphasen beteiligt ist. Dazu gehört zusätzlich zum Paket Project Online Essentials natürlich der Einsatz des zentralen Planungswerkzeugs Project in der Desktop-Variante für das Anlegen und Pflegen des Projektplans sowie u.a. die Ressourcenzuordnung zu Vorgängen des Projektplans. Darüber hinaus können mit dieser Variante auch alle weiteren Elemente der Projektzusammenarbeit, z.B. auch das Kostenmanagement, und viele zusätzliche über den Web Client bereitgestellte Funktionen genutzt werden. Für Projektleiter ist diese Variante ausreichend, es sei denn, sie möchten die neue Funktionalität Resource Engagements nutzen, diese steht nur in der Premium-Variante zur Verfügung.
• Project Online Premium: Die Premium-Variante bietet aufbauend auf den operativen Funktionen der anderen Pakete neben den eben erwähnten Resource Engagements auch noch Funktionen des strategischen Projekt- und Portfoliomanagements. Dazu gehören z.B. die Planung und Optimierung des Projektportfolios, Funktionen für das Anforderungsmanagement und das erweiterte portfolioübergreifende Berichtswesen. Diese Lizenz benötigt Reiner Sonnenschein jedoch nur für ausgewählte Entscheider und Mitarbeiter im Projektmanagement-Office (PMO).

22.1.2    Die Anmeldung für Project Online

Auf der Basis der obigen Entscheidung hat Reiner Sonnenschein nun die Entscheidung für den Erwerb von Project Online als Alternative für den bereits eingesetzten Project Server gefällt. Nun geht es an die Anmeldung.

Hierfür ist es notwendig, dass Reiner Sonnenschein erst einmal ein Konto für Office 365 anlegt und sich mit allen relevanten Daten registriert.

Alternativ könnte er auch, falls vorhanden, die Lizenzen über ein Microsoft Enterprise Agreement(dt.: Volumenlizenz) abschließen.

Einstellungen im Internet Explorer vor der Online-Bestellung

Damit die Bestellung im Browser reibungslos verläuft, muss für die entsprechende Internetzone der geschützte Modus aktiviert sein. Ansonsten wird der Zahlungsprozess aus Sicherheitsgründen verweigert. Im Internet Explorer finden sich die betreffenden Einstellungen dazu im Menü Optionen unter Internetoptionen.

 

Beispiel für Online-Anmeldung

Die folgenden Erläuterungen für die Registrierung und Anmeldung für Project in der Cloud-Variante erfolgt beispielhaft mit Project Online. Der Erwerb alternativer Project-Varianten aus der Cloud ist ähnlich und selbsterklärend und wird daher hier nicht separat erklärt.

 

Die Anmeldung für Project Online ist denkbar einfach. Im Groben müssen einfach vier Schritte bearbeitet werden, um innerhalb von maximal 24 Stunden auf Project Online zugreifen zu können (siehe Abbildung 22.2).

Abbildung 22.2    Anmeldeseite für Project Online – Stand Juni 2016

Nachdem die notwendigen Daten für die Anmeldung erfasst sind, geht es weiter mit dem Anlegen einer übergreifenden Benutzer-ID und der Erfassung der Webadresse für die AIRBI-Project-Online-Adresse. Die Adresse, hier z.B. airbi, wird immer mit .onmicrosoft.com ergänzt, lautet in diesem Fall also http://www.airbi.onmicrosoft.com.

Project-Online-Adresse

Die zukünftige Adresse für Project Online sollte mit Bedacht gewählt werden, da eine spätere Änderung nicht mehr möglich ist. Unter anderem ist darauf zu achten, dass die Adresse selbsterklärend und logisch ist.

 

Abbildung 22.3    Anlegen der Benutzer-ID und des Domänennamens – Stand Juni 2016

Nachdem er nun alle zentralen Daten eingegeben hat, muss er noch die Zahl der gewünschten Lizenzen erfassen.

Abbildung 22.4    Angabe der Anzahl der zukünftigen Project-Online-Anwender – Stand Juni 2016

22.1.3    Einrichtung von Nutzern für Project Online

Nachdem Reiner Sonnenschein eine gewisse Zahl Lizenzen für die AIRBI-Organisation als Online-Abonnement erworben hat, möchte er die Lizenzen nun seinen Kollegen zuweisen. Hierfür wechselt er in die ihm nach dem Abschluss des Lizenzerwerbs zur Verfügung stehende Office 365 Admin Center-Sicht.

Abbildung 22.5    Zuweisen von Lizenzen an Nutzer – Stand Juni 2016

In dieser Maske stehen weitere administrative Einstellungen pro Nutzer zur Verfügung.

Abbildung 22.6    Verwalten der laufenden Lizenzbereitstellung – Stand Juni 2016

22.1.4    Zugang zu Project Online und Installation des Project Desktop Clients

Nachdem die einzelnen Anwender ihre Zugangsdaten und die Internetadresse der AIRBI-Project-Online-Umgebung erhalten haben, können sie sich über die Adresse https://login.microsoftonline.com im Browser anmelden. Diese Adresse ist allgemeingültig für die gesamte Microsoft Cloud. Die Unterscheidung der Organisationen erfolgt über den Benutzernamen.

Nach der Anmeldung erscheint die folgende Seite:

Abbildung 22.7    Zugang zu allen Online-Ressourcen je nach Umfang der Lizenzvereinbarung – Stand Juni 2016

Auf dieser Office 365-Seite erscheint eine Übersicht über alle zur Verfügung stehenden Online-Apps, u.a. Project. Durch einen Klick auf die Project-Kachel kommt der Anwender direkt auf Project Online. 

Auf der Office 365-Seite findet sich oben rechts auch eine Schaltfläche für Office 2016-Installationen. Darunter steht aktuell der Punkt Andere Installationen. Hier findet sich nach einem weiteren Klick die sogenannte Klick-und-Los-Installation: 

Die Installation über Klick-und-Los (Click2Run) steht für ein einfaches Streamen der Installationsdateien des Project-Desktop-Clients. Nach den aktuellen Lizenzrichtlinien kann sich ein Nutzer auf bis zu 5 Endgeräten den Project-Desktop-Client installieren.

Ein großer Vorteil der Online-Installation ist die automatische Bereitstellung der jeweils neuesten Project-Version aus dem Office 365-Paket.

Verschiedene Wege zur Installation des Project-Desktop-Clients

Neben der oben beschriebenen Möglichkeit, Project auf seinem Rechner zu installieren, gibt es u.a. auch auf der zentralen Startseite von Project Online eine Schaltfläche für den Aufruf der Installation des Desktop-Clients.

 

Ist die Anzahl der Installationen in einer Organisation höher, sollten die Installationsdateien zentral heruntergeladen und den Anwendern bereitgestellt werden, um einen zu hohen Datentransfer zu vermeiden.

22.1.5    Import von Daten nach Project Online

Natürlich fragt sich Reiner Sonnenschein, was er tun muss, um Daten von seinem bisherigen Project Server on premises nach Project Online zu importieren. Hierfür können nach aktuellem Stand zwei Varianten genannt werden:

• Manuelle Migration: Öffnen von Plänen mit Project von Project Server, lokales Speichern und anschließend mit Project auf der Online-Instanz anmelden und den lokalen Plan in die Cloud speichern.
• Einsatz von FluentBooks: FluentBooks ist eine Partnerlösung des Unternehmens FluentPro. Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buches stellt FluentBooks eine Empfehlung des Autorenteams dar. FluentBooks bietet komfortable Funktionen für die Migration von Project Server nach Project Online. Weitere Infos finden sich hier: www.fluentpro.com.