Cartelle di lavoro e fogli di lavoro
Le varie parti di un foglio di lavoro
Utilizzo di celle, intervalli, aree con nome e tabelle
Uso della formattazione
Utilizzo della Guida in linea
Creazione di formule
Formule contenenti funzioni
Funzioni annidate
Se Excel fosse un’automobile, sarebbe una fiammante Ferrari rossa. Vederla lascia senza fiato, ma la vera sostanza è sotto il cofano! Ma, nel contempo, Excel è anche come un TIR: è in grado di trasportare tutti i vostri dati, enormi quantità di dati. Excel 2013, in un unico foglio di lavoro offre ben 17.179.869.184 posizioni in cui potete inserire dati. Stiamo parlando di più di 17 miliardi di celle! E il tutto in un solo foglio di lavoro!
Aprendo un file creato con una versione precedente di Excel, potreste trovare che ogni foglio offre solo il numero di righe e colonne consentite dalla versione con la quale è stata creata la cartella di lavoro.
Excel viene utilizzato per ogni genere di attività. Come ci riesce? Il fatto è che ha la possibilità di memorizzare e utilizzare ogni genere di dati. Può trattarsi di dati finanziari o commerciali, può aiutarvi a organizzare un videonoleggio online o le escursioni in montagna o gli inviti a una festa o i punteggi della vostra squadra preferita: Excel è in grado di gestire di tutto. La sua capacità di “macinare” numeri è semplicemente impressionante! Il tutto coniugato con una grande facilità d’uso!
Il semplice inserimento di una manciata di informazioni nei fogli di lavoro non prevede alcuna manipolazione dei dati e non richiede né somme, né risultati, né analisi. Se avete semplicemente bisogno di memorizzare i vostri dati da qualche parte, potete utilizzare Excel o, indifferentemente, un programma per database. In questo libro impareremo a realizzare formule e a utilizzare le decine di funzioni fornite da Excel. In altre parole, a sfruttare tutte le potenzialità di Excel, anche per dare un significato ai dati inseriti.
Naturalmente questa è una sfida ed è sempre possibile commettere errori. Quanti ne ho commessi io quando stavo imparando… Tuttavia, Excel è sempre pronto a darvi una mano. Non si “impianterà” mai. Excel è in grado di dirvi dove potrebbe annidarsi l’errore e può anche aiutarvi a correggerlo. Quanti altri programmi sono in grado di farlo? Ma partiamo dall’inizio. Il primo capitolo rappresenta il trampolino che potete utilizzare per tuffarvi nel resto del libro. Quanto avrei voluto che, quando ho imparato a utilizzare i computer, fossero disponibili libri di questo tipo. Quanto ho dovuto faticare, per capirci qualcosa!
Prima di iniziare a scrivere formule e a macinare numeri, occorre sapere dove inserire i dati. E poi anche come impiegarli. Non vogliamo certo perderli! Per tutte le attività di analisi è importante sapere in quale modo i fogli di lavoro memorizzano e visualizzano i dati.
Una cartella di lavoro è un file. Excel apre e chiude cartelle di lavoro, esattamente come Word apre e chiude documenti. Nella scheda FILE della barra multifunzione troverete tutte le opzioni disponibili nei menu File delle versioni precedenti di Excel. La Figura 1.1 mostra il nuovo look di accesso alle funzioni base per l’apertura, il salvataggio, la stampa e la chiusura dei file di Excel (più varie altre funzionalità interessanti).
I file di Excel 2013 (e anche quelli di Excel 2010 e Excel 2007) impiegano l’estensione .xlsx. I file delle versioni precedenti di Excel impiegano l’estensione .xls.
All’avvio, Excel mostra un elenco di file recenti, ma offre la possibilità di aprire una cartella di lavoro vuota oppure una cartella di lavoro basata su un modello. Quello di cui avete bisogno in questo momento è una Cartella di lavoro vuota e, dunque, fate clic su questa icona e sarete pronti per partire. Se avete aperto più cartelle di lavoro, potete selezionare quella su cui intendete lavorare dalla barra delle attività di Windows, al margine inferiore dello schermo.
Figura 1.1 Un clic su FILE dà accesso alle funzionalità di base di Excel.
Un foglio di lavoro è il luogo in cui si inseriscono i dati. Una cartella di lavoro può contenere almeno un foglio di lavoro. La Figura 1.2 mostra una cartella di lavoro composta da due fogli di lavoro, opportunamente denominati Foglio1 e Foglio2. A destra delle schede dei fogli di lavoro si trova il pulsante Nuovo foglio (ha l’aspetto di un “+”), utilizzato per aggiungere altri fogli di lavoro alla cartella di lavoro.
Si può operare su un solo foglio di lavoro per volta. Nella Figura 1.2 è attivo il Foglio1. Per attivare un altro foglio di lavoro, basta fare clic sulla sua scheda.
Foglio di lavoro, foglio di calcolo, foglio elettronico… sono tutti termini impiegati nel tempo per denominare la stessa cosa: i fogli di lavoro.
Partiamo da una cosa interessante: potete cambiare il nome dei fogli di lavoro. Nomi come Foglio1 e Foglio2 non sono per nulla divertenti. Possiamo benissimo chiamare un foglio di lavoro “Collezione delle figurine dei calciatori” oppure “Tasse dell’anno scorso”. Sì, beh… sono d’accordo con voi: il nome “Tasse dell’anno scorso” non è per niente divertente.
Figura 1.2 L’aspetto di una cartella di lavoro con due fogli di lavoro.
Quello che conta è che possiate assegnare ai fogli di lavoro un nome significativo. Avete due modi per farlo.
Fare doppio clic sulla scheda del foglio di lavoro e digitare il suo nuovo nome.
Fare clic destro sulla scheda del foglio di lavoro, selezionare dal menu rapido il comando Rinomina e poi digitare il suo nuovo nome.
La Figura 1.3 mostra un foglio di lavoro al quale abbiamo già cambiato nome e un altro il cui nome sta per essere cambiato facendo clic destro sulla scheda.
Perché non provate a cambiare il nome di un foglio lavoro?
1.Fate doppio clic sulla scheda di un foglio di lavoro.
2.Digitate il nuovo nome e premete il tasto Invio.
Figura 1.3 Cambiare il nome di un foglio di lavoro.
