In questo capitolo
La finestra di dialogo Inserisci funzione
Trovare la funzione adatta
Uso delle funzioni che non richiedono argomenti
Ottenere aiuto sulle funzioni
Uso della finestra di dialogo Argomenti funzione
La finestra di dialogo Inserisci funzione
Trovare la funzione adatta
Uso delle funzioni che non richiedono argomenti
Ottenere aiuto sulle funzioni
Uso della finestra di dialogo Argomenti funzione
La sterminata quantità di funzioni offerte da Excel è da un lato un bel vantaggio, ma dall’altro un incubo. Potete calcolare davvero ogni genere di valori con le funzioni di Excel; il problema è riuscire a ricordarle tutte! Ma anche se doveste riuscite a ricordare le funzioni che utilizzate più spesso, memorizzare tutti gli argomenti che esse richiedono è praticamente impossibile.
Gli argomenti sono le informazioni utilizzate dalle funzioni per eseguire i calcoli e restituire un risultato.
Ma non temete: Excel vi da una grande mano per aiutarvi a scoprire quali argomenti utilizzare. È infatti dotato di ottimi strumenti che agevolano l’inserimento delle funzioni (e dei relativi argomenti) in un foglio di lavoro. In particolare, semplifica l’individuazione e la composizione delle funzioni necessarie, e questo consente di risparmiare tempo e frustranti ricerche, evitando di commettere errori.
La finestra di dialogo Inserisci funzione (Figura 2.1) ha lo scopo di aiutarvi a inserire le funzioni in un foglio di lavoro: vi aiuta a individuare la funzione corretta per il compito che intendete svolgere, ma anche a fornire gli argomenti richiesti dalla funzione stessa. Grazie alla finestra di dialogo Inserisci funzione, non dovrete digitare direttamente le funzioni nelle celle del foglio di lavoro, perché la finestra vi guiderà attraverso una procedura basata (prevalentemente) sul mouse. Un ottima cosa, poiché, specialmente per i compiti più complessi, è bello poter contare su tutto l’aiuto possibile.
Nella finestra di dialogo Inserisci funzione, potete sfogliare le funzioni per categoria oppure scorrerne l’intero elenco alfabetico. Esiste anche un’utile funzione di ricerca: digitate una frase nella casella Cerca una funzione, fate clic sul pulsante Vai, per vedere quale funzione viene proposta da Excel. Quando evidenziate una funzione nella casella Selezionare una funzione, proprio sotto il riquadro compare una descrizione dell’operazione svolta dalla funzione stessa. Potete anche fare clic su Guida relativa a questa funzione, in prossimità del margine inferiore della finestra di dialogo, per ottenere informazioni dettagliate relative alla funzione.
Figura 2.1 La finestra di dialogo Inserisci funzione agevola molto l’inserimento di funzioni nei fogli di lavoro.
Potete richiamare la finestra di dialogo Inserisci funzione in tre diversi modi.
Fate clic sul pulsante Inserisci funzione dalla scheda FORMULE della barra multifunzione.
Fate clic sul piccolo pulsante Inserisci funzione (fx) nella Barra della formula.
Fate clic sulla piccola freccia rivolta verso il basso che si trova appena a destra del pulsante Somma automatica in FORMULE 
Librerie di funzioni e scegliete Altre funzioni. Si aprirà un elenco delle funzioni più comunemente utilizzate, che potete selezionare con un clic. Selezionando Altre funzioni, si aprirà la finestra di dialogo Inserisci funzione (Figura 2.2).
Figura 2.2 Il pulsante Somma automatica offre un accesso rapido alle principali funzioni e alla finestra di dialogo Inserisci funzione.
Il primo passo per utilizzare una funzione consiste, naturalmente, nel trovare la funzione di cui avete bisogno! Anche se sapete quale funzione utilizzare, potreste non ricordarvi tutti i suoi argomenti. Potete usare la finestra di dialogo Inserisci funzione per trovare una funzione in due diversi modi.
