17.2    Technologie-Überblick

Microsoft Project Server 2016 bzw. Project Online bietet ein breites Spektrum an BI-Technologien, welche Sie für das Reporting einsetzen können. Dabei werden diese eigentlich nicht direkt von Project Server selbst bereitgestellt, sondern sind überwiegend integrierte Komponenten aus anderen Anwendungen von Microsoft wie SharePoint, SQL Server, Office und seit Neuestem auch Power BI, die für die Analyse und Verteilung zur Verfügung stehen. Da der Datenbankserver ohnehin Systemvoraussetzung für die Datenhaltung ist und Project Server seit der aktuellen Version sogar ein echter Service von SharePoint ist, der lediglich mit entsprechenden Lizenzen aktiviert werden muss, können Sie diese Technologien in der Regel auch ohne zusätzliche Kosten nutzen.

17.2.1    Die Komponenten

Da das PMO bei AIRBI noch ziemlich unerfahren mit der Datenauswertung von Project Server ist, möchte es zunächst mit einer sehr einfachen Möglichkeit starten, die im Standard integriert und leicht zu bedienen ist. Dafür empfehlen wir die Web-App-Ansichten. Sie können beispielsweise im Projekt- oder Ressourcencenter benutzerdefinierte Ansichten erstellen, welche jederzeit für berechtigte Anwender über den Browser aufrufbar sind. Ein großer Vorteil dabei ist, dass hier das Sicherheitskonzept von Project Server ohne weitere Anpassungen berücksichtigt wird. Ansichten enthalten typischerweise mehrere zusammenhängende Standard- und Enterprise-Felder, welche die Informationen von Projekten, Vorgängen oder Ressourcen darstellen. Sie können nach bestimmten Feldern gruppiert und sortiert werden, und eine komfortable Filterung ist ebenfalls möglich. Raster aus Ansichten können bequem nach Microsoft Excel exportiert und dort weiter analysiert werden. Standardansichten und benutzerdefinierte Ansichten werden zwar nicht der Kategorie Business Intelligence zugeordnet, weshalb wir in diesem Kapitel nicht näher auf das Thema eingehen, dennoch spielen Ansichten für das Berichtswesen eine wichtige Rolle, da sie besonders einfach zu erstellen sind und keine besonderen Vorkenntnisse sowohl beim Anlegen selbst als auch bei der Interpretation erfordern. Mehr zum Thema finden Sie in Abschnitt 20.4.1, »Ansichten verwalten«.

Als weitere Komponente darf natürlich Microsoft Excel nicht fehlen, was bei der AIRBI GmbH ohnehin zur Standardausstattung aller Rechner gehört. Geübten Excel-Anwendern wie den Mitarbeitern des AIRBI-Controllings fällt es damit leicht, direkt auf den Datenbestand aller Projekte zuzugreifen, Zahlen entsprechend aufzubereiten und zu validieren sowie mit weiteren Unternehmensdaten, die außerhalb von Project Server in Drittsystemen gehalten werden, zu verknüpfen.

Abbildung 17.2    Ansicht im Project Center

Im Zusammenspiel mit dem neuen Microsoft Office Online Server (OOS) und SharePoint Server 2016 können in Excel erstellte Arbeitsmappen im Browser angezeigt und bearbeitet werden. Dabei müssen Sie nicht immer die gesamte Arbeitsmappe bereitstellen, sondern können gezielt nur bestimmte Elemente wie Pivot-Tabellen oder Diagramme veröffentlichen. Die noch aus SharePoint Server 2013 bekannten Excel Services sind entfernt worden, das heißt, ohne einen mit der Farm verbundenen OOS ist es nicht mehr möglich, Excel-Dokumente im Browser zu öffnen.

 

Office Online Server bedeutet nicht den Gang in die Cloud

Lassen Sie sich nicht von dem Begriff Online verwirren. OOS sind Dienste, die sowohl rein on premises als auch in hybriden Einsatzszenarien betrieben werden können. Der Microsoft Office Online Server ist offizieller Nachfolger des Office Web Apps Servers 2013, und »Online« bezieht sich in diesem Fall auf das Bearbeiten von Office-Dokumenten (u.a. Word, Excel und PowerPoint) im Webbrowser.

 

SQL Server Reporting Services ist ein serverbasiertes BI-Werkzeug, welches bereits mit dem Microsoft SQL Server lizenziert ist. Berichte werden mithilfe eines Berichtsdesigners erstellt und auf dem Berichtsserver veröffentlicht. Die Administration der Berichte erfolgt entweder über einen Berichtsmanager als eigene Webseite oder integriert über den Microsoft SharePoint Server. SQL Server Reporting Services liefern eine Reihe interessanter Zusatzfunktionen wie Abonnements und den Export in andere Dateiformate.

Mit dem neuesten Release des SQL Servers 2016 wird diese on-premises-BI-Lösung neben den klassisch strukturierten Reports weitere Berichtstypen unterstützen, um u.a. die Anzeige auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones zu ermöglichen.