Potete anche cambiare il colore delle schede dei fogli di lavoro. Fate clic destro sulla scheda e selezionate dal menu rapido il comando Colore linguetta scheda.
Per inserire un nuovo foglio di lavoro in una cartella di lavoro, fate clic sul pulsante Nuovo, situato appena a destra della scheda dell’ultimo foglio di lavoro: la Figura 1.4 ne mostra la posizione. Per cancellare un foglio di lavoro, fate clic destro sulla sua scheda e selezionate dal menu rapido il comando Elimina.
Non cancellate un foglio di lavoro se non siete più che sicuri di volerlo eliminare. Non potrete più risalire al suo contenuto dopo averlo cancellato. Un foglio di lavoro cancellato non va a finire nel Cestino di Windows.
Figura 1.4 Inserimento di un nuovo foglio di lavoro.
Potete inserire tutti fogli di lavoro che desiderate. L’unico limite è la memoria del computer, ma non avrete problemi a inserire in una cartella di lavoro 200 o anche più nuovi fogli di lavoro. Naturalmente vi deve essere un motivo per crearne un numero così elevato. E questo porta al successivo argomento.
I fogli di lavoro servono a organizzare i dati. Utilizzateli con parsimonia e farete meno fatica a gestire i dati. Per esempio, supponete di essere il “boss” in azienda (non dite che non vi piace questo esempio) e di avere sotto di voi 30 dipendenti, per i quali dovete memorizzare determinate informazioni nell’arco di un anno. Potreste predisporre 30 fogli di lavoro, uno per ogni dipendente. Oppure potreste creare 12 fogli di lavoro, uno per ogni mese dell’anno. Infine, potreste tenere tutto in un unico foglio di lavoro. Come utilizzare Excel dipende da voi: Excel può gestire tutto ciò che gli “buttate dentro”.
Potete anche decidere quanti fogli di lavoro deve avere una nuova cartella di lavoro, nel momento in cui viene creata. Per farlo, fate clic sulla scheda FILE della barra multifunzione, poi clic su Opzioni e nella finestra di dialogo Opzioni di Excel scegliete la scheda Generale. Nella sezione “Alla creazione di nuove cartelle di lavoro” usate l’opzione Numero di fogli da includere, e specificate il numero di fogli di lavoro di cui deve essere composta una nuova cartella di lavoro.
Senza troppi preliminari, vi presento la scheda FORMULE della barra multifunzione, che occupa la parte superiore della finestra di Excel. Gli elementi della barra multifunzione compaiono come intestazioni appena sotto la cornice superiore del programma, e funzionano un po’ come schede. Facendo clic su di esse non comparirà alcun menu, ma la barra multifunzione mostrerà solo opzioni specifiche della scheda richiamata.
La Figura 1.5 rappresenta la finestra di Excel, dove la Barra multifunzione mostra gli elementi che compaiono facendo clic sul titolo FORMULE. In questa figura, la Barra multifunzione elenca quindi i comandi specifici per la gestione delle formule. Sulla sinistra, troviamo le categorie di funzioni. Una delle categorie è stata aperta, per mostrare come si accede a una determinata funzione.
Nella parte inferiore della Barra multifunzione FORMULE si trovano i nomi dei singoli riquadri che la compongono.
Libreria di funzioni: comprende la procedura guidata Inserisci funzione, la funzionalità Somma automatica e le varie categorie di funzioni.
Nomi definiti: offre le funzionalità che gestiscono le aree con nome.
Verifica formule: queste funzionalità sono sempre state presenti nelle ultime versioni di Excel, ma non hanno mai avuto una posizione così di primo piano. Inoltre, qui si può richiamare la Finestra controllo celle, che consente di dare un’occhiata ai valori contenuti in alcune particolari celle, e il tutto all’interno di un’unica finestra. Nella Figura 1.6 potete vedere che alla Finestra controllo celle sono state assegnate alcune celle: se dovessero cambiare alcuni dei valori contenuti in queste celle, ve ne accorgereste subito. Notate come le celle sotto osservazione si trovino su due fogli di lavoro, quello attivo e un altro. A proposito, potete collocare la Finestra controllo celle nella posizione che desiderate sullo schermo: basta fare clic sulla sua barra del titolo e trascinarla con il mouse.
Calcoli: questi comandi gestiscono le impostazioni dei calcoli, per esempio il ricalcolo automatico o manuale.
Figura 1.5 Inserimento di un nuovo foglio di lavoro.
Figura 1.6 Un’occhiata alla Finestra controllo celle.
Un’altra nuova funzionalità che è stata introdotta insieme alla barra multifunzione è la barra di accesso rapido (una sorta di barra degli strumenti). Nella Figura 1.5, la barra di accesso rapido è situata nella barra del titolo, in corrispondenza dell’angolo superiore sinistro della finestra di Excel. Qui si trovano alcune icone che svolgono alcune importanti azioni con un unico clic. Le icone presenti qui possono essere scelte utilizzando la scheda Barra di accesso rapido della finestra di dialogo Opzioni di Excel. Potete collocare questa barra degli strumenti sopra o sotto la barra multifunzione, facendo clic sulla piccola freccia rivolta verso il basso che compare nella barra degli strumenti e scegliendo l’ultima opzione del menu.
Un foglio di lavoro è costituito da celle. Una sterminata quantità di celle. Miliardi di celle. Potrebbe sembrare una quantità di celle ingestibile, ma in realtà il loro utilizzo è immediato. La Figura 1.7 mostra un foglio di lavoro pieno di dati. Potete usare questa figura per dare un’occhiata ai componenti di un foglio di lavoro. Ogni cella può contenere un dato o una formula. Nella Figura 1.7, le celle contengono dati. Alcune delle celle (se volete anche tutte) possono contenere formule, ma non è il caso di questa figura.
Le colonne sono contrassegnate da lettere (A, B, C e così via): le trovate elencate appena sopra le varie colonne di celle. Oltre la ventiseiesima colonna (Z), inizia uno schema di numerazione a doppia lettera: AA, AB e così via. Una volta esaurite tutte le combinazioni di due lettere, comincia lo schema a tre lettere. Le righe sono elencate verticalmente sul lato sinistro del foglio di lavoro e usano un sistema di identificazione numerico.