Ricercare la funzione: digitate una o più parole chiave o una frase nella casella Cerca una funzione, poi fate clic sul pulsante Vai.
•Se viene trovata una corrispondenza, la casella sottostante, Oppure selezionare una categoria mostrerà l’indicazione Consigliate, e il riquadro Selezionare una funzione mostrerà un elenco di funzioni che corrispondono alla ricerca eseguita.
•Se non viene trovata alcuna corrispondenza, la casella Oppure selezionare una categoria, mostrerà le funzioni Usate di recente, mentre nel riquadro Selezionare una funzione compariranno le ultime funzioni impiegate. Nella casella Cerca una funzione, troverete invece un messaggio che vi invita a Riformulare la richiesta in modo diverso.
Sfogliare le funzioni: fate clic sulla freccia rivolta in basso, a lato della casella Oppure selezionare una categoria e, dall’elenco a discesa, selezionate Tutte, oppure la categoria cui siete interessati. Quando selezionate una categoria, il riquadro Selezionare una funzione mostra solo le funzioni specifiche di tale categoria. In questo elenco potete trovare la funzione di cui avete bisogno. Alternativamente, se conoscete la categoria, potete selezionarla anche nella scheda FORMULE della Barra multifunzione.
La Tabella 2.1 elenca le categorie presentate nell’elenco a discesa Oppure selezionare una categoria. Trovare la funzione di cui avete bisogno è il primo passo; poi bisogna scoprire come utilizzarla. Excel è particolarmente efficace nell’indicarvi quale funzione utilizzare, ma dovete sapere che cosa chiedergli.
Ora che sapete come ricercare o selezionare una funzione, è tempo di utilizzare la finestra di dialogo Inserisci funzione per vedere come se ne seleziona e inserisce una. La finestra di dialogo semplifica l’inserimento sia delle funzioni che non richiedono argomenti sia di quelle che, invece, necessitano di argomenti. In entrambi i casi, la finestra di dialogo guida attraverso il processo di composizione della funzione.
Talvolta gli argomenti di una funzione non sono valori, ma riferimenti a celle, intervalli, aree con nome o tabelle. Il fatto che ciò venga gestito direttamente dalla finestra di dialogo Inserisci funzione, rende il tutto molto più comodo.
Alcune funzioni non fanno altro che restituire un valore, senza richiedere alcun argomento. Niente di più facile. Ecco come inserire una funzione che non richiede argomenti. In questo esempio utilizzeremo la funzione OGGI.
1.Posizionate il cursore sulla cella in cui volete inserire il risultato.
2.Fate clic sul pulsante Inserisci funzione nella scheda FORMULE della barra multifunzione, per aprire la finestra di dialogo Inserisci funzione.
3.Selezionate l’opzione Tutte nella casella Oppure selezionare una categoria.
4.Scorrete l’elenco Selezionare una funzione, fino a trovarvi la funzione OGGI e selezionatela con un clic.
La Figura 2.3 mostra questa fase.
5.Fate clic sul pulsante OK.
Figura 2.3 Selezione di una funzione.
La finestra di dialogo Inserisci funzione si chiude, mentre si apre la finestra di dialogo Argomenti funzione, la quale vi comunica che Questa funzione non prende argomenti. La Figura 2.4 mostra l’aspetto di questa finestra.
Figura 2.4 La finestra di dialogo Argomenti funzione conferma il fatto che la funzione non richiede argomenti.
6.Fate clic sul pulsante OK.
Si chiuderà la finestra di dialogo Argomenti funzione e ciò conclude l’inserimento dell’intera funzione.
Potreste aver notato che la finestra di dialogo Argomenti funzione dice che il Risultato formula è uguale a Volatile. Non preoccupatevene! Significa semplicemente che la risposta può essere differente ogni volta che utilizzate la funzione. Naturalmente la funzione OGGI restituirà una data differente se utilizzata oggi o domani.
