5.3    Vorgangsmodus manuell und automatisch

Wie schon in Abschnitt 4.2.3, »Das erste Projekt«, erwähnt, bestand in der Projektplanung mit den Vorgängerversionen bis Microsoft Project 2010 immer ein großes Risiko beim automatischen Berechnen von Projektdaten. Auf Basis dieser ständigen Neuberechnung konnten sich Vorgänge und weitere Vorgangsinformationen leicht und ungewollt ändern. Wurde z.B. ein Vorgang um 1 Tag verlängert, konnte dies dazu führen, dass sich mindestens 200 Nachfolgervorgänge ebenfalls verschoben. Kritisiert jemand Microsoft Project, dann häufig mit der Aussage: »Meine Vorgänge verschieben sich von ganz allein, und das Programm macht eh, was es will.« Es wurde auch bereits erwähnt, dass eine große Herausforderung im sicheren Planen mit Project besteht.

Wie kann nun Reiner Sonnenschein Project nutzen, um seinen Flughafenneubau wirklich sicher zu planen und versehentliche Neuberechnungen auszuschließen? Hierfür steht die Funktion Vorgangsmodus zur Verfügung, die in den Varianten Manuell geplant und Automatisch geplant genutzt wird.

Im Standard ist für alle Vorgänge der Modus Manuell geplant voreingestellt, die automatische Berechnung ist also deaktiviert. Sie können den standardmäßigen Vorgangsmodus für das Projekt, aber auch für einzelne Vorgänge ändern (siehe Abbildung 5.4).

Abbildung 5.4    Auswahl des Vorgangsmodus für Vorgänge

Manuelle Vorgänge können sich nicht durch die Veränderung der Dauer oder das Verschieben eines verknüpften Vorgängervorgangs ebenfalls verschieben. Weitere Daten des auf Manuell geplant gestellten Vorgangs werden jedoch berechnet, z.B. der Fortschritt des Vorgangs mit Auswirkung auf die Vorgangskosten, das heißt die abhängigen Werte Dauer, Arbeit, Einheit und Kosten, siehe auch Abschnitt 6.1.6, »Verhältnis Arbeit, Dauer und Einheit«.

5.3.1    Manuelle Planung – Funktionsweise

Bei Erfassen des Anfangs, des Endes und/oder der Dauer im Modus Manuell geplant wird nicht automatisch der Anfangs- und Endtermin berechnet. Bei Erfassen eines Anfangstermins wird nicht automatisch eine Dauer hinterlegt. Dies kommt Reiner Sonnenschein bei der Planung sehr entgegen, da er sich erst mal mit der sehr groben Erfassung der Projektdaten beschäftigt. So kann er anfänglich in Project genauso grob wie sonst in Microsoft Excel arbeiten (siehe Abbildung 5.5).

Abbildung 5.5    Darstellung der manuellen Planung und Kennzeichnung

In den Standardansichten wird in der Spalte Vorgangsmodus die jeweils aktive Einstellung dargestellt, und hier können Sie diese auch pro Vorgang ändern.

Wichtig ist auch die Berücksichtigung des Verhaltens bei Vorgangsverknüpfungen. Wird der Vorgängervorgang eines Vorgangs verschoben, wirkt sich dies nicht auf den Nachfolgervorgang aus, wenn dieser im Modus Manuell geplant eingestellt ist (siehe Abbildung 5.6). Siehe auch Abschnitt 5.8, »Vorgangsverknüpfungen«.

Abbildung 5.6    Manuell geplanter Vorgang verschiebt sich trotz Verknüpfung nicht.

5.3.2    Automatische Planung

Alternativ zur manuellen Planung können Sie auch im Vorgangsmodus Automatisch geplant arbeiten (siehe Abbildung 5.7). Hierbei berechnet sich der Anfang eines Vorgangs automatisch in Abhängigkeit von den Verknüpfungen seiner Vorgänger.

Abbildung 5.7    Darstellung und Einstellung des Vorgangsmodus »Automatisch geplant«

Empfehlung zum Planungsmodus

Um die Funktion Manuell geplant optimal einzusetzen, empfiehlt sich z.B. die folgende Vorgehensweise: Im Rahmen einer ersten Projektplanung können Vorgänge durchaus auf Automatisch geplant gesetzt werden. Dies kann Ihnen bei der Abbildung von Szenarien helfen, indem Sie so verschiedene Varianten Ihres Projektplans berechnen können.

 

Im weiteren Planungsprozess und bei der Vereinbarung von Terminen empfiehlt es sich dagegen durchaus, die Vorgänge, welche sich vorerst nicht mehr verschieben sollen, auf Manuell geplant zu setzen.

Veränderungen in berechneten Feldern blau markiert

Sowohl bei manuellem und als auch bei automatischem Vorgangsmodus werden Veränderungen der berechneten Felder Dauer, Arbeit, Anfang und Ende in der Tabelle mit einer hellblauen Markierung angezeigt. Sobald Sie eine neue Eingabe vornehmen, verschwindet diese Markierung, und bei durch diese Eingabe verursachten Änderungen werden Ihnen nun diese durch neue hellblaue Markierungen in der Tabelle angezeigt.