Tutte le celle si trovano, pertanto, alle intersezioni di una riga e di una colonna. Pertanto, la cella A1 è quella cella che si trova all’intersezione della colonna A e della riga 1. Si dice, quindi che A1 è l’indirizzo della cella. Vi è sempre una sola cella attiva, ovvero la cella nella quale verranno inseriti i dati che state digitando. La cella attiva è circondata da un’apposita cornice. Inoltre, il suo contenuto compare nella casella della formula.
Figura 1.7 Il contenuto di un foglio di lavoro.
Per parlare di una cella, si fa riferimento al suo indirizzo, ovvero all’intersezione della colonna e della riga. Quando parliamo della cella D20, intendiamo la cella che si trova all’intersezione della colonna D e della riga 20.
Nella Figura 1.7, la cella attiva è la cella C7. Potete accorgervene in un paio di modi. Innanzitutto, la cella C7 è circondata da un bordo spesso. Inoltre, notate che l’intestazione della colonna, C, e l’intestazione della riga, 7, sono ombreggiate. Appena sopra le intestazioni delle colonne trovate la Casella Nome e la Barra della formula. La Casella Nome occupa l’estremità sinistra e mostra l’indirizzo della cella attiva: C7. Alla sua destra, la Barra della formula mostra il contenuto della cella C7.
Se la Barra della formula non è visibile, scegliete File 
Opzioni Impostazioni avanzate. Nella sezione Visualizzazione, attivate l’opzione Mostra barra della formula.
Un intervallo è un gruppo di celle adiacenti, anche se Excel consente di realizzare intervalli costituiti da celle non adiacenti (una possibilità che, in realtà, interessa solo gli ingegneri missilistici e persone veramente ossessionate dalle “acrobazie” numeriche). Per i nostri scopi, potete considerare che un intervallo è semplicemente un gruppo di celle contigue. Provate quindi a selezionare un intervallo di celle. Ecco come fare.
1.Posizionate il puntatore del mouse sulla prima cella che comporrà l’intervallo.
2.Premete e mantenete premuto il tasto sinistro del mouse.
3.Portatevi all’estremità opposta dell’intervallo, sull’ultima cella che compone l’area desiderata.
4.Rilasciate il tasto del mouse.
La Figura 1.8 mostra cosa è accaduto dopo la selezione. L’indirizzo di questo intervallo è A3:D21.
L’indirizzo di un intervallo è costituito dalle due celle poste all’angolo superiore sinistro e inferiore destro, separate dal segno di due punti (:). In pratica, cella superiore sinistra, segno di due punti e poi cella inferiore destra dell’intervallo.
Figura 1.8 Selezione di un intervallo di celle.
Prese insieme, la casella della formula e la Casella Nome compongono la Barra della formula, che userete in vari modi quando impiegherete formule e funzioni. Si tratta della lunga casella vuota che inizia nella parte centrale della barra. Quando inserite una formula in questa casella, potete fare clic sul segno di spunta per concludere l’inserimento. Tale segno di spunta è visibile solo durante l’inserimento della formula. Potete completare la formula anche premendo Invio. Facendo clic sull’icona X, invece, annullate l’inserimento.
Un’alternativa consiste nell’inserire la formula direttamente nella cella. La casella della formula mostra la formula così come l’avete inserita nella cella. Quando volete conoscere l’aspetto di una cella che contiene una formula, fate clic su tale cella e osservatene il contenuto nella casella della formula. La cella stessa, infatti, normalmente non visualizza il contenuto della formula, ma il risultato che essa calcola. La Casella Nome, sul lato sinistro della Barra della formula, viene utilizzata per selezionare le aree con nome definite nella cartella di lavoro. Ne riparleremo nelle prossime pagine.
Un ultimo dettaglio relativo agli intervalli: potete assegnare loro un nome. Questa è un’ottima possibilità, in quanto vi consente di far riferimento a un intervallo di celle indicandone il nome, che avrete scelto opportunamente in base al significato dei dati che contiene. Se non ci preoccupiamo di assegnargli un nome, l’intervallo selezionato sparirà non appena selezioneremo altre celle del foglio di lavoro. Se invece gli assegniamo un nome, potremo utilizzarlo ripetutamente, facendo riferimento semplicemente a questo stesso nome.
Supponete di avere un foglio di lavoro contenente un elenco di clienti. Che cosa è più facile: determinare attentamente e selezionare ogni volta le celle occupate oppure specificare semplicemente il nome di questo elenco di clienti? Nel corso di questo libro utilizzeremo aree costituite da indirizzi di celle e intervalli con nome. Ecco come creare un’area con nome.
1.Posizionate il puntatore su una cella, fate clic, mantenete premuto il tasto sinistro del mouse e trascinate altrove il puntatore del mouse.
In questo modo avete selezionato un’area del foglio di lavoro.
2.Rilasciate il tasto del mouse.
Avete selezionato un’area del foglio di lavoro
3.Fate clic su FORMULE Definisci nome.
Comparirà la finestra di dialogo Nuovo nome, rappresentata nella Figura 1.9.
Figura 1.9 Aggiunta di un nome alla cartella di lavoro.
4.Assegnate un nome all’intervallo di celle.
Excel supporrà che vogliate assegnare all’area il nome che si trova nell’angolo superiore sinistro dell’intervallo. A volte questo può anche essere ciò che desiderate ottenere. Cambiate però nome come desiderate: per esempio, potete assegnare all’intervallo il nome Clienti.
Un metodo alternativo per assegnare un nome a un intervallo consiste nel selezionarlo, digitare il nome nella Casella Nome (a sinistra della Barra della formula) e premere Invio.
5.Fate clic sul pulsante OK.
Questo è tutto. Siete già a buon punto per diventare veri professionisti!
Ora che avete assegnato un nome a un’area, potete farvi riferimento. Fate semplicemente clic sulla Casella Nome e selezionatelo dall’elenco. La Figura 1.10 mostra come selezionare l’area Clienti.
Figura 1.10 Uso della Casella Nome per individuare l’area alla quale abbiamo appena assegnato un nome.
Le tabelle funzionano un po’ come aree con nome. Le tabelle hanno però alcune funzionalità che non sono disponibili per le semplici aree con nome. Con le tabelle potete indicare anche che la riga superiore contiene le etichette dei dati. Inoltre, le tabelle offrono una comoda funzionalità di filtraggio dei dati. La Figura 1.11 mostra una tabella in un foglio di lavoro, in cui sono visibili le intestazioni e i filtri.