La Figura 2.5 mostra il risultato della funzione in una cella del foglio di lavoro. La cella B2 mostra la data in cui è stato realizzato questo esempio. La data che comparirà nel vostro caso sarà, naturalmente, la data odierna.
Figura 2.5 Inserimento della data odierna in una cella del foglio di lavoro.
La maggior parte delle funzioni richiede argomenti. Quelle poche funzioni che non richiedono argomenti restituiscono un risultato senza aver bisogno di alcuna informazione. Per esempio, la funzione OGGI restituisce semplicemente la data odierna. Non ha bisogno di nulla per conoscerla.
La maggior parte delle funzioni accetta argomenti, i quali forniscono informazioni di cui la funzione ha bisogno per svolgere il proprio calcolo. Alcune funzioni richiedono un unico argomento, altre ne richiedono più d’uno. Il numero di argomenti dipende dalla funzione impiegata. Alcune funzioni accettano fino a 255 argomenti.
Il seguente esempio mostra come utilizzare la finestra di dialogo Inserisci funzione per creare una funzione che accetta argomenti. L’esempio utilizza la funzione PRODOTTO. Ecco, dunque, come inserire la funzione e i suoi argomenti.
1.Posizionate il cursore nella cella in cui volete inserire il risultato.
2.Fate clic sul pulsante Inserisci funzione nella scheda FORMULE della barra multifunzione.
Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci funzione.
3.Nell’elenco Oppure selezionare una categoria, selezionate la categoria Matematiche e trigonometriche.
4.Scorrete l’elenco Selezionare una funzione fino a trovare la funzione PRODOTTO e selezionatela con un clic.
La Figura 2.6 mostra la situazione in questa fase.
Figura 2.6 Preparazione alla moltiplicazione di alcuni numeri con la funzione PRODOTTO.
5.Fate clic sul pulsante OK.
La finestra di dialogo Inserisci funzione si chiuderà e si aprirà la finestra di dialogo Argomenti funzioni (Figura 2.7). La finestra di dialogo vi informa che questa funzione accetta fino a 255 numeri, anche se offre spazio solo per due valori; ma mano a mano che inserirete nuovi argomenti, la finestra di dialogo fornirà una barra di scorrimento per gestire il numero di argomenti desiderato.
Figura 2.7 Pronti per l’inserimento degli argomenti della funzione.
6.Nella finestra di dialogo Argomenti funzione, inserite un valore nella casella Num1.
7.Inserite un altro valore nella casella Num2.
Qui state inserendo gli argomenti effettivi della funzione. Mentre inserite i numeri nella finestra di dialogo, comparirà una barra di scorrimento, che vi permetterà di inserire tutti gli argomenti desiderati. Potete inserirne fino a 255. La Figura 2.8 mostra l’inserimento di otto argomenti. Notate come nella parte inferiore della finestra venga calcolato istantaneamente il Risultato formula.
8. Fate clic su OK per completare l’inserimento della funzione.
La Figura 2.9 mostra il risultato nel foglio di lavoro.
Figura 2.8 La finestra di dialogo Argomenti funzione offre anche, istantaneamente, il Risultato formula.
Figura 2.9 Come ottenere la risposta finale dalla funzione.
Excel, in molti casi, permette di inserire, come argomento, non solo un semplice riferimento a cella, ma un intero intervallo di celle o il nome di un’area o di una tabella! Potete inserire questi argomenti utilizzando la tastiera o il mouse.
Questo esempio illustra l’uso di argomenti costituiti da un’unica cella, da un intervallo di celle, ma anche di un’area con nome e di una tabella. Per questo esempio, utilizzeremo la funzione SOMMA. Ecco come utilizzare la finestra di dialogo Inserisci funzione per inserire la funzione e i suoi argomenti.
1.Inserite alcuni numeri all’interno di celle contigue di un foglio di lavoro.
2.Selezionate le celle e poi fate clic sul pulsante Tabella nella scheda INSERISCI della barra multifunzione. Si aprirà la finestra di dialogo Crea tabella.