 

Abbildung 17.3    Anzeige einer Excel-Arbeitsmappe im Browser

Abbildung 17.4    Reporting-Services-Bericht (nativer Berichtsserver)

Erst seit relativ kurzer Zeit bietet Microsoft mit Power BI ein cloudbasiertes Analysewerkzeug vorwiegend für Self-Service-Nutzer an. Die Idee dahinter ist, grundsätzlich schneller Erkenntnisse ohne Einbeziehung von IT-Abteilungen zu gewinnen. Daten aus verschiedenen Quellen können relativ leicht verknüpft, mit Dashboards visualisiert und über das Power-BI-Portal geteilt werden. Ebenso werden über Apps und Webbrowser alle gängigen Geräte in vollem Umfang unterstützt. Die vorwiegend durch geringes Datenvolumen limitierte Basisversion ist kostenlos erhältlich, aber trotzdem für viele Anwendungsfälle vollkommen ausreichend.

Sollten bei Ihnen, anders als bei der AIRBI GmbH, bereits etablierte BI-Komponenten anderer Hersteller als Microsoft ausgerollt sein, steht der Nutzung dieser Tools und der Integration von Daten aus Project Server natürlich nichts im Wege. Wie Sie grundsätzlich darauf zugreifen und wie die Tabellen strukturiert sind, zeigen wir Ihnen in Abschnitt 17.3, »Datenquellen«.

17.2.2    Einfluss des Nutzungsmodells

Für diejenigen von Ihnen, die bereits seit Längerem den Project Server und die verfügbaren BI-Komponenten einsetzen, sei hier erwähnt, dass mit dem Erscheinen von SQL Server 2016 und SharePoint Server 2016 auch einige grundlegende Änderungen der BI-Strategie von Microsoft und der Architektur verbunden sein werden. Die ersten Auswirkungen davon, den Wegfall der Excel Services und die quasi Pflichtinstallation eines OOS, haben wir bereits im vorigen Abschnitt beschrieben. Das Ganze hängt u.a. natürlich mit der zunehmenden Tendenz zur Auslagerung von Diensten in die Cloud zusammen. Genau deshalb ist unserer Meinung nach die Einführung oder Migration eines Projektsystems auch ein guter Zeitpunkt, um zu überdenken, wie zukünftig das Berichtswesen on premises, in der Cloud oder hybrid betrieben werden kann.

Bevor sich die Entscheidungsträger der AIRBI GmbH also endgültig auf ein Nutzungsmodell festlegen, muss auch die Rolle des Reportings in der Projektorganisation beleuchtet werden, da es hier signifikante Unterschiede zwischen dem Betrieb von Project Server 2016 und Project Online gibt. Ein paar wichtige Informationen und Empfehlungen für die einzelnen Aspekte haben wir in Tabelle 17.3 aufgrund der elementaren Bedeutung bereits an dieser frühen Stelle für Sie zusammengestellt. Die einzelnen Begriffe und Zusammenhänge werden also später noch eingehend in diesem Kapitel behandelt, falls Sie zu diesem Zeitpunkt noch nichts damit anfangen können.

	Project Server 2016 (on premises)	Project Online (Cloud)
Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser	Installation von Office Online Server (OOS) und Verbindung mit der SharePoint-Farm notwendig	Nutzung von Office Online
Zugriff auf die Datenbank	direkter Zugriff auf das PWA-Datenbankschema (SQL Server)	kein direkter Zugriff, Verbindung über OData-Feed
OLAP	vordefinierte Cubes im Standard vorhanden, Anpassungen möglich	nicht verfügbar
Empfohlene Technologie	SQL Server Reporting Services für Standard Reports, Excel für Ad-hoc-Analysen	Excel für Datenanalyse, Power BI für Dashboards und regelmäßige Aktualisierung der Daten
Hybridansatz Empfehlung	Zugriff mit Power BI und Office 365 auf das PWA-Datenbankschema	Kopie der Daten z.B. über ein Integration-Services-Paket in das eigene on-premises-Data-Warehouse

Tabelle 17.3    Reporting-Aspekte für Betrieb on premises oder in der Cloud

Wenn Sie am Ende dieses Kapitels also feststellen, dass Excel und Power BI für Ihre Bedürfnisse bezüglich des Berichtswesens ausreichend sind, können Sie ruhigen Gewissens auch das Nutzungsmodell von Project Online trotz diverser Einschränkungen in Betracht ziehen. Ansonsten empfehlen wir ein hybrides Szenario oder die komplette Installation des Project Servers 2016 in der eigenen Umgebung.

Die hier in diesem Kapitel beschriebenen Technologien werden von Microsoft sicherlich auch noch für einen längeren Zeitraum unterstützt und weiterentwickelt. Wir sehen derzeit gerade bei Power BI eine enorme Steigerung des Funktionsumfangs und der Visualisierungsmöglichkeiten im monatlichen Rhythmus. Das trifft aber nicht auf alle Komponenten zu, denn mittlerweile füllt sich die Liste nicht mehr unterstützter Produkte bzw. Technologien, die nicht weiterentwickelt werden. Dazu gehört neben Power View und den Performance Point Services mittlerweile auch der in SharePoint integrierte Modus der Reporting Services. Diese noch in der Vorversion des Project Servers 2013 vorhandenen Komponenten lassen sich zwar noch mit einigen Einschränkungen migrieren, werden aber langfristig nicht mehr im Angebot zu finden sein.

Da der Einsatz der einzelnen Tools grundsätzlich zunächst einmal unabhängig vom Nutzungsmodell des Project Servers ist, gehen wir in den jeweiligen Abschnitten an entsprechender Stelle noch genauer auf diese Thematik ein.