Figura 1.11 Esempio di tabella.
Grazie ai filtri potete limitare le righe, sulla base dei valori che decidete di visualizzare.
La scheda Inserisci contiene un pulsante per l’inserimento di una tabella.
Naturalmente, volete che i vostri dati abbiamo un formato corretto. E poi la cosa piace tanto ai capi. Il numero 98,6 è per caso una temperatura? È forse il punteggio di un test? Si tratta di 98 euro e 60 centesimi? È una percentuale? Possono essere utilizzati i seguenti formati:
98,6
€98,60
98,6%
Excel consente di formattare i dati a piacere. Le opzioni di formattazione si trovano nella scheda HOME della barra multifunzione, all’interno della categoria Numeri.
La Figura 1.12 mostra quanto la formattazione sia in grado di migliorare la leggibilità e la comprensibilità di un foglio di lavoro. La Cella B1 contiene un importo in euro ed è formattata con lo stile Contabilità. La cella B2 è formattata come una percentuale. Il valore effettivamente contenuto nella cella B2 è 0,05. La cella B7 è formattata come una valuta. Il formato valutario mostra un importo negativo fra parentesi. Questa è solo una delle opzioni di formattazione degli importi. Il Capitolo 5 spiega meglio le tecniche di formattazione disponibili.
Figura 1.12 Formattazione dei dati.
Oltre alle funzionalità di formattazione disponibili nella scheda HOME della barra mutifunzione, potete utilizzare la ben nota (almeno nelle versioni precedenti) finestra di dialogo Formato celle, che risponde a tutte le esigenze di formattazione, oltre a quelle disponibili direttamente nella barra multifunzione. Potete anche creare nuovi formati personalizzati. Potete visualizzare la finestra di dialogo Formattazione celle in due diversi modi.
Nella scheda HOME della barra multifunzione, fate clic sull’elenco a discesa del pulsante Formato numero e poi, dal menu a discesa, selezionate Altri formati numeri.
Fate clic destro su una qualsiasi cella e selezionate dal menu rapido il comando Formato celle.
La Figura 1.13 mostra l’aspetto della finestra di dialogo Formato celle.
Le opzioni disponibili sono molteplici e vale la pena di esplorarle a fondo. Ne riparleremo ampiamente nel Capitolo 5.
Figura 1.13 Uso della finestra di dialogo Formato celle per le opzioni di formattazione più avanzate.
Excel è un programma complesso, inutile negarlo. Fortunatamente, la documentazione è immediatamente disponibile, basta premere il tasto F1. Provate a premerlo ora.
Verrà richiamata la Guida. Potete cercare una parola chiave o sfogliare l’Indice dei contenuti. Successivamente, quando utilizzerete le funzioni di Excel, potrete ottenere informazioni sulle varie funzioni, facendo direttamente clic su Guida relativa a questa funzione nella parte inferiore della finestra di dialogo Inserisci funzione (tale finestra di dialogo verrà descritta in dettaglio nel Capitolo 2).
È ora di vedere come si può “spremere” meglio Excel. Certamente possiamo limitarci a inserire i dati e a lasciarli come sono o, al limite, generare qualche interessante grafico. Ma per ottenere tendenze dai dati, per creare un riepilogo o per eseguire test sugli scenari possibili occorre impiegare delle formule.
Per la precisione, in Excel una formula calcola qualcosa e restituisce un risultato sulla base dei dati contenuti nel foglio di lavoro. Una formula è collocata in una cella e deve iniziare con il segno di uguaglianza (=); in tal modo Excel saprà che si tratta di una formula e non di dati. Sembra semplice, e in realtà lo è.
Tutte le formule devono iniziare col segno di uguaglianza (=). Potete iniziare una formula anche con il segno di somma (+): questo garantisce la compatibilità di Excel con Lotus 1-2-3.
Vediamo all’opera alcune formule molto semplici. La Tabella 1.1 mostra alcune formule e ne indica il significato.
Utilizzeremo la parola “restituisce” per fare riferimento a ciò che viene visualizzato nella cella dopo che la formula o la funzione ha svolto la propria operazione. Pertanto, dire che una formula restituisce un 7 equivale a dire che la formula ha eseguito un calcolo e che il risultato è 7.
| Tabella 1.1 | Semplici formule |
| Formula | Significato |
=2 + 2 |
Restituisce il numero 4. |
=A1 + A2 |
Restituisce la somma dei valori contenuti nelle celle A1 e A2, qualsiasi essi siano. Se A1 o A2 contengono dei testi, la formula produce un errore. |
=D5 |
La cella che contiene questa formula riporta il valore presente nella cella D5. Se provate a inserire questa formula nella stessa cella D5, produrrete un riferimento circolare. È una cosa che non potete fare. A tale proposito consultate il Capitolo 4. |
=SOMMA(A2:A5) |
Restituisce la somma dei valori contenuti nelle celle A2, A3, A4 e A5. Ricordate che abbiamo appena definito la sintassi di un intervallo? Questa formula usa la funzione SOMMA per sommare tutti i valori contenuti nell’intervallo. |
Siete pronti per inserire la vostra prima formula? Aprite Excel e, nel foglio di lavoro che avete davanti, svolgete le seguenti operazioni.
1.Fate clic su una cella vuota.
2.Inserite =10+10.
3.Premete Invio.
È stato facile, vero? A questo punto dovreste vedere nella cella il risultato della formula, il numero 20.
Proviamone un’altra. Questa volta creeremo una formula che somma i valori contenuti in due celle.
1.Fate clic su una cella vuota.
2.Inserite un numero qualsiasi.
3.Fate clic su un’altra cella vuota.
4.Inserite un altro numero.
5.Fate clic su una terza cella.
Questa cella conterrà la formula.
7.Fate clic sulla prima cella.
Questo è un punto importante nella creazione della formula. La formula può essere composta sia digitando i valori sia facendo clic con il mouse. La formula sembrerà quasi completa, con il segno uguale seguito immediatamente dall’indirizzo della cella su cui avete appena fatto clic. La Figura 1.14 mostra l’aspetto della formula al momento. Nell’esempio in questione, nella cella B3 è stato inserito il valore 15 e nella cella B6 il valore 35. La formula è stata invece inserita nella cella E3. Al momento la cella E3 contiene l’indicazione =B3.