3.Fate clic sul pulsante OK per completare la creazione della tabella.
La barra multifunzione mostrerà vari strumenti per la progettazione della tabella (in caso contrario fate clic su STRUMENTI TABELLA nella barra del titolo di Excel). All’estremità sinistra della Barra multifunzione troverete il nome che Excel ha dato alla tabella. Potete cambiare tale nome e anche l’aspetto della tabella. Trovate un nome appropriato per i dati contenuti nella tabella; lo dovrete inserire nei passi di questa procedura.
4.In qualche altro punto del foglio di lavoro, inserite altri numeri all’interno di celle contigue.
5.Selezionate le celle e poi fate clic sul pulsante Definisci nome nella scheda FORMULE della barra multifunzione.
Si aprirà la finestra di dialogo Nuovo nome.
6.Specificate il nome che intendete assegnare a tale area.
In questo caso ho utilizzato il nome MiaArea (Figura 2.10).
7.Inserite altri numeri all’interno di celle contigue di una riga o di una colonna.
Figura 2.10 Come aggiungere una tabella e un’area con nome a un foglio di lavoro.
8.Inserite un valore nella cella A1.
9.Fate clic su una cella vuota in cui volete inserire il risultato.
10.Fate clic sul pulsante Inserisci funzione nella scheda FORMULE della barra multifunzione.
Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci funzione.
11.Selezionate la funzione SOMMA.
La funzione SOMMA si trova nella categoria Matematiche e trigonometriche, ma la trovate anche nelle categorie Tutte e, in genere, anche nella categoria Usate di recente.
12.Fate clic su OK.
Si aprirà la finestra di dialogo Argomenti funzione. All’estremità destra delle celle NumX si trova un piccolo pulsante colorato, che consente di lasciare la finestra di dialogo, selezionare una cella o un intervallo di celle del foglio di lavoro e poi tornare alla finestra di dialogo. La cella (o l’intervallo di celle) che selezionerete sul foglio di lavoro verrà inserita, sotto forma di riferimento, nella relativa casella.
Potete digitare indirizzi di celle e intervalli, nomi di aree e nomi di tabelle direttamente nelle caselle NumX. I piccoli pulsanti a destra della casella sono utili quando è più comodo indicare gli elementi con il mouse.
13.Fate clic direttamente sul pulsante a destra della cella Num1.
La finestra di dialogo si compatterà e risulterà visibile solo la casella, per l’inserimento dell’intervallo. Fate clic sulla cella A1, nella quale avete precedentemente inserito un numero.
14.Premete il tasto Invio.
Ricomparirà la finestra di dialogo Argomenti funzione.
15.Nella casella Num2, digitate il nome dell’area che avete definito al punto 6 di questa procedura.
Se non vi ricordate il nome che avete utilizzato, utilizzate il controllo a destra della casella per selezionare l’area sul foglio di lavoro.
16.Nella casella di testo Num3, specificate il nome della tabella e poi premete il tasto Invio.
17.Se non ricordate il nome che avete utilizzato per la tabella, utilizzate pure il controllo a destra della casella per selezionarla.
18.Nella casella Num4 inserite un intervallo del foglio di lavoro in cui si troveranno dei valori.
Non importa se questo intervallo fa parte di un’area denominata o di una tabella. Utilizzate il pulsante a destra se volete utilizzare il mouse per individuare un numero o un valore o intervallo di valori. A questo punto la finestra di Excel dovrebbe avere un aspetto simile a quello rappresentato nella Figura 2.11.
Figura 2.11 Inserimento degli argomenti.
Nella cella in cui avete inserito la funzione comparirà la somma totale delle varie celle del foglio di lavoro (Figura 2.12).
Figura 2.12 Calcolare una somma sulla base di una cella e di vari tipi di intervalli.