Figura 1.14 Inserimento di una formula che fa riferimento a celle.
8.Inserite un segno più, +.
9.Fate clic sulla cella che contiene il secondo valore che avete inserito.
In questo esempio, si tratta della cella B6. Ora la formula contenuta nella cella E3 avrà il seguente aspetto: =B3+B6 (siamo nella fase rappresentata nella Figura 1.15).
10.Premete Invio.
Questo conclude l’inserimento della formula! Congratulazioni!
La Figura 1.16 mostra l’aspetto finale dell’esempio. La cella E3 visualizza il risultato del calcolo. Notate anche che la Barra della formula visualizza il contenuto della cella E3, che non è il valore, ma la formula usata per calcolarlo.
Figura 1.15 Completamento della formula.
Figura 1.16 La formula completata.
In genere le formule di Excel sono ricche di riferimenti. Potete far riferimento a celle, ma anche a intervalli, del foglio di lavoro corrente o anche di altri fogli di lavoro e perfino di altre cartelle di lavoro. Le formule e le funzioni sono particolarmente utili quando utilizzano riferimenti, per questo è importante parlarne.
Esistono tre tipi di riferimenti a celle: relativi, assoluti e misti. Ma… un passo alla volta. Proviamo una formula che utilizza un intervallo.
Le formule che utilizzano intervalli spesso contengono una funzione. In questo caso utilizzeremo la funzione SOMMA.
1.Inserite alcuni numeri all’interno di più celle di una stessa colonna.
2.Fate clic su un’altra cella, là dove volete inserire il risultato.
3.Inserite =SOMMA( per iniziare la funzione.
4.Fate clic sulla prima cella in cui avete inserito un valore, mantenete premuto il tasto sinistro del mouse e trascinate il puntatore del mouse su tutte le celle in cui avete inserito valori.
5.Rilasciate il tasto del mouse.
L’intervallo di celle selezionate comparirà all’interno della funzione che avete appena inserito.
6.Inserite la parentesi chiusa, ).
7.Premete Invio.
8.Datevi una bella pacca sulla spalla.
Ogni volta che trascinate il mouse per inserire un intervallo di celle in una funzione, potete anche digitare l’indirizzo di tale intervallo, se riuscite a individuarlo con facilità.
Excel ha un comportamento dinamico quando si tratta di gestire indirizzi di celle. Se in una cella avete inserito una formula che fa riferimento all’indirizzo di una determinata cella e copiate tale formula dalla prima cella a un’altra, l’indirizzo del riferimento all’interno della formula cambierà: Excel lo aggiornerà sulla base del numero di righe e/o colonne che separano la cella originale (quella da cui avete copiato la formula) dalla nuova cella (quella in cui avete copiato la formula). Questo paragrafo vi sembra un po’ contorto? Proviamo a chiarirlo con un esempio.
1.Nella cella B2, inserite il valore 100.
2.Nella cella C2, inserite =B2*2.
3.Premete Invio.
La cella C2 ora mostra il valore 200.
4.Se C2 non è la cella attiva, fatevi clic.
5.Premete Ctrl + C o fate clic sul comando HOME Appunti Copia.
6.Fate clic sulla cella C3.
7.Premete Ctrl + V o fate clic sul comando HOME Appunti Incolla.
8.Se vedete una strana cornice animata attorno alla cella C2, premete il tasto Esc.
La cella C3 dovrebbe essere la cella attiva; se non lo è, fatevi clic. Osservate la Barra della formula. Il contenuto della cella C3 non è =B2*2, la formula che avete copiato, ma =B3*2.
Avete notato la cornice animata attorno alla cella? Vi ricorda che siete nel bel mezzo di un’operazione di “taglio” o “copia” e contrassegna l’area da cui state tagliando o copiando dati.
Che cosa è accaduto? Che Excel, intelligentemente, ha considerato che se la formula nella cella C2 faceva riferimento alla cella B2, la cella immediatamente alla sua sinistra, allora la stessa formula copiata e incollata nella cella C3 doveva fare riferimento alla cella B3, sempre la cella immediatamente alla sua sinistra.
Quando si copiano formule in Excel, in genere si ha bisogno di un indirizzamento relativo. Pertanto, questo è il comportamento standard del programma. Talvolta però non si vuole un indirizzamento relativo, ma un indirizzamento assoluto. In tal modo, il riferimento alla cella sarà fisso, a una cella ben precisa, e non cambierà anche quando la formula verrà copiata.
In un riferimento a cella assoluto, il segno di dollaro ($) precede sia la lettera della colonna sia il numero della riga. È anche possibile creare riferimenti misti, in cui la colonna è assoluta e la riga è relativa (o viceversa). Per creare un riferimento misto, basta collocare il segno di dollaro davanti alla lettera della colonna o al numero della riga. Ecco alcuni esempi.
| Tipo riferimento | Formula | Cosa accade dopo aver copiato la formula |
| Relativo | =A1 |
Possono cambiare sia la colonna (la lettera A) sia la riga (il numero 1). |
| Assoluto | =$A$1 |
Non cambiano mai né la lettera della colonna, A, né il numero della riga, 1. |
| Misto | =$A1 |
La lettera della colonna, A, non cambia, mentre il numero della riga, 1, può cambiare. |
| Misto | =A$1 |
La lettera della colonna, A, può cambiare, mentre il numero della riga, 1, non cambia. |
Già che stiamo parlando di formule, da copiare e replicare altrove, parliamo della maniglia di riempimento. Vedrete che vi piacerà! La maniglia di riempimento è un modo rapido per copiare il contenuto di una cella in altre celle con un’unica operazione di clic e trascinamento.
La cella attiva ha sempre un piccolo riquadro scuro in corrispondenza dell’angolo inferiore destro. Questa è la maniglia di riempimento. Portando il mouse sulla maniglia di riempimento, il puntatore cambia aspetto.
Se fate clic e mantenete premuto il tasto sinistro del mouse, potete trascinare la maniglia verso l’alto, verso il basso o di traverso su altre celle. Rilasciando il tasto del mouse, il contenuto della cella attiva verrà replicato automaticamente su tutte le celle individuate dal trascinamento.
Come si suol dire, “un’immagine vale più di mille parole”. Date un’occhiata alla Figura 1.17, che mostra un foglio di lavoro che somma alcuni numeri. La cella E4 contiene la formula =B4+C4+D4. Questa stessa formula deve essere replicata nelle celle da E5 a E15. Osservate attentamente la cella E4. Il puntatore del mouse è proprio sopra la maniglia di riempimento e ha cambiato aspetto diventando un piccolo segno “+”. Utilizzeremo la maniglia di riempimento per replicare la formula sulle celle sottostanti. Facendo clic e mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse e poi trascinando il riquadro sulle celle sottostanti fino alla E15, otterrete la magia.
Figura 1.17 Preparativi per la replicazione della formula.
La Figura 1.18 mostra ciò che accade dopo aver utilizzato la maniglia di riempimento per replicare la formula in tutte le celle. Il risparmio di tempo è notevole. Inoltre, potete vedere che la formula di ogni cella della colonna E fa riferimento, correttamente, alle celle che si trovano alla sua sinistra. Questo è proprio il vantaggio dei riferimenti relativi. Per esempio, la formula contenuta nella cella E15 sarà stata trasformata nel modo seguente: =B15+C15+D15.
Figura 1.18 Replicazione di una formula in un gruppo di celle.
Anche nel mondo dei computer, “se metti porcherie, otterrai porcherie”. Questo vale anche per le formule. Se una formula è composta in modo sbagliato, otterrete un risultato errato o un errore.
Le formule possono generare due tipi di errori. In un caso, Excel riesce a calcolare la formula; peccato che la formula sia composta in modo errato e, di conseguenza, il risultato è errato. Nell’altro caso, Excel non è neppure in grado di calcolare la formula. Vediamo alcuni esempi.
Una formula può produrre un risultato errato. Excel non rileva alcun errore, poiché, in realtà, non ha modo di trovare alcun errore. Spesso ciò è dovuto al fatto di non avere impiegato le parentesi correttamente nella formula. Ecco alcuni esempi.
| Formula | Risultato |
=7 + 5 * 20 + 25 / 5 |
112 |
=(7 + 5) * 20 + 25 / 5 |
245 |
=7 + 5 *(20 + 25) / 5 |
52 |
=(7 + 5 * 20 + 25) / 5 |
26,4 |
Tutte queste formule sono perfettamente corrette, ma la collocazione delle parentesi ne cambia il significato e quindi il risultato. È importante tenere in considerazione l’ordine degli operatori matematici quando si compilano le formule. L’ordine è il seguente.
1.Parentesi
2.Esponenti
3.Moltiplicazioni e divisioni
4.Somme e sottrazioni
Questo è un elemento fondamentale delle formule. A volte è facile accettare, semplicemente, il risultato da esse restituito. Dopo tutto, Excel e così “intelligente”. Giusto? Sbagliato! Essendo un programma, Excel esegue ciò che gli chiedete di eseguire. Se gli chiedete di eseguire un calcolo errato, ma con una formula la cui struttura è valida, Excel ubbidirà ciecamente. Dunque, fate attenzione alle parentesi e agli operatori matematici quando scrivete una formula.
Il secondo tipo di errore si ha quando vi è un errore nella formula o nei dati utilizzati dalla formula e ciò impedisce a Excel di calcolare il risultato. Excel in questo caso può intervenire informandovi del fatto che vi sono errori. Per essere precisi, si comporta nel modo seguente:
Visualizza un messaggio per informarvi che avete inserito una formula non corretta;
Restituisce un messaggio d’errore nella cella nel caso in cui vi siano problemi nel calcolare il risultato.
Innanzitutto vediamo cosa accade quando la formula contiene un numero errato di parentesi (Figura 1.19).
Figura 1.19 Excel ha rilevato un errore nella formula.
Excel trova un numero differente di parentesi aperte e chiuse. Pertanto, vi informa che la formula non può funzionare (non ha senso dal punto di vista matematico). Osservando il messaggio proposto, normalmente si trova una soluzione.
E poi vi sono gli errori nei valori restituiti. Se siete arrivati a questo punto, significa che la sintassi della formula poteva anche essere corretta ma, ciononostante, qualcosa è andato storto. Potete aver commesso i seguenti errori.
Avete tentato di eseguire un’operazione matematica su un testo.
Avete tentato di dividere un numero per zero (un nonsenso matematico).
Avete tentato di far riferimento a una cella, a un intervallo, a un foglio di lavoro o a una cartella di lavoro inesistenti.
Avete specificato il tipo errato di informazioni come argomento di una funzione.
Questo non intende essere un elenco esaustivo delle possibili condizioni di errore, ma dovrebbe essere utile per farvi capire ciò che può essere andato storto. Come si comporta Excel? Excel può produrre alcuni errori, che colloca nella cella contenente la formula problematica.
| Tipo di errore | Che cosa è accaduto |
#DIV/0! |
Avete cercato di dividere un valore per 0. |
#N/D! |
Una formula (o anche una funzione all’interno di una formula) non riesce a trovare i dati cui fate riferimento. |
#NOME? |
Un nome, usato dalla formula, non è stato riconosciuto. |
#NULLO! |
È stato utilizzato uno spazio al posto di un punto e virgola nelle formule che fanno riferimento a più intervalli; il punto e virgola è il separatore dei riferimenti a intervalli. |
#NUM! |
La formula contiene dati numerici che non sono validi per il tipo di operazione. |
#RIF! |
Avete usato un riferimento non valido. |
#VALORE! |
Avete usato il tipo errato di operando o di argomento di una funzione. |
Il Capitolo 4 tratta più in dettaglio la ricerca e la gestione degli errori nelle formule.
Le funzioni sono come programmi di servizio in grado di svolgere una specifica operazione. Per esempio, la funzione SOMMA, somma dei numeri, la funzione CONTA, conta dei valori e la funzione MEDIA calcola la media di alcuni numeri.
Excel offre tantissime funzioni, per ogni esigenza: per lavorare con numeri, testi, date e ore, dati finanziari e così via. Le funzioni possono anche essere combinate fra loro (usate una all’interno dell’altra). Le funzioni restituiscono un valore, e questo valore può essere combinato con i risultati di un’altra funzione o formula. Le possibilità sono praticamente infinite.