Avete appena inserito una funzione che accetta come argomenti un riferimento a una cella, un riferimento a un intervallo, un’area con nome e una tabella con nome. State gettando le basi per sfruttare tutte le potenzialità di Excel. Il risultato è la somma dei tanti numeri presenti nei vari elementi del foglio di lavoro. Le possibilità anche di un’umile somma sono praticamente infinite, visto che potete specificare fino a 255 argomenti, ognuno dei quali può essere un intervallo di celle.
Potete utilizzare la finestra di dialogo Inserisci funzione in qualsiasi fase dell’inserimento di una formula. Questo è utile quando la formula utilizza alcuni valori e riferimenti oltre a una funzione. Basta aprire la finestra di dialogo Inserisci funzione nel punto della formula in cui deve essere inserita una funzione.
Il numero di funzioni offerte e la loro ampia gamma di funzionalità offre la possibilità di fare grandi cose in Excel. Tuttavia, di tanto in tanto, potreste aver bisogno di una guida all’uso delle funzioni. Fortunatamente la Guida di Excel è immediatamente disponibile.
Le finestre di dialogo Inserisci funzione e Argomenti funzione offrono un link che richiama la Guida di Excel. In qualsiasi momento, potete fare clic sul link Guida relativa a questa funzione, che occupa l’angolo inferiore sinistro della finestra di dialogo, e otterrete informazioni specifiche sulla funzione che state impiegando. La Guida di Excel offre anche molti esempi. Spesso, mentre vi documentate sul comportamento di una funzione, vi ritroverete a esaminare anche altre funzioni simili, che potrebbero essere adatte alla vostra situazione.
Excel semplifica molto l’inserimento di funzioni tramite la finestra Inserisci funzione. Ma come intervenire su una funzione che è già stata inserita in una cella? E come aggiungere nuovi argomenti oppure toglierne una parte? Vi è un modo semplice per farlo!
1.Fate clic sulla cella contenente la funzione.
2.Fate clic sul pulsante Inserisci funzione.
Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci funzione, già predisposta per intervenire sulla funzione selezionata. Qui troverete, infatti, gli argomenti che avete già inserito per la funzione.
3.Aggiungete, modificate o cancellate gli argomenti in base alle vostre necessità.
•Per aggiungere un argomento (se la funzione lo consente), fate clic sull’ultima casella di argomenti: sotto di essa si aprirà una nuova casella, in cui potrete inserire un nuovo valore o intervallo.
•Per modificare un argomento, fate clic su di esso e intervenite a piacere.
•Per cancellare un argomento, fate clic su di esso e cancellatelo.
4.Fate clic su OK quando avrete terminato.
La funzione verrà aggiornata con le nuove modifiche.
Quando vi sarete abituati a utilizzare le funzioni, probabilmente preferirete saltare la finestra di dialogo Inserisci funzione, e vorrete inserire le funzioni direttamente. Un modo per farlo consiste nell’utilizzare la Barra della formula. Un altro modo consiste nel digitare la formula direttamente nella cella.
Quando fate clic sulla Barra della formula, ciò che inserirete andrà a finire direttamente nella cella attiva. Dato che la cella attiva può trovarsi in qualsiasi punto, anche distante, del foglio di lavoro, a volte è preferibile inserire le formule e le funzioni direttamente nella Barra della formule. Prima di inserire una formula nella Barra della formula, la casella a sinistra (Casella Nome) vi dirà in quale cella finirà ciò che inserite. Infatti la cella che riceverà la formula potrebbe non essere visibile, in questo momento, nel foglio di lavoro. Potrebbe addirittura trovarsi a un milione di righe e a un migliaio di colonne di distanza! Dopo aver iniziato a inserire la formula, la Casella Nome diviene un elenco a discesa di funzioni, che può essere molto comodo per eseguire annidamenti di funzioni. Mentre inserite una funzione nella Barra della formula, potete fare clic su una funzione nella Casella Nome per inserire tale funzione nel punto esatto in cui vi trovate all’interno della formula. Può sembrare complicato, ma non lo è e rappresenta un modo utile per assemblare con facilità funzioni annidate. In particolare, consente di risparmiare tempo nell’inserimento delle funzioni per le formule.