Ma le funzioni non possono esistere da sole: devono sempre far parte di una formula. A volte la formula è costituita completamente da una funzione; altre volte la formula usa una funzione in combinazione con altre funzioni, o con dati, operatori o riferimenti. Ma le funzioni devono seguire sempre la regola d’oro delle formule: iniziare con il segno di uguaglianza. Ecco alcuni esempi.
| Funzione/formula | Risultato |
=SOMMA(A1:A5) |
Restituisce la somma dei valori contenuti nell’intervallo A1:A5. Questo è un esempio di funzione che rappresenta l’intera formula. |
=SOMMA(A1:A5)/B5 |
Restituisce la somma dei valori contenuti nell’intervallo A1:A5, divisa per il valore contenuto nella cella B5. Questo è un esempio di formula che utilizza il risultato di una funzione insieme ad altri dati. |
=SOMMA(A1:A5)+MEDIA(B1:B5) |
Restituisce la somma dei valori contenuti nell’intervallo A1:A5 sommata alla media dei valori contenuti nell’intervallo B1:B5. Questo è un esempio di formula che combina il risultato di due funzioni. |
Siete pronti per la vostra prima formula con funzioni? Proveremo a calcolare una media.
1.Inserite alcuni numeri nelle celle di una colonna.
2.Fate clic su una cella vuota, nella quale volete inserire il risultato.
3.Inserite =MEDIA( per iniziare la funzione.
Nota: Excel presenta sempre un elenco di funzioni che hanno le stesse iniziali della funzione che avete digitato. Più lettere digitate, più ristretto sarà l’elenco delle funzioni proposte. Il vantaggio è, per esempio, che basta digitare la lettera M, utilizzare il tasto ↓ e selezionare la funzione MEDIA e poi procedere premendo il tasto Tab.
4.Fate clic sulla prima cella in cui avete inserito un valore e, sempre mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinate il puntatore del mouse sulle altre celle.
In alternativa potete specificare manualmente l’intervallo delle celle.
5.Inserite una parentesi chiusa, ).
6.Premete Invio.
Se tutto è andato come doveva, ora il foglio di lavoro dovrebbe avere un aspetto simile a quello rappresentato nella Figura 1.20. La cella B10 contiene il risultato calcolato; se osservate la Barra della formula potrete vedere l’effettiva composizione della funzione che avete inserito.
Il risultato di formule e funzioni dipende dal contenuto delle celle e degli intervalli cui esse fanno riferimento. Se cambiate il contenuto di una delle celle, il risultato restituito dalla funzione verrà immediatamente ricalcolato e aggiornato. Potete provare anche subito: nell’esempio che avete appena utilizzato per calcolare una media, fate clic su una delle celle dei valori utilizzati e inserite un valore differente. La media verrà automaticamente ricalcolata.
Una formula può anche essere costituita da un’unica funzione, sempre, naturalmente, preceduta dal segno di uguaglianza.
Figura 1.20 Inserimento della funzione MEDIA.
La maggior parte delle funzioni accetta un input (si chiamano argomenti o parametri); tale input specifica i dati che dovranno essere utilizzati dalla funzione. Alcune funzioni non richiedono argomenti; altre ne richiedono uno; altre ancora ne richiedono molti: dipende tutto dalla funzione. L’elenco degli argomenti va sempre racchiuso fra parentesi, dopo il nome della funzione. Quando sono previsti più argomenti, devono essere separati da virgole. Osservate i seguenti esempi.
| Funzione | Commento |
=OGGI() |
La funzione OGGI non richiede argomenti. |
=MEDIA(A6;A11;B7) |
La funzione MEDIA accetta fino a 255 argomenti. Qui, come argomenti, vengono utilizzati tre riferimenti a celle. Gli argomenti sono separati da un punto e virgola. |
=MEDIA(A6:A10; A13:A19;A23:A29) |
In questo esempio, gli argomenti sono riferimenti a intervalli di celle e non a singole celle. Gli argomenti sono separati da un punto e virgola. |
=INTERESSI(B5;B6;B7;B8) |
Richiede quattro argomenti. Tali argomenti sono separati da un punto e virgola. |
Alcune funzioni prevedono l’uso di alcuni argomenti obbligatori e di altri opzionali. Quelli obbligatori devono essere forniti sempre, mentre quelli opzionali sono facoltativi. Potete doverli includere qualora la loro presenza aiuti la funzione a restituire il valore di cui avete bisogno.
La funzione INTERESSI rappresenta un buon esempio in questo senso: usa quattro argomenti obbligatori più altri due opzionali. Questa funzione verrà trattata in dettaglio nel Capitolo 5, mentre parleremo degli argomenti di una funzione nel Capitolo 2.
Memorizzare tutti gli argomenti richiesti da ogni funzione sarebbe un compito terrificante. Ci può riuscire solo un vero “fenomeno”. Ma, tornando alla realtà, non è necessario memorizzare tutti gli argomenti delle funzioni, poiché Excel vi aiuta sempre a scegliere quale funzione utilizzare e vi dice anche di quali argomenti avete bisogno.
La Figura 1.21 mostra la finestra di dialogo Inserisci funzione. Questa comoda finestra può essere richiamata facendo clic sul pulsante Inserisci funzione nella scheda FORMULE della barra multifunzione ed è il luogo in cui potete selezionare quali funzioni impiegare.
Figura 1.21 La finestra di dialogo Inserisci funzione.
La finestra di dialogo Inserisci funzione contiene un elenco di tutte le funzioni disponibili, e sono moltissime! Per semplificare le cose, la finestra di dialogo offre la possibilità di ricercare una funzione per parola chiave oppure di filtrare le funzioni per categoria.
Se sapete già a quale categoria appartiene una funzione, potete fare clic sul pulsante della categoria della funzione nella scheda FORMULE della barra multifunzione e poi selezionare la funzione direttamente da tale elenco.
Ecco un esempio di come potete utilizzare la finestra di dialogo Inserisci funzione per moltiplicare alcuni numeri.
1.Inserite tre numeri in altrettante celle.
2.Fate clic su una cella vuota, dove volete che compaia il risultato.
3.Fate clic sul pulsante Inserisci funzione nella scheda FORMULE della barra multifunzione.
In alternativa, potete fare clic sul piccolo pulsante fx nella Barra della formula. Comparirà immediatamente la finestra di dialogo Inserisci formula.
4.Selezionate la categoria Tutte o Matematiche e trigonometriche.
5.Nell’elenco delle funzioni, trovate e selezionate la funzione PRODOTTO.
La finestra di dialogo Inserisci funzione si chiuderà, mentre si aprirà la finestra di dialogo Argomenti della funzione (Figura 1.22), nella quale potete specificare tutti gli argomenti. Inizialmente non sembra poter ospitare un numero sufficiente di argomenti. Per esempio, in questo esempio ne dovete inserire tre, ma sembra esserci posto solo per due.
Figura 1.22 Pronti per inserire alcuni argomenti della funzione.
A mano a mano che inserite nuovi argomenti, compariranno nuove caselle. Prima, però, come potete inserire l’argomento? Vi sono due modi.
7.Inserite il primo argomento impiegando uno dei seguenti modi.
•Digitate i numeri o i riferimenti a celle direttamente nelle caselle.
•Utilizzate quegli strani pulsanti quadrati che si trovano all’estremità destra delle caselle.
Nella Figura 1.22, troviamo già pronte due caselle per l’inserimento di valori. Alla loro sinistra troviamo i nomi Num1 e Num2. Alla loro destra troviamo due piccole icone quadrate, che semplificano l’inserimento di argomenti. Dovete semplicemente fare clic su uno di essi, fare clic sulla cella contenente il valore e poi premere Invio.
8.Fate clic sul pulsante quadrato a destra della casella Num1.
La finestra di dialogo Argomenti della funzione si comprimerà, assumendo le dimensioni della sola casella di inserimento.
9.Fate clic sulla cella contenente il primo numero.
La Figura 1.23 mostra l’aspetto della finestra di Excel in questa fase.
Figura 1.23 Inserimento di argomenti con il mouse.
10.Premete Invio.
La finestra di dialogo Argomenti della funzione ricomparirà, e nella casella troverete l’argomento selezionato. L’argomento non è il valore contenuto nella cella, ma l’indirizzo della cella contenente il valore, esattamente ciò che desiderate.
11.Ripetete i passi da 7 a 9 per inserire gli altri due riferimenti a celle.
La Figura 1.24 mostra la situazione in questa fase del procedimento. Il numero di caselle di inserimento aumenta fino a corrispondere al numero di caselle di cui avete bisogno.
12.Fate clic su OK o premete Invio per completare la funzione.
La Figura 1.25 mostra il risultato dell’intera operazione. La funzione PRODOTTO restituisce il risultato della moltiplicazione dei tre numeri.
Figura 1.24 Completamento della funzione.
Figura 1.25 Il risultato finale.
Non siete obbligati a utilizzare la finestra di dialogo Inserisci funzione per inserire funzioni nelle celle. È tutta una questione di comodità. A mano a mano che familiarizzerete con le funzioni che utilizzate più frequentemente, sarà sempre più facile inserirle direttamente nelle celle.
Una funzione annidata non è altro che una funzione inserita all’interno di un’altra funzione, a costituire uno dei suoi argomenti. L’annidamento delle funzioni consente di ottenere risultati che sarebbe difficile calcolare in altro modo. Le funzioni annidate vengono utilizzate in molti esempi e in vari punti del libro. Per esempio, le funzioni CONTA.SE, MEDIA e MAX verranno trattate nel Capitolo 9.
La Figura 1.26 mostra la chiusura dell’indice S&P 500 nell’arco di un mese. Una possibile analisi consiste nel determinare quante volte la chiusura è stata maggiore della media del mese. Pertanto, per prima deve essere calcolata la media, rispetto alla quale confrontare ogni singola chiusura. Potete farlo inserendo la funzione MEDIA all’interno di un’altra funzione.
Quando una funzione è annidata in un’altra, per prima viene calcolata la funzione interna. Il risultato viene poi utilizzato come argomento della funzione esterna.
Figura 1.26 Funzioni annidate.
La funzione CONTA.SE conta il numero di celle di un intervallo che verificano la condizione. La condizione, in questo caso, è che il singolo valore sia maggiore (>) della media dell’intervallo. La formula della cella D7 è =CONTA. SE(B5:B25;">"&MEDIA(B5:B25)). Per prima viene valutata la funzione MEDIA e poi viene valutata la funzione CONTA.SE, la quale utilizza come argomento il valore restituito dalla funzione annidata.
È più facile inserire le funzioni annidate digitandole direttamente, ovvero senza passare dalla finestra di dialogo Inserisci funzione. Provate in questo caso. In questo esempio, utilizzate la funzione MEDIA per calcolare la media dei valori più grandi fra due insiemi di numeri. La funzione annidata in questo esempio è MAX. Dovete inserire la funzione MAX per due volte all’interno della funzione MEDIA.
1.Inserite alcuni valori nelle celle di una colonna.
2.Inserite altrettanti valori nelle celle di un’altra colonna.
3.Fate clic su una cella vuota in cui volete far comparire il risultato.
4.Inserite =MEDIA( per iniziare la funzione.
5.Inserite MAX(.
6.Fate clic sulla prima cella nel primo insieme di numeri, premete il tasto sinistro del mouse e trascinate il puntatore fino a individuare tutte le celle dell’intero intervallo.
L’indirizzo di questo intervallo verrà inserito nella funzione MAX.
7.Inserite una parentesi chiusa, ), per concludere la prima funzione MAX.
8.Inserite un punto e virgola (;).
9.Ancora una volta, inserite MAX(.
10.Fate clic sulla prima cella nel secondo insieme di numeri, premete il tasto sinistro del mouse e trascinate il puntatore fino a individuare tutte le celle del secondo intervallo.
L’indirizzo di questo intervallo verrà inserito nella funzione MAX.
11.Inserite una parentesi chiusa, ), per concludere la seconda funzione MAX.
12.Inserite una parentesi chiusa, ).
Questa parentesi conclude la funzione MEDIA.
13.Premete Invio.
La Figura 1.27 mostra il risultato delle funzioni annidate. La cella C14 contiene la seguente formula: =MEDIA(MAX(B4:B10);MAX(D4:D10)).
Figura 1.27 Calcolo del risultato da funzioni annidate.
Quando si usano funzioni annidate, la funzione esterna deve essere preceduta dal segno di uguaglianza (=) se rappresenta l’inizio della formula. Le funzioni annidate, invece, non devono essere precedute dal segno di uguaglianza.
È possibile raggiungere fino a 64 livelli di annidamento delle funzioni.