Quando avrete completato l’inserimento della formula, premete il tasto Invio oppure fate clic sul piccolo segno di spunta che compare a sinistra della Barra della formula.
La Figura 2.13 chiarisce le cose. Nella Barra della formula è stata inserita una formula e la Casella Nome propone le funzioni utilizzabili. Notate anche che la cella attiva non si trova nell’area visibile del foglio di lavoro. Può trovarsi sotto e/o a destra dell’area visualizzata nella Figura 2.13.
Figura 2.13 Inserimento di una formula nella Barra della formula e utilizzo della Casella Nome.
Fra la Casella nome e la Barra della formula vi sono tre piccoli pulsanti. Da sinistra a destra, ecco il loro significato.
Annulla l’inserimento.
Accetta l’inserimento.
Visualizza la finestra di dialogo Inserisci funzione.
I primi due pulsanti (Annulla e Invia) compaiono solo quando si inserisce una formula, una funzione o anche un semplice valore nella Barra della formula o, direttamente, in una cella.
Il modo, forse, più “diretto” per inserire una formula consiste nel digitarla direttamente in una cella. Potete provare a inserire in una cella una formula che non contiene alcuna funzione e a premere il tasto Invio per completare l’inserimento. Ecco un esempio.
1.Fate clic su una cella in cui volete inserire una formula.
2.Inserite questa semplice formula matematica: =6+(9/5)*100.
3.Premete il tasto Invio.
Il risultato è 186 (non dimenticate di applicare le regole di precedenza degli operatori, di cui forniremo maggiori dettagli nel Capitolo 4).
Excel consente di inserire funzioni nelle formule con un solo clic. Quando in una cella digitate la prima lettera di una funzione, compare immediatamente un elenco di funzioni che iniziano con tale lettera (Figura 2.14).
La funzione che cerchiamo, in questo caso, è MIN, che restituisce il valore più piccolo in un gruppo di valori. Non appena digitate la lettera “M” (ma prima specificate il segno di uguaglianza per comunicare a Excel che intendete inserire una formula), compare l’elenco rappresentato nella Figura 2.14, che mostra tutte le funzioni che iniziano per “M”. A questo punto, potete ridurre la lunghezza dell’elenco digitando la seconda lettera della funzione, “I”, o anche digitare per intero la funzione MIN o, infine, scorrere l’elenco, selezionare MIN e premere il tasto Tab.
Figura 2.14 L’inserimento di funzioni non è mai stato così semplice.
La Figura 2.15 mostra ciò che accade: la funzione MIN verrà completata e otterrete anche la struttura sintattica da utilizzare. Tutto molto semplice! In questo modo potrete dedicare il vostro tempo ad attività più interessanti. Nella Figura 2.15, la funzione MIN viene utilizzata per calcolare il valore più piccolo nell’intervallo A7:A15. Per completare la funzione, specificate la parentesi chiusa e poi premete il tasto Invio. In questo esempio la risposta è 1222.
A1: 15
A2: 32
A7: 38
A8: 39
A9: 28
A10: 26
A11: 29
A12: 30
A13: 30
A14: 28
A15: 31
La formula contenuta nella cella D5 è =(A1+A2)*MIN(A7:A15). Il risultato è 1222, attenzione, non 21.
La capacità di Excel di mostrare un elenco di funzioni sulla base delle prime lettere specificate si chiama Completamento automatico formule.
Figura 2.15 Completamento di una formula in una cella.
Il Completamento automatico formule può essere attivato o disattivato utilizzando la finestra di dialogo Opzioni di Excel.
1.Fate clic sulla scheda FILE all’estrema sinistra della barra multifunzione.
2.Fate clic su Opzioni.
3.Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, selezionate la scheda Formule.
4.Nella sezione Utilizzo delle formule, selezionate o deselezionate la casella Completamento automatico formule (Figura 2.16).
5.Fate clic sul pulsante OK.
Figura 2.16 Impostazione del Completamento automatico formule